„Indem wir alle unsere Dokumente und Standards mit Klauseln in unserem Qualitätssystem speichern, können wir unmittelbar nachweisen, dass wir alle Anforderungen und Standards erfüllen“, sagt Sander Oldengarm, QESH/RA-Manager bei Paragon Pet Products. Der Futtermittelhersteller hält sich unter anderem an den BRC-Lebensmittelstandard und die Anforderungen der niederländischen, europäischen und amerikanischen Lebensmittel- und Warenbehörden.

Paragon Pet Products verwaltet alle Dokumente mit ManualMaster. Auch die BRC- und FDA-Standards mit zugehörigen Klauseln sind im System erfasst. Alle erforderlichen Webformulare werden in Veendam mit dem WebForms-Modul zusammengestellt. Der Futtermittelhersteller baut sein Qualitätssystem mit den Funktionalitäten Risk Management und Q-Learning weiter aus. Sander hat dazu Ideen.

Dokumentenmanagement: Übersicht und Schnelligkeit

„Die Dokumente sind mit den Klauseln und Verfahren verknüpft und umgekehrt. Früher waren die Standards und Anforderungen in einem großen Excel-Dokument mit allerlei Hyperlinks hinterlegt, die wiederum auf Dokumente verwiesen. Das war zum Scheitern verurteilt. Jetzt, da wir alle Daten in einem Qualitätssystem haben, funktioniert es für uns ideal. Es sorgt für Übersicht und Schnelligkeit.“

„Wir haben nach einem System gesucht, mit dem wir Dokumente und die verschiedenen Versionen sauber darstellen und einfach verwalten können. Ein einfaches Versionsmanagement, eine gute Berechtigungsstruktur und ein grundsolides Änderungsregister (Audit Trail) waren ebenfalls wichtige Anforderungen. Die Verknüpfung mit anderen Daten habe ich in anderen Systemen nicht so detailliert und tiefgehend gesehen wie bei dieser Anwendung.”

„Als Qualitätsabteilung entscheiden wir nun selbst, wer Einblick in ein Dokument erhält und in welcher Form das geschieht. Egal, ob es sich um ein PDF-, PowerPoint- oder Excel-Dokument handelt. Darüber hinaus wollten wir unsere häufig verwendeten Formulare digitalisieren. All das findet man in ManualMaster.“

Übersicht Webformulare

Standardmanagement

Prozess- und Verbesserungsmanagement mit WebForms

Paragon Pet Products steuert mit dem System auch das Prozessmanagement. Sander: „Geschäftsprozesse wurden mithilfe von MS Visio dargelegt und in Flussdiagrammen beschrieben. Wir haben verschiedene übersichtliche Dashboards (Webportale) entworfen für verschiedene Abteilungen, wie z. B. Büro, Produktion und Verpackung. Die Kolleginnen und Kollegen können per Mausklick auf die Informationen und Formulare zugreifen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Damit sind wir sehr zufrieden. Auch wegen der Schnelligkeit, mit der dies geschieht, und der geschaffenen Übersicht.“

Das WebForms-Modul kommt beim Futtermittelhersteller im Verbesserungsmanagement zum Einsatz. Das Qualitätsteam schaffte es, in kürzester Zeit Webformulare zusammenzustellen, darunter auch Formulare für die Meldung von Qualitäts- und Sicherheitsvorfällen und Nichtkonformitäten. Nicht weniger als 350 Mal wurde bereits ein Webformular verwendet.

