Helwa ist ein international tätiger Waffelhersteller. Im friesischen Hallum arbeiten 112 Mitarbeiter an Produkten, die weltweiten Absatz finden. Die Frou Frou-Eiswaffel und Neapolitaner sind die Klassiker des Sortiments. Durch eine kontinuierliche Innovation entstanden Waffeln mit echter Fruchtfüllung, glutenfreie Waffeln und Waffeln mit hohem Proteinanteil.

Um die Qualität und Lebensmittelsicherheit seiner Produkte zu gewährleisten, verwendet Helwa ein Qualitätsmanagementsystem, in dem die BRC- und IFS-Standards angewendet und zertifiziert werden. Die Bäckerei muss unterschiedliche Kundenanforderungen erfüllen. ManualMaster gibt an, an welcher Stelle diese gesichert sind. Und das hat laut Mariëtte de Jong-Steegstra, Qualitätssicherungsmanagerin bei Helwa, großen Einfluss auf die Schnelligkeit der Audits.

Unser externer Auditor ist mit ManualMaster zufrieden und es war auch nicht schwer, die Manager dafür zu begeistern.

Nach der Implementierung von ManualMaster wurde sofort mit der Eingabe des Handbuchs begonnen. Abteilungen und Manager überprüfen, ob alle Dokumente noch aktuell sind. Auch die Prozessschritte werden in ManualMaster implementiert. Wenn dieser Vorgang abgeschlossen ist, wird ManualMaster in den Produktionsabteilungen eingeführt.

Mariéte: „In unserem früheren System waren die Dokumente schwer zu finden. Einkauf, Verkauf, Handbuch, alles war durcheinander. Wir haben uns dann auf die Suche nach einem guten Handbuchsystem gemacht. Aus drei Kandidaten wurde letztendlich ManualMaster aufgrund der Benutzerfreundlichkeit der Software ausgewählt.”

Benutzerfreundlich und schnell

Derzeit arbeiten in der Waffelbäckerei 20 Mitarbeiter mit ManualMaster. Mariéte: „Das System wurde gut angenommen. Die Kollegen sind besonders zufrieden mit der Benutzerfreundlichkeit und der Geschwindigkeit, mit der sie Dokumente aufrufen können. Dokumente nicht finden zu können war ihre größte Beschwerde. Auch unser externer Auditor ist mit ManualMaster zufrieden und es war auch nicht schwer, die Manager dafür zu begeistern.”

„ManualMaster hat daher bei uns vor allem die Suche nach Dokumenten verbessert. Es schafft Klarheit für die Produktionsabteilung. Man braucht nur ein Schlüsselwort einzugeben, von dem man glaubt, dass es in einem Dokument enthalten ist, und das Dokument wird sofort angezeigt.

Die Produktionsmitarbeiter können alles selbst finden und brauchen mich nicht mehr, wenn sie nach einem Dokument suchen. Die Verwaltung der Dokumente liegt bei den verschiedenen Abteilungen. Auf diese Weise werden die Daten auf dem neuesten Stand gehalten. Auditoren können gut damit umgehen, da Änderungen und Anpassungen unmittelbar ersichtlich sind. Das spart mir viel Arbeit als Qualitätsmanagerin.“

Helwa verwendet (noch) keine Editoren in seinem Qualitätssystem. Zwei Administratoren, darunter auch Mariëtte, ändern die Dokumente anhand der aus dem Unternehmen stammenden, in Bezug auf die Dokumente abgegebenen Kommentare.

Mit der Implementierung von WebForms sparen wir viel Zeit

Die Implementierung des ManualMaster-Moduls WebForms (intelligente Webformulare) ist der nächste Schritt, den Mariëtte unternimmt, um das Qualitätssystem von Helwa zu boosten.
„Das spart uns enorm viel Zeit. Wir durchlaufen verschiedene Kontrollen in den Bereichen Hygiene, Sicherheit, Produktprüfung und Food Defense. Wir werden die Formulare, die wir dafür verwenden, in WebForms einfügen. Der Prozess ist derzeit noch umständlich. Wenn wir eine Hygienekontrollrunde haben, drucken wir die benötigten Formulare aus. Nach der Runde muss alles in Excel eingepflegt und dann herumgeschickt werden. Auch bei Produktprüfungen notieren wir zunächst alle Informationen und geben die Daten dann in Excel ein. Es erspart uns viel Zeit, wenn das über ManualMaster WebForms in einem Durchgang erledigt werden kann.”

Übersicht über Beschwerden, Kundenanforderungen und Blockaden

WebForms bietet ein Drucklayout, das automatisch Fotos und Abbildungen hinzufügt. Derzeit läuft das Qualitätsmanagement bei Helwa über feste Computer. Mit der Einführung von WebForms sollen Mitarbeiter mit Tablets ausgestattet werden, um ihnen die Arbeit vor Ort zu erleichtern.

Mariétte: „WebForms wird uns auch beim Überblick über Beschwerden und Blockaden helfen. Eine Kundenanforderung ist die Durchführung von zwei Management-Reviews pro Jahr. Mit dem Zusammentragen von Beschwerden, Blockaden, dem Überprüfen von Checklisten und dem Auswerten von Nährwertanalysen bin ich zwei Tage beschäftigt. Hinzu kommen die Berichtsbesprechungen mit dem Management-Team und der Audit. Dieser gesamte Workflow lässt sich in ManualMaster auf Knopfdruck erledigen. Auf diese Weise ist ein Management-Review, mit dem das Management einen direkten Einblick in die Geschehnisse in den Organisationen hat, im Nu erledigt.”
WebForms bietet Helwa auch die Möglichkeit, Management of Change (MoC)-Formulare zusammenzustellen. Die Qualitätsmanagerin will dies auf jeden Fall beleuchten.

Dokumente gleichzeitig anpassen

In Bezug auf das Qualitätsmanagement steht Helwa vor diversen Herausforderungen, wie die Umsetzung des neuen IFS. Mariëtte: „Mit ManualMaster ist das schnell geregelt. Man schaut sich an, welche Anforderungen sich geändert haben, man siebt die Dokumente entsprechend aus, und mit ManualMaster lassen sie sich einfach und überall auf einmal modifizieren. Mit dem System schaffen wir auch einen guten Überblick über die vielen Kundenanforderungen, die es gibt. Für die Produktionsabteilungen werden die Dinge konkreter, denn mit ManualMaster können wir angeben, warum wir etwas tun oder unterlassen.”

Das Besondere an ManualMaster ist, dass es das Qualitätsmanagement einfach und bequem macht

Bei Helwa fand die Implementierung von ManualMaster teilweise online und teilweise live statt. Mariëtte hätte eine Live-Beratung vorgezogen, Covid entschied jedoch anders. „Online ist unpersönlicher. Man kann sich nicht anschauen und dem Gesprächspartner nicht einfach kurz die Maus geben. Online ist man ständig ernsthaft mit dem beschäftigt, was auf dem Monitor passiert. Zusammensitzen ist entspannter und man spricht auch über unverfängliche Themen wie das Wetter. Das ist besser für den Kontakt. Dennoch verlief der Prozess reibungslos.”
„Das Besondere an ManualMaster ist, dass es das Qualitätsmanagement einfach und bequem macht. Das höre ich auch von der Benutzergruppe. Man kann das eigene Dashboard einrichten und dort angeben, was man braucht. Dokumente können als Favoriten aufgeführt werden, sodass man das Dokument, das man tagtäglich verwendet, schnell parat hat. Für Helwa Grund genug, mit ManualMaster zu arbeiten und es zu empfehlen.”

Weitere Informationen  Helwa.nl

von Ad Killian