KCB-Prüfer greifen mit nur wenigen Klicks schneller auf benötigte Daten zu
| Haupttätigkeit | Prüfung von frischem Obst und Gemüse, Schnittblumen und Topfpflanzen |
| Arbeitet mit ManualMaster seit | 1995 |
| Verwendet ManualMaster für | Dokumentenmanagement – WebForms |
Das KCB führt täglich Qualitäts- und Pflanzenschutzkontrollen für den Import und Export von frischem Gemüse, Obst, Schnittblumen und Topfpflanzen durch. Das KCB führt auch Betriebskontrollen für Exportprogramme durch, die den von Nicht-EU-Mitgliedstaaten geforderten Garantien gerecht werden.
Das KCB ist für einen Teil seiner Tätigkeiten vom niederländischen Akkreditierungsrat (Raad voor Accreditatie; RvA) gemäß der Norm NEN-EN-ISO/IEC 17020 (I070) akkreditiert. Diese ISO-Norm für Prüfstellen stellt hohe Anforderungen an Unabhängigkeit und Fachkompetenz. Die Agentur ist eine unabhängige Verwaltungsbehörde (Zelfstandig Bestuursorgaan; ZBO), die vom Ministerium für Landwirtschaft, Natur und Lebensmittelqualität (Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Voedselkwaliteit; LNV) und der niederländischen Behörde für Lebensmittel- und Verbraucherproduktsicherheit (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit; NVWA) verwaltet wird.
Dokumentenmanagement und WebForms
Die KCB verwaltet die für die Kontrollen erforderlichen Verfahren und Arbeitsanweisungen mit dem ManualMaster Document Management. Ein intelligentes, mit dem WebForms-Modul erstelltes Webformular wird verwendet, um Abweichungen zu bearbeiten, die hauptsächlich durch Audits identifiziert werden.
Das KCB hat mehrere Workflows in WebForms integriert, darunter „Ergebnisse“.
Automatische Versionierung und Autorisierung
Die Qualitätsmanagerin Brigiet van den Boogaard ist für die Aktualisierung und Erweiterung des KCB-Qualitätssystems, die Umsetzung der Qualitätspolitik und die Erstellung von Auditplänen verantwortlich. Wichtige Instrumente zur Beurteilung der Funktionsfähigkeit des QM-Systems sowie Mittel zur Signalisierung von Verbesserungen sind interne und externe Audits, die Analyse registrierter Beschwerden und die Analyse der Quartalsberichte der Abteilungen.
Brigiet: „Die durchdachte Versionsverwaltung von Dokumenten ist einer der Gründe, warum sich das KCB für ManualMaster entschieden hat. Die Software macht das Dokumentenmanagement für Anwender einfach und transparent. Der gesamte Prozess der Versionsverwaltung, Autorisierung und Freigabe von Dokumenten erfolgt automatisch und nimmt kaum Zeit in Anspruch.“
Verwendung von Hyperlinks
„Früher haben wir mit riesigen Handbüchern gearbeitet. Inzwischen sind alle Dokumente im System erfasst und miteinander verknüpft. Über das Webportal bzw. das Dashboard sind unsere Prüfer von unseren Hauptverfahren aus mit den verschiedenen internen und externen Dokumenten verknüpft. Die Prüfer machen intensiven Gebrauch von den externen Hyperlinks, die in die Dokumente eingebunden sind.
Dem KCB ist es wichtig, dass unsere Mitarbeiter möglichst schnell und einfach auf die Informationen zugreifen können, die sie zur Durchführung ihrer Arbeit benötigen. Am besten mit möglichst wenigen Klicks. Das funktioniert gut mit dem Dashboard, das wir mit Hilfe von ManualMaster entwickelt haben.
Die Prüfer sind mit dem Dashboard zufrieden. Die Nutzungsintensität ist je nach Art der Arbeit von Arbeitnehmer zu Arbeitnehmer unterschiedlich. Die Fähigkeit, mit ManualMaster arbeiten zu können, ist für die Durchführung von KCB-Aktivitäten unerlässlich. Deshalb lernt jeder neue Mitarbeiter sofort, damit umzugehen.“
Verwaltung von Hyperlinks
Der Aufbau von ManualMaster wird auf die spezifischen Anforderungen und Arbeitsweisen des KCB abgestimmt und von den Beratern nach Maß geliefert. Brigiet: „Das musste so sein, da wir oft mit Hyperlinks zu NVWA-Dokumenten arbeiten. Der Inhalt dieser Dokumente wird regelmäßig geändert. Diese ständige Aktualisierung ist für uns nicht zu schaffen, daher wurden mit dem System externe Links konstruiert.“
Verwendung von Bildmaterial
Mit ManualMaster lassen sich beispielsweise auch Verknüpfungen zu 3D-Aufnahmen verarbeiten. Das KCB hat die Möglichkeit, diese 3D-Aufnahmen, beispielsweise von Obst und Gemüse, selbst zu machen und in das Handbuch aufzunehmen. Dies ergibt ein besseres „Bild“ eines Produkts als nur Text.
Ein Beispiel hierfür ