Der Lebensmittel- und Obstproduzent Hak muss eine Vielzahl von Regeln und Normen im Bereich der Lebensmittelsicherheit einhalten, die unter das BRC (British Retail Consortium), IFS (International Food Standard) und Gesetze und Vorschriften fallen. Das Management und die Optimierung der Qualität sind somit zur zweiten Natur für die Organisation geworden.

Der Lebensmittelhersteller hat als A-Marke eine große Menge an Anforderungen in seinen Rohstoffspezifikationen zur Erzielung hochwertiger Endprodukte festgelegt. Um dieses Ziel zu erreichen, arbeitet die QA-Abteilung von Hak mit unterschiedlichen Qualitätssystemen wie beispielsweise ManualMaster (Betriebsinformationssystem) und QIS (Qualitätsinformationssystem). Unter anderem wird QIS zur Speicherung und Verwaltung von Produktionsdaten und Prüfergebnissen verwendet. ManualMaster ist an QIS gekoppelt, so dass Bediener rasch Informationen und Dokumente zu ihren Prozesskontrollen abrufen können.

Produktions-Dashboard

Sämtliche Informationen unmittelbar zugänglich

Claudia Fransen, QA-Qualitätsmitarbeiterin und Administratorin von ManualMaster: ‘Das Qualitätssystem ist sehr praktisch für uns und für die externen Auditoren. Sämtliche Informationen sind unmittelbar zugänglich, was für unsere Produktionsmitarbeiter unverzichtbar ist. Im Arbeitsbereich befinden sich überall PCs, auf denen die für die Arbeit benötigten Dokumente bequem zu finden sind. Unser vollständiges Handbuch ist bei ManualMaster in digitaler Form gespeichert. Durch das System wird gewährleistet, dass Dokumente problemlos verwaltet werden können und es wird verhindert, dass Dokumentversionen herumliegen und verloren gehen.

Eine erfindungsreiche und effiziente Ordnerstruktur mit Dokumentencodes führt die Produktionsabteilungen schnell zu Informationen in Bezug auf Verfahren, Prozesse und Arbeitsanweisungen. Mit ManualMaster wurde ein ansprechendes und überschaubares Dashboard (Web-Portal) entworfen, welches in drei grundlegende Segmente übersichtlich unterteilt ist, um die enormen Datenmengen, die Hak zur Verfügung stehen, den Mitarbeitern zugänglich zu machen:

1. 1. Allgemein – mit Mitteilungen, inklusive Geburtstagskalender und Wettervorhersage.
   2. Webformulare – für das Melden und Überwachen von Vorfällen, (Umwelt-)Beschwerden, unsicheren Situationen, Audits, Inspektionen und selbst für die Registrierung von Besuchern.
   3. Dokumentation – wo das Handbuch zu finden ist

Claudia: ‘Unser Dashboard wird kontinuierlich weiterentwickelt. Es kommen Themen hinzu und andere verschwinden wieder.

Registrierung Neuproduktentwicklung (NPD)

Mit dem Modul WebForms, mit dem die Qualitätsabteilung intelligente Webformulare erstellt, wird dafür gesorgt, dass sämtliche erforderlichen Formulare für jedermann zugänglich sind. Mittels der mit WebForms gekoppelten Berichterstattungsfunktionalität erhalten Sie Einsicht in entscheidende Informationen.

Claudia: Wenn während der Entwicklung eines neuen Produkts unser NPD-Prozess (New Product Development/Neuproduktentwicklung) befolgt wird, geht das in ManualMaster sehr effizient vonstatten. Dabei werden in jedem Prozessschritt maßgebliche Aktionen und Informationen festgehalten und wer in welcher Phase des Prozesses was getan oder entschieden hat. Alles ist problemlos wieder zu finden. Mit WebForms ist es auch einfach, Aktionen zu starten. Dank des Systems können Sie von einem zentralen Punkt aus arbeiten, so dass Sie den Überblick über den gesamten Prozess und seine Dokumentation beibehalten. Wir folgen dabei der PDCA Methode, wobei das System eine gute Sicherheit bietet.’

‘WebForms ist ein zugängliches Modul. Ich kannte das Dokumenten-Management-System von ManualMaster bereits, bevor ich es einsetzte. Aus diesem Grund wusste ich, wie ich mich schnell im Modul zurechtfinde. Sie können die Webformulare beliebig komplex oder intelligent gestalten. Es ist sehr viel möglich.

Hak-Mitarbeiter nutzen die mit Hilfe von WebForms erzeugten Formulare voll aus. ‘Die internen Auditformulare werden häufig ausgefüllt und auch das Formular ‘Besucher anmelden’ wird häufig eingesetzt. Außerdem verfügen wir über Formulare für die Beantragung von Artikeln und Genehmigungen sowie für die Anzeige von riskanten Arbeiten, die selbstverständlich auch in den Verfahren enthalten sind. Die von unseren Webformularen generierten Informationen setzen wir für Management-Reviews und Auditberichte ein und geben Einblick in neue Entwicklungen im Unternehmen.

Übersicht Webformulare

Risikomanagement und schnelles Reagieren auf Beschwerden

Die Funktionalität Risikomanagement unterstützt Hak bei der Risikobewertung. Ursachen und Maßnahmen für die identifizierten Risiken werden identifiziert.

