Das Unternehmen Hearthside Europe mit Geschäftssitz in Leerdam stellt ein breites Sortiment an Ernährungsriegeln, Mahlzeitenersatzprodukten, Sportriegeln und Snackriegeln her. Das heißt, dass das Unternehmen eine eindrucksvolle Liste von Normen und Qualitätsanforderungen erfüllen muss. Dazu gehören die des BRC Food Standard, IFS und der FDA (Food and Drug Administration). Zu diesem Zweck nutzt die Qualitätsabteilung von Hearthside Europe die Funktionalität Normenverwaltung in ManualMaster.
Sämtliche Anforderungen und Normen werden festgehalten. Außerdem zeigt das System an, in welchem Umfang diese abgedeckt werden.
‚Es bietet uns eine Übersicht und Zeitersparnis’, so Jessy Scheepers (QA-Officer) und Marieke Rozenboom (QA-Officer), Mitarbeiterinnen bei Quality Hearthside Europe.

Aber Quality kann noch mehr mit ManualMaster. Mit dem dokumentenmanagement system werden Qualitätsdokumente, Arbeitsanweisungen, Verfahren und Prozessbeschreibungen verwaltet. Els den Hartog (Mitarbeiterin der Personalabteilung, Koordinatorin für Schulung und Ausbildung) setzt das WebForms-Modul ein, um intelligente Webformulare zu gestalten.

Zugang zu Dokumenten.

‘Simpel und sehr zugänglich’

QA-Officer Jessy: Das System ist uns dabei behilflich, Informationen, die unsere Mitarbeiter für ihre Arbeit benötigen, überschaubar und auffindbar zu halten. Das System ist simpel in der Bedienung und sehr zugänglich. Sämtliche Produktionsmitarbeiter verfügen über ein Account und nutzen ihn über die Computer im Arbeitsbereich. Die Versionsverwaltung der Dokumente ist vollautomatisch und spart uns als Quality eine Menge Zeit.

Els ergänzt, dass die Dokumentenverwaltung auch festhält, wer welche Dokumente autorisiert hat und wo die Informationen gespeichert sind. ‘In der Vergangenheit gingen die Informationen zuweilen verloren, wenn jemand ein Dokument autorisierte und Kommentare hinzufügte. Dies wird durch ManualMaster verhindert. Das System erzeugt automatisch Übersichten über die verschiedenen Versionen für uns. Das geschieht auch mit den Dokumenten, bei denen angegeben wird, dass sie von den Mitarbeitern gelesen und verstanden wurden.’

ManualMaster als Personalinstrument

Els verwendet ManualMaster als Personalinstrument. Sie hat das WebForms-Modul zur Erstellung von Webformularen für ihre Schulungs- und Ausbildungszwecke verwendet, aber auch das Formular ‘Kaufen und Verkaufen Urlaubstage’.

Els: ‘Anhand des Anfrageformulars für eine interne Schulung kann eine Manager Führungskraft, welche Mitarbeiter an welcher Schulung teilnehmen sollen und wie viel Priorität diese Schulung erhalten soll. Über eine automatische E-Mail erhält der Betriebsleiter das ausgefüllte Formular und kann festlegen, welche Anfrage vorrangig behandelt werden soll. Dank der Webformulare haben die Leute keine andere Wahl, als uns die korrekten Informationen mitzuteilen. Das spart eine Menge an E-Mails und Anrufen hin und her.’

QA-Officer Marieke: ‘Zu den großen Vorteilen von WebForms gehört, dass Sie Personen dazu verpflichten können, vollständig ausgefüllte Formulare zurückzuschicken. Sollte ein bestimmtes Feld nicht ausgefüllt sein, kann dies zur Folge haben, dass ein Formular nicht akzeptiert wird.

Screenshot Übersicht Webformulare.

Das Festlegen von Vereinbarungen mit WebForms schafft Klarheit

Els: Wenn die Produktionsabteilung eine Schulung für einen neuen Mitarbeiter durchführen möchte, füllt die Führungskraft ein Antragsformular über WebForms aus. Darin befinden sich sämtliche für den Start des Ausbildungsgangs erforderlichen Informationen, wie beispielsweise die Funktion, für die der Mitarbeiter geschult werden soll, und der Name des praktischen Trainers.

