HP Valves – Hersteller von Hochdruckventilen und Zubehör, die weltweit in Kraftwerken eingesetzt werden – ist ein wichtiger Lieferant für Auftragnehmer und Erstausrüster, die sogenannten OEMs (Original Equipment Manufacturer) wie Siemens, NEM Energy, Mitsubishi-Hitachi Power Systems und General Electric.
Das Unternehmen muss die Qualitätsanforderungen und Standards der ISO 9001, ISO 14001 und PED (Pressure Equipment Directive) erfüllen. ManualMaster wird von HP Valves im Prozess-, Dokumenten- und Risikomanagement eingesetzt sowie zur Erfassung von Abweichungen wie Unfälle und Gefahrensituationen. QESH-Manager Jeroen Nieuwenhuis: „Sicherheitsvorschriften, Arbeitsvereinbarungen und das Wissen, das sich in den Köpfen der Mitarbeiter befindet, werden in ManualMaster festgehalten. Wir wollen verhindern, dass wertvolles Wissen wie die sogenannten „gelernten Lektionen” unser Haus verlassen, sobald ein Kollege geht. Es handelt sich um Vereinbarungen darüber, was beschlossen wurde und warum und für wen diese Regeln gelten.”

Alle Vereinbarungen dokumentiert und gespeichert

„Wir diskutieren alle möglichen Themen und treffen diesbezügliche Entscheidungen. Das Problem dabei ist oft, dass man in fünf Jahren nicht mehr wissen wird, dass man schon einmal darüber nachgedacht hat. Gefundene Lösungen werden vergessen, was bedeutet, dass das Rad zum zweiten Mal erfunden werden muss. ManualMaster verhindert dies. Alle Vereinbarungen, auch die grundlegendsten, werden dokumentiert und in der „Enzyklopädie” unseres Qualitätssystems gespeichert. Wir haben sie Hpedia genannt, die von allen Mitarbeitern konsultiert werden kann.”
(siehe Abb. 1)

Meldung von Abweichungen & Risikomanagement

Durch das Kompilieren von Webformularen (das ManualMaster-Modul WebForms) und die Verknüpfung von Risiken mit Betriebsabläufen (die ManualMaster-Funktionalität Risikomanagement) ist HP Valves inzwischen weit fortgeschritten.

„Wir haben Maßnahmen an jedes Risiko geknüpft, um die Situation wiederherzustellen und Wiederholungen zu verhindern.”

Jeroen: „Mit dem Risikomanagement konzentrieren wir uns in erster Linie auf Prozessrisiken. Dabei handelt es sich um Risiken im Bereich der persönlichen Sicherheit, die während des Produktionsprozesses entstehen. Die Meldung eines Unfalls oder einer gefährlichen Situation endet, nachdem die Wahrscheinlichkeit x Auswirkung im Web-Formular erfasst ist, jedes Mal mit der Frage „zur Risikoanalyse hinzufügen?”. Dadurch wird sichergestellt, dass transparent bleibt, was unternommen wurde, um ein erneutes Auftreten einer Situation zu verhindern und das Problem zu beheben.”

Überblick über die Risiken und die Auswirkungen der Maßnahmen

„Die einfache Darstellung der Risikoerfassung ist ein Muss”, so der QESH-Manager. „Auf einen Blick muss klar sein, wie hoch das Risiko ist, welche Maßnahmen ergriffen wurden und woran gearbeitet werden muss.”
(siehe Abb. 2a und 2b ).

„Wir haben Maßnahmen an jedes Risiko geknüpft, um die Situation wiederherzustellen und Wiederholungen zu verhindern. Wir können die Wirksamkeit anhand der Unfallregistrierung (im Nachhinein) überprüfen. Darüber hinaus achten wir (präventiv) auf die Kommunikation im Hinblick auf die größeren Risiken. Die Risikomanagement-Funktionalität ist so konzipiert, dass wir sicher sein können, dass unsere Risiken gut abgesichert sind.”

Mit Prozessen verknüpfte Risiken und Maßnahmen

Die von Jeroen identifizierten Risiken werden mit Teilen der Betriebsabläufe verknüpft. Die Flussdiagramme, die Jeroen zu diesem Zweck entworfen hat, enthalten eine englische Übersetzung, um anderssprachige Mitarbeiter zu unterstützen. (siehe Abb. 3).

Risiken werden mit den Abteilungsleitern diskutiert, wonach die Maßnahmen zur Risikominimierung in einem Dokument oder einer Arbeitsvereinbarung festgelegt werden. „Auf diese Weise geben wir den Mitarbeitern einen Einblick in die bestehenden Risiken und die entsprechenden Minimierungsmaßnahmen. Wir halten unsere Dokumente so knapp und praktisch wie möglich. Es darf kein Papiermonstrum werden, das nicht gelesen wird.”

ManualMaster ermöglicht es, innerhalb eines Prozesses im Handumdrehen einen Überblick über Risiken, Maßnahmen und Dokumente darzustellen (siehe Abb.4). Die Mitarbeiter haben damit direkten Einblick in den Prozess, die damit verbundenen Risiken und was von ihnen erwartet wird.“

Tipp von Jeroen: „Wenn man mit Risikomanagement beginnt, empfiehlt es sich, die Gestaltung in erster Linie einfach zu halten, damit sie als Grundlage für zukünftige Erweiterungen dienen kann. Die Berater von ManualMaster können einem dabei helfen.”

Risikobewertungen mit Ursachen verknüpfen

Für das Risikomanagement verwendete HP Valves die FMEA (Failure Mode and Effect Analysis), eine Übersicht in Excel. Anhand des Sheets wurde bestimmt, ob Aktionen erforderlich waren. Jeroen: „Der Nachteil dieses Aufbaus war, dass er nicht direkt visuell mit einem Teil des Prozesses verknüpft werden konnte.”

