Bevor er sich für ein neues Dokumentenmanagementsystem entschied, recherchierte Dirk van Looij, IT-Ingenieur bei Bosch Transmission Technology, gründlich die Dokumentensysteme, mit denen das Unternehmen bereits weltweit arbeitete.

Dirk: „International sind es die Dokumentensysteme Docupedia und NormMaster, in denen unsere Standards hinterlegt sind. Der Nachteil dabei ist, dass die Systeme Dokumente entweder sehr gut verwalten oder gut visualisieren. Beide Funktionalitäten ließen sich nicht kombinieren. Diese Lücke konnten wir mit ManualMaster schließen.”

Versionsverwaltung und Autorisierungsablauf

„ManualMaster basiert auf MS Office. Die Anwendung verfügt über eine Versionsverwaltung, einen Autorisierungsablauf und eine benutzerfreundliche Benutzeroberfläche. Auch die Visualisierung im Web ist mit der Software gewährleistet. All dies zusammen hat dafür gesorgt, dass wir ManualMaster im gesamten Unternehmen implementiert haben.“

Bosch Transmission Technology ist Marktführer in der Entwicklung und Serienproduktion von Keilriemen für stufenlose Getriebe (CVT) und arbeitet mit einem Partnerwerk in Vietnam zusammen. Die Bosch-Gruppe kennt man aus der Automobilindustrie, Industrietechnik, Konsumgütern sowie der Energie- und Bautechnik. In den Niederlanden und Vietnam arbeiten insgesamt über 4.000 Menschen. Jeder nutzt ManualMaster.

Mit Power BI verknüpfte MOC-Formulare

In den Niederlanden und Vietnam werden die Dokumentenmanagement- und WebForms-Anwendungen in großem Umfang eingesetzt. Mit WebForms werden unter anderem Management of Chance (MOC)-Formulare gebaut.
Dirk: „Zusätzlich zu den Standardberichten von ManualMaster haben wir die MOC-Formulare für grafische Berichte mit MS Power BI verknüpft. Die so generierten Grafiken zeigen deutlich, wer welche Maßnahmen zu ergreifen hat und wann welche Maßnahmen abgeschlossen sind.”

Produktionsingenieur Dirk van Looij

Over Bosch Transmission Technology

Homepage Schichtleiter

Power BI-Berichte

ManualMaster wurde seinerzeit angeschafft, um Ingenieure mithilfe von Schulungsunterlagen auszubilden.
Dirk: „Das war eigentlich nicht sinnvoll. Mir wurde schnell klar, welches Potenzial die Software für eine Produktionsabteilung hat. Ich habe mich damals jede Woche mit einem schweren Packen Papier durch die Abteilungen bewegt. Daraufhin habe ich einen Piloten gestartet, der die Dokumente zentral verwaltbar und für die Mitarbeiter sofort zugänglich gemacht hat. Die Abteilung und das Management waren begeistert. Anschließend wurde der Pilot ausgerollt.“

Separate Homepages mit den Hyperlinks sorgen für ein übersichtliches System

Informationen schnell und einfach finden

Der Bosch-Produktionsingenieur benannte das Qualitätssystem in Bosch Dokumentationssystem (BDS) um. Mittlerweile arbeiten nahezu alle Abteilungen mit Dokumentenmanagement: von der Produktion über die IT bis hin zu Qualität und Logistik.
Dirk: „Die verschiedenen Abteilungen haben separate Startseiten, über die die erforderlichen Informationen und Anweisungen abgerufen werden können. Zusammen mit den Hyperlinks, die auf die Begleitdokumentation verweisen, sorgt dies für eine für jedermann sehr übersichtliche Systematik. Die Informationen werden schnell und einfach gefunden.”

Dokumentation für die verschiedenen Abteilungen

Homepage Produktion

Papierlose Organisation als Ziel

„ManualMaster leistet einen soliden Beitrag zu unserem Ziel, ein papierloses Unternehmen zu werden. Früher gab es eine riesige Menge Papier mit mehr als 1600 Anweisungen zu ISO- und unseren eigenen Bosch-Standards, die über die Abteilungen verteilt waren. An 35 Arbeitsplätzen gab es mindestens acht Ordner mit durchschnittlich 500 A4-Seiten, die wöchentlich abgeändert wurden.

Die Flexibilität, das System nach eigenen Bedürfnissen einzurichten, hat uns viel gebracht.

Versionsverwaltung und Autorisierung von Dokumenten durch die richtige Person sind mit der Anwendung besser abgesichert. Die einfache Kommunikation über Änderungen an Dokumenten und die Flexibilität, das System nach unseren eigenen Bedürfnissen einzurichten, haben uns viel gebracht.”

Alle Arten von Webformularen

In Tilburg und Vietnam arbeitet man aktiv am Aufbau von Webformularen. Änderungen in der Produktion und Dokumentation müssen innerhalb des Internationalen Produktionsnetzwerks von Bosch kommuniziert werden. Dafür wurden die MOC-Formulare zusammengestellt, damit jeder weltweit sofort informiert ist und weiß, wie zu handeln ist.

Dokumentenübersicht pro Abteilung

Dirk: „Über die von uns entwickelte Ideenbox können Mitarbeiter Ideen einreichen, die in einer Abteilung leben. Anhand des von ihnen ausgefüllten Formulars wird entschieden, ob wir sie umsetzen. Unsere Ausleihformulare, Logistikformulare, Schulungsunterlagen und vieles mehr werden mit der Software erstellt und verwaltet. All dies mit einem Ziel vor Augen: papierlos zu werden.”

Die Stärke des Systems liegt darin, dass es Office-Anwendungen nutzt.

Das Erstellen von Webformularen mit dem WebForms-Modul funktioniert für die IT-Ingenieure von Bosch einfach und schnell.
Dirk: „Die Stärke des Systems liegt darin, dass es Office-Anwendungen nutzt. Jeder kennt MS Excel, MS Visio, MS Word und MS Powerpoint. WebForms ist ein intuitives Modul. Kollegen, die sich am Computer etwas auskennen, können ein Formular erstellen. Als IT-Ingenieur hilft einem das enorm. Es nimmt einem Arbeit ab. Sobald das Formular komplexer wird, weil interaktive Felder (Felder, die Informationen aus anderen Systemen abrufen) erforderlich sind, braucht man Datenbank- und Abfragekenntnisse. Ein Feld interaktiv zu machen, ist im Handumdrehen erledigt.“

IPN-Änderungsmanagement

Formular Änderungsmanagement

Nachdenken über den Zweck und das Layout des Systems

„Gute Vorbereitung ist die halbe Miete bei der Entwicklung von Webformularen. Ich empfehle: Schreiben Sie zuerst ein Dokument, das den Zweck des Formulars angibt, was es erfüllen muss und welche Felder Sie benötigen, um den Inhalt zu gestalten. Mit einem solchen Dokument beschreibt man also die gesamte Arbeitsanweisung zur Erstellung eines Formulars und wie es innerhalb der Organisation ablaufen soll. Nur wenn das in Ordnung ist, kann man ein gutes Formular aufbauen.

Eine gute Vorbereitung gilt übrigens für das gesamte Qualitätsmanagementsystem. Man muss im Voraus wissen, wie man es einrichten möchte. Man muss sich überlegen, ob man Funktionen oder Gruppen Rechte zuweisen möchte und warum.”

Die QR-Code-Generation

Der Ingenieur sieht eine goldene Zukunft für sein Qualitätsmanagement für das, was er die QR-Code-Generation nennt: „Es kann dem Qualitätssystem von Bosch einen enormen Schub geben, super effizient. Wenn an Produktionsmaschinen QR-Codes angebracht sind und ein Mitarbeiter diese mit seinem Laptop, Tablet oder Smartphone scannt, landet er sofort bei der technischen Dokumentation. Das wäre super. Und verhindert fettige Fingerabdrücke auf der Tastatur.“