‘Wir betreuen anschließend den weiteren Ausbildungsgang in Zusammenarbeit mit dem praktischen Trainer und der direkten Führungskraft. Außerdem möchten wir WebForms für die weiteren Schritte im Ausbildungsgang einsetzen, beispielsweise für die Bewertungsformulare, mit denen wir zwischenzeitlich die Entwicklung des Mitarbeiters messen. Derzeit benutzen wir noch separate Unterlagen, die wir zur digitalen Speicherung einscannen. WebForms kann uns beim reibungsloseren Ablauf dieses Prozesses unterstützen.

Schulungen und Präsentationen

ManualMaster wird intensiv im Arbeitsbereich eingesetzt. Die Administratoren von ManualMaster haben dazu den vierzehntägigen internen Newsletter genutzt. Darin werden regelmäßig Informationen darüber gegeben, was das System tut und kann.

Els: ‘Mit dem Tipp der Woche wurde den Kollegen bei bestimmten Funktionalitäten Hilfestellung gegeben. Bei diesen Tipps kann es sich z.B. um die Frage handeln, ‘wie Sie ein Formular über das System ausdrucken’ oder ‘wie Sie Informationen zu Ihren Favoriten hinzufügen’. Die Produktions- und Logistikmitarbeiter erhielten eine Basisschulung mit einer Kurzbeschreibung, was man mit dem System alles machen kann und wo die Informationen zu finden sind, die man für seine Arbeit benötigt. Darüber hinaus erhielt das Managementteam eine Präsentation über die Möglichkeiten von ManualMaster.

Hearthside Europe – Homepage der Personalabteilung.

Von anderen Anwendern lernen

Die Implementierung der Software verlief ohne Probleme. Els: ‘Wir haben erheblich von dem Wissen und der Erfahrung des Unternehmensberaters Arjan van der Gouwe und dem Helpdesk der Organisation profitiert. Jedermann ist stets bereit zu helfen. Es wird schnell auf Fragen geantwortet und Sie erhalten unaufgefordert nützliche Tipps.

Marieke hat folgende Ratschläge für zukünftige Anwender von ManualMaster: ‘Bevor Sie mit Ihrem Systemaufbau beginnen, schauen Sie bei einem Mitbewerber vorbei, um zu sehen und zu erfahren, wie er es angestellt hat. Von einem Betrieb, der ManualMaster voll im Einsatz hat und die zahlreichen Funktionalitäten nutzt, können Sie eine Menge lernen. Sie sammeln Ideen, um eine gute Grundlage für Ihr Qualitätssystem zu schaffen. Von dort aus können Sie weiter aufbauen.’

‘Ein zusätzlicher Vorteil eines Referenzbetriebes ist, dass Sie, wenn eine neue Version herauskommt, sich gemeinsam über die neuen Funktionalitäten austauschen können. Darüber, wer wie weit vorangekommen ist und was Sie sich vorstellen können.’

Die Möglichkeiten des Qualitätsmanagements nutzen

Els: ‘Und wenn das System einmal in Betrieb ist, halten Sie Ihre Kenntnisse auf dem neuesten Stand. Zu diesem Zweck können Sie eine der ManualMaster-Wissensveranstaltungen besuchen. Da diese nun online stattfinden, sind sie sehr zugänglich. Man braucht keine Reisezeit aufzuwenden und kann sich schnell zur Teilnahme an einem Frage & Antwort-Gespräch einwählen.’

Jessy: ‘Für Hearthside bestehen mit ManualMaster noch zahlreiche Möglichkeiten im Bereich des Qualitätsmanagements. Durch die Konzentration auf WebForms und Risikomanagement möchten wir zum Beispiel noch mehr aus dem System herausholen.

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von Ad Killian
in Zusammenarbeit mit Ronald de Bruijne / ManualMaster