„Unsere FMECs waren zwar detaillierter, daher jedoch viel arbeitsintensiver. Es ist nicht falsch, Details zu dokumentieren, aber man muss Entscheidungen treffen, um das Gleichgewicht zwischen der Reife des eigenen Unternehmens und dem Ziel zu wahren. Wenn man zu schnell ins Detail geht, besteht die Gefahr, dass man in guten Absichten versinkt. Man bekommt dann ein System, das auf dem Papier gut aussieht, aber in der Praxis nicht funktioniert.”

„Die Risikomanagement-Funktionalität in ManualMaster funktioniert für uns einwandfrei. Wir könnten die Details im Risikomanagement noch besser aufzeichnen, wenn man sich die Risikobewertungen ansieht. Die Werte sind momentan mit dem Risiko verknüpft. Mit dem Modul können wir, genau wie bei der FMEA, Risikobewertungen mit einer Ursache und nicht mit dem Risiko selbst verknüpfen.

Mit der neuesten Version von ManualMaster WebForms, dem Modul, mit dem intelligente Webformulare erstellt werden, können auch Risiko-Ursachen-Analysen durchgeführt werden. Jeroen: „Zu einem späteren Zeitpunkt können wir beschließen, sie in das Risikomanagement-Modul zu intergrieren.”

Verwendung des WebForms-Moduls

HP Valves arbeitet mit WebForms, um die mit Meldungen verknüpften Aktionen besser überwachen zu können. Jeroen: „Mit WebForms haben wir einen besseren Überblick. Es erleichtert das Weiterverfolgen von Aktionen. Darüber hinaus erstellen wir mit WebForms 6S-Auditformulare, mit denen Kontrollrunden im Unternehmen stattfinden. Mit WebForms haben wir auch die Unfallregistrierungsformulare erstellt.”
(siehe Abb.5)

Gestaltung, Corporate Identity und Layout

HP Valves legt großen Wert auf die Zusammenstellung und grafische Gestaltung von Formularen und Flussdiagrammen mit ManualMaster. Jeroen: „Formulare und Dokumente müssen gut aussehen, und die Texte müssen korrekt sein. (Siehe Abb. 6). Das ist wichtig für die Endbenutzer. Ein Formular oder Dokument, das halblebig aussieht, wird nicht ernstgenommen.“

„ManualMaster macht viel möglich. Man kann nach den eigenen Wünschen und Einsichten bauen, einrichten und gestalten. Dadurch ist unser Qualitätssystem Hpedia zugänglich und erkennbar geworden. Darauf legen wir großen Wert. Je schneller Benutzer das System erkennen, desto schneller lernen und verwenden sie es.”

„Die Erfahrungen der Nutzer sind positiv. Die Mitarbeiter sind in der Lage, die benötigten Informationen schnell zu finden. Das Qualitätssystem wird daher in vollem Umfang genutzt. Alle Beteiligten – von der Werkstatt über das MT und die Geschäftsleitung bis hin zu den Wirtschaftsprüfern – sind damit zufrieden. Vor allem mit der Benutzerfreundlichkeit, Wiedererkennbarkeit und Übersichtlichkeit. Außerdem sieht Hpedia auch noch grafisch sehr gut aus. Das System ist im gesamten Unternehmen leicht zugänglich. Allerdings noch nicht über Tablet oder Telefon, da das WLAN des Unternehmens noch nicht für alle zugänglich ist.”

Das Warum von ManualMaster

Die Mitarbeiter von HP Valves waren eng in die Anschaffung von ManualMaster involviert. Jeroen: „Die wichtigsten Anforderungen, die das Dokumentenmanagementsystem erfüllen musste, waren: eine gute Suchfunktion, Einfachheit, Zugänglichkeit und Erweiterungsoptionen. Die Benutzerfreundlichkeit sowie die Möglichkeit, die Einrichtung individuell zu gestalten und sie speziell auf die verschiedenen Abteilungen zuzuschneiden, haben uns überzeugt.”

„Die Benutzerfreundlichkeit sowie die Möglichkeit, die Einrichtung individuell zu gestalten und sie speziell auf die verschiedenen Abteilungen zuzuschneiden, haben uns überzeugt.”

Unterstützung mobilisieren

Um die Mitarbeiter von HP Valve für Hpedia zu begeistern, hat man die Meinung der Benutzer beim Kauf mit einbezogen. Jeroen: „Zunächst einmal haben wir zwei Fragen beantwortet, die für uns wesentlich sind: 1. Welche Informationen benötigen die Kollegen? 2. In welcher Form möchten sie diese erhalten? Darüber hinaus haben wir einen Wettbewerb um den optimalen Namen für das System organisiert. Dabei ist Hpedia herausgekommen. Schließlich wurde ein Präsentationsvideo gezeigt, um den Bekanntheitsgrad unter den Mitarbeitern zu vergrößern.”

Tipp für zukünftige Benutzer

Jeroen: „Ich möchte zukünftigen Benutzern von ManualMaster raten: Legen Sie einfach los. Beginnen Sie mit der Einrichtung und Gestaltung Ihres Systems. Der Einstieg ist der größte Schritt. Machen Sie also einen kleinen. Denken Sie nicht zu detailliert. Anpassen und verbessern geht immer noch. Die Einrichtung eines Qualitätssystems funktioniert mit ManualMaster auf jeden Fall, da die Berater und Account Manager aus Sicht des Kunden denken. Darüber hinaus verfügt jeder über großen Sachverstand.”
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von Ad Killian
in Zusammenarbeit mit Ronald de Bruijne / ManualMaster