Sander: „Alle von uns verwendeten Formulare sind als WebForms im System hinterlegt. Hinter dem Vorfallformular wurde ein Flow erstellt. Die Produktionsabteilung stellt eine Abweichung fest und trägt sie in das Formular ein. Dies wird uns automatisch übermittelt. Anhand der Beschreibung und der beigefügten Fotos wird beurteilt, welche Maßnahmen von wem ergriffen werden müssen.“

Paragon-Dashboard/Webportal

Meldebereitschaft enorm gestiegen

Die Meldebereitschaft der Mitarbeiter ist durch den Einsatz von WebForms enorm gestiegen. „Es wird ihnen immer leichter gemacht, schnell Meldung zu erstatten. Ein gut gestaltetes Dashboard hilft natürlich dabei. Bald sollen die Mitarbeiter das Qualitätssystem mit Tablets oder Smartphones steuern.“

Um die Nutzung von ManualMaster zu fördern, hat Sander einen „Kulturplan“ für Lebensmittelsicherheit und Arbeitsschutz entwickelt, an den ein Sparsystem gekoppelt ist. „Jedes Mal, wenn eine Verbesserungsidee für das Unternehmen eingereicht und von der Organisation über das System genehmigt wird, fließt Geld in eine Sparbüchse. Das Konzept war zunächst schwierig. Nachdem wir das Dashboard mit einem Logo für die Sparaktion versehen haben, ist die Begeisterung für das Einreichen von Qualitätsvorschlägen deutlich gestiegen.

Wenn man auf das Sparbüchsenlogo klickt, kann man ganz einfach eine Idee einreichen, die zur Beurteilung auf meinem Tisch landet. Eine Idee zu beschreiben und eventuell ein Foto oder eine Situationsskizze hinzuzufügen, ist mit ManualMaster plötzlich sehr einfach geworden. Mit dem Inhalt der Sparbüchse organisieren wir Ausflüge und Grillfeste. Davon profitieren alle.“

Die Webformulare bieten enorme Einsparungen an Postfächern, Kopien und Zeit. Die von den Formularen generierten Informationen werden als Input für Jahresberichte sowie für Managementbewertungen und -reviews verwendet. Daten können mit Grafiken, Diagrammen und Leistungsindikatoren grafisch dargestellt werden.

Der digitale Kummerkasten

Der digitale Sparspot

Risikomanagement und Q-Learning

Das Qualitätsteam von Paragon Pet Products macht sich in Kürze mit der Risikomanagement-Anwendung an die Arbeit. Damit kann sich das Unternehmen effizient einen Überblick über die Risiken verschaffen. Auf diese Weise wird das Risikomanagement in das Qualitätssystem integriert. Die Funktionalität filtert und sortiert bestimmte (Arten von) Risiken mit zugehörigen Ursachen, Folgen, Maßnahmen und Risikobewertungen.

Auf einen Blick haben die Qualitätsabteilung, aber auch Risikoverantwortliche, Einblick in alle Risiken einer bestimmten Tätigkeit, einem Prozessschritt oder eines Standards. Dies erleichtert die Kontrolle der Risiken oder die Überprüfung der Wirksamkeit von Maßnahmen.

Die neue Q-Learning-Funktionalität wird Sander in Kürze verwenden, um Mitarbeiter einem Wissenstest zu unterziehen. Sander: „Damit können wir die Mitarbeiter zum Durchlesen der Hygieneregeln animieren. Es folgen Fragen und nach bestandener Prüfung erhalten sie eine Urkunde.“

Unterstützung schaffen

Alle Mitarbeiter von Paragon Pet Products verwenden ManualMaster. PowerPoint-Präsentationen, die die Vorteile des Systems aufzeigten, schafften die notwendige Unterstützung. Sander: „Die Präsentationen sorgten dafür, dass unsere Leute begeistert mit der Software zu arbeiten begannen. Jedem neuen Meilenstein wurde Beachtung geschenkt, beispielsweise mit Kuchen für das gesamte Unternehmen. Das war ansteckend. Wir werden jetzt mit Anfragen zur Erstellung von Webformularen überschwemmt. Die Leute kommen proaktiv zu uns.”

„ManualMaster ist ein Supersystem. Allerdings haben wir die Zeit, die das Erstellen von Webformularen erfordert, falsch eingeschätzt. Zukünftigen Anwendern rate ich daher: Planen Sie genug Zeit ein, um das System richtig einzurichten. Täuschen Sie sich nicht.”

von Ad Killian
in Zusammenarbeit mit Ronald de Bruijne / ManualMaster

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