Claudia: ‘Einer der Gründe für den Beginn der Verwendung von Risikomanagement war, dass wir auf einfache Weise Antworten auf die Frage erhalten wollten, welche CCPs (Critical Control Point;Kritischer Kontrollpunkt) und ABMs (Algemene BeheersMaatregelen; Allgemeine Managementmaßnahmen) in unseren Prozessen vorhanden sind. Bei einer Beschwerde ermöglicht uns das Risikomanagement, im Handumdrehen die Prozessanweisungen zu filtern, in denen das entsprechende Risiko auftreten kann. Auf diese Weise sind wir in der Lage, schnell und angemessen zu reagieren und ggf. zusätzliche Maßnahmen zur Vermeidung eines erneuten Auftretens des Problems zu ergreifen’.

Zulieferer und Zertifikate mit Certifeye bewerten und anfragen

Die Bewertung von Zulieferern von Rohstoffen, Inhaltsstoffen und Verpackungsmaterialien hinsichtlich der Zertifizierung und der internen Prozesskontrolle ist für die QS-Abteilung ein wesentlicher Bestandteil des Qualitätsmanagements. Jeder Lieferant im Zusammenhang mit der Lebensmittelsicherheit wird von Hak genau kontrolliert. Zu diesem Zweck wird die Online-Plattform Certifeye – die ‘Schwester’ von ManualMaster – eingesetzt. Mit Hilfe von Certifeye werden Zertifikate, Bewertungen von Zulieferern und Erklärungen sowie Registrierungsformulare von mehr als 140 Betrieben angefordert.

Claudia: ‘Das Arbeiten mit Certifeye ist sehr bequem. Insbesondere, weil Sie die komplette Übersicht über sämtliche Betriebe und zugehörige Dokumente an einem zentralen Ort haben. Mit Certifeye wird angezeigt, welches Zertifikat Sie benötigen und wann Das Programm fordert das erforderliche Dokument automatisch zu einer zuvor festgelegten Zeit für Sie an. Sie können jedem Betrieb einen Status zuweisen. Sehr nützlich bei den unterschiedlichen Abteilungen, die wissen möchten, wo sie kaufen dürfen und wo nicht.

Über den Zuliefererstatus kann angezeigt werden, welche Zertifikate benötigt werden, welche abgelaufen sind, welche beantragt wurden und welche Betriebe von uns zur Zusammenarbeit freigegeben wurden. Bislang habe ich das mit Excel-Listen gemacht, in denen ich sämtliche Daten selbst nachverfolgen und eingeben musste. Das Einzige, was ich damals bestimmt wusste, war, dass die Listen niemals auf dem neuesten Stand waren. Das automatische Anfordern von Zertifikaten per E-Mail und sich anzeigen zu lassen, wann sie abgelaufen sind, ist wirklich großartig.’

Für die Bewertung von Zulieferern erstellt Certifeye Fragebögen. Und natürlich gehören auch ManualMaster und Certifeye dazu. ‘Jede Abteilung kommt mit dem Programm zurecht. Und das selbst dann, wenn sie es schon lange nicht mehr verwendet haben, so einfach und benutzerfreundlich ist es. Es können sämtliche Arten von Logik zu den Listen hinzugefügt werden, um zu ermitteln, ob ein Betrieb für die Lieferung von Produkten in Frage kommt.

Übersichtsbereiche in BIS

Hak-Mitarbeiter kommen an ManualMaster nicht vorbei

Qualitätsmanagement ist für Claudia und ihre Kollegen ein fortlaufender Prozess. Im Bereich des Risikomanagements und der damit verbundenen Erstellung von Berichterstattungen liegen die Herausforderungen. Außerdem ist es uns wichtig, das System möglichst zugänglich zu halten. Dies gilt für sowohl für die Bediener als auch für die Zeitarbeitskräfte, die es zum ersten Mal benutzen.

Seit Jahren wird ManualMaster eingesetzt und ist fest im Geschäftsverlauf von Hak verankert. Claudia: ‘Die Mitarbeiter kommen daran einfach nicht vorbei. Sie können Verfahren nicht auf dem Papier abfragen. Dafür muss man ManualMaster verwenden. Auch zahlreiche Rückmeldungen, wie z. B. unsichere Situationen und Auditberichte, durchlaufen das Qualitätssystem. Wenn Formulare nicht verstanden werden, gibt es bei uns stets eine Rückmeldung. Auf diese Weise werden die Formulare immer besser und man hält die Leute bei der Stange mit dem System.’

Ein System einrichten? Versetzen Sie sich in die Lage der Anwender

‘Als Organisation arbeitet ManualMaster schnell und adäquat. Schicken Sie eine E-Mail, wenn Sie ein Anliegen haben, und Sie erhalten unverzüglich eine Antwort, dass daran gearbeitet wird. Falls ich zwei Tage auf eine Antwort warten muss, dann ist das eine lange Zeit. Bei einem Anruf suchen sie sofort nach einer Lösung. Die Mitarbeiter am Helpdesk sind stets gut gelaunt und begeisterungsfähig. Die Rückmeldung ist gut.’

Den zukünftigen Anwendern empfiehlt Claudia, genau über ihre Wünsche und die gewünschten Ergebnisse nachzudenken. Claudia: ‘Dabei geht es nicht ausschließlich um das Speichern der Dokumentation, sondern auch darum, wer sie finden soll und welche Informationen ausgelesen werden können. Denken Sie vor allem an die Anwender, wenn Sie ein System einrichten.

Schon seit Jahren verwendet Hak ManualMaster. Dieses Video wurde vor acht Jahren gedreht. Darin erklären Hak-Mitarbeiter, wie wichtig Lebensmittelsicherheit und Qualität für die Organisation sind.

Mehr über HAK

von Ad Killian
in Zusammenarbeit Ronald de Bruijne / ManualMaster