Dokumenten- und Versionsverwaltung und Q-Learning 

Produlab Pharma hatte ein umfassendes Paket an Anforderungen an das zu wählende Qualitätssystem. Pascal: „Wir haben einen Partner gesucht, der uns dabei helfen sollte, den Papiertiger zu zähmen.“ Wir wollten weiterhin in Office arbeiten, an einem zentralen Ort Dokumente verwalten, die Möglichkeit der Versionsverwaltung haben und unsere PDF-Formulare in Webformulare umwandeln können.“

In der Zwischenzeit sind noch die Funktionalitäten Risikomanagement und Q-Learning hinzugekommen. „Q-Learning umfasst das Anleiten von Kollegen mithilfe von On-the-Job-Schulungen.“ Die jeweilige Person erhält über einen Computer Arbeitsanweisungen und bestätigt, dass sie diese verstanden hat. Q-Learning wird im Rahmen der Lehre von Auszubildenden eingesetzt werden. Dabei lernen Kollegen, wie sie Formularen das richtige Bildmaterial, wie z. B. Fotos, die die Arbeitsvorgänge in den Cleanrooms zeigen, hinzufügen.

Ursache, Ursprung und Verfahren 

„Wir arbeiten in einem sterilen Unternehmen. Wenn wir einem Mikroorganismus begegnen, müssen wir uns damit im Rahmen des Risikomanagements beschäftigen. Stammt dieser von einer Stulle, die jemand gegessen hat, oder ist der Grund gravierender? Haben wir eine resistente Bakterie entwickelt, weil zu wenig desinfiziert wurde? Teil der Analyse sind aktuell zahllose Formulare, mit denen festgestellt werden soll, wo die Ursache liegt, was der Ursprung ist und welche Reinigungsverfahren angewandt wurden. Es kann uns helfen, wenn wir dies an eine Vielzahl von Werten koppeln. Die Benutzer des Systems werden anhand davon Entscheidungen treffen können, ohne dass hierzu die Konsultation anderer Personen notwendig ist.“

Vollständige Integration in Produktionsumgebung 

„Die Vollständigkeit des Softwarepaketes hat uns am Ende von ManualMaster überzeugt. Hinzu kam auch noch der im Vergleich zu größeren Softwarelieferanten sehr angenehme Kontakt mit dem Unternehmen. ManualMaster weiß, wie wichtig uns die Freiheit bei der Gestaltung des Pakets konform unserer Wünsche und Ideen ist. Die Softwareanwendung ist vollständig integriert in die Produktionsumgebung. Das bedeutet, dass unsere Kollegen während der Verrichtung ihrer Arbeiten direkt auf die von ihnen benötigten Informationen zugreifen können.“

Beziehen Sie die Benutzer beim Entwurf eines Webformulars mit ein 

Die Zusammenstellung von Webformularen wird als benutzerfreundlich erlebt. Pascal: „Wer daran arbeiten möchte, muss ungefähr wissen, wie ein gutes und funktionelles Formular aufgebaut sein muss. Wichtig ist, dass die Benutzer bei der Erstellung des Formulars einbezogen werden. Die Herangehensweise, erst ein Formular zu erstellen und dieses Formular dann Kollegen zu präsentieren, ist zum Scheitern verurteilt. Sie sehen Texte, die undeutlich sind, in einer Reihenfolge, die nicht korrekt ist.

Daraus haben wir unsere Lehren gezogen. Jetzt sagen wir den Benutzern: Teilen Sie uns mit, was Sie sehen möchten, dann schauen wir, wie wir das organisieren können. Um das in die richtigen Bahnen zu leiten, stellen wir für jedes Webformular ein Projektteam zusammen.“

Ausreichend Funktionalitäten und Module 

Die Funktionalitäten und Module des Paketes sind mehr als ausreichend, erklärt der Application Administrator. „Das gilt auch, wenn in Zukunft auf neue Entwicklungen im Bereich der gesetzlichen Bestimmungen reagiert werden muss. Es ist Platz für unsere Formulare und Dokumente, wir können uns mit Risikomanagement befassen, Q-Learning integrieren, Lees en Begrijp [Lesen und Verstehen] durchführen, Versionen verwalten, Routings festlegen, interne Angelegenheiten intern halten, unsere Kunden bedienen, Dokumente in den Produktionsbereichen und auf Bildschirmen anzeigen und ausdrucken. Alles, was wir brauchen, ist enthalten.“

Tipp für die Nutzung des Editors 

„Ein großer Vorteil ist, dass ManualMaster mit MS Office arbeitet. Jeder von uns ist es gewöhnt, Dokumente in Word zu erstellen. Das geht auf zwei Arten und Weisen. Entweder tut der Redakteur (editor) dies eigenständig: Er öffnet ein Dokument im Softwareprogramm und bearbeitet es, oder er schickt ein Template an einen Kollegen, der dieses bearbeitet und wieder zurückschickt.

Für die Redaktion sind besondere Kenntnisse gefragt, aber es ist keine Atomwissenschaft. Es ist besser, ein paar gute Redakteure/Redakteurinnen zu haben, die Dokumente von Kollegen verarbeiten, als jedem die Rolle des Redakteurs (Editors) zuzuweisen. Man muss ein Gefühl dafür haben und es muss einem Spaß machen.

Bereiten Sie sich gut auf die Benutzung der Softwareanwendung vor. Wir haben mit der Einrichtung des Systems nicht lang gewartet. Sorgen Sie dafür, dass Sie die richtigen Entscheidungen treffen. Es ist besser, sich eine Woche lang den Kopf über etwas zu zerbrechen, als später zu dem Schluss zu kommen, dass es eigentlich anders hätte gestaltet werden müssen.

Stets eine angenehme Zusammenarbeit 

„Mein Eindruck von ManualMaster ist der, dass es sich um ein Unternehmen handelt, dessen Angebot 1 zu 1 zu unseren Bedürfnissen passt. Produlab Pharma ist ein stark wachsendes Unternehmen, das sich stets mit den Kundenwünschen und gesetzlichen Bestimmungen mitbewegt. Der Consultant Arjan van der Gouwe berücksichtigt diese stets direkt. Ganz gleich, ob wir in Papendrecht oder von Produlab aus arbeiten: Die Zusammenarbeit ist stets angenehm.

Und zum Thema Support: innerhalb einer halben Stunde erhalten wir eine Antwort. Es gibt immer Dinge, die wir gerne schnell erledigt haben wollen. Das gilt auch für unsere Produlab-Kunden. Dem einen können wir sofort weiterhelfen, ein anderer muss aufgrund der Komplexität oder der Kosten ein wenig Geduld aufbringen. Aber in Papendrecht hat man für unsere Wünsche jederzeit ein offenes Ohr. Und vielen dieser Wünsche wurden bereits Rechnung getragen. Da gibt es von unserer Seite nichts zu kritisieren.“

von Ad Killian
in Zusammenarbiet mit Ronald de Bruijne / ManualMaster

Produlab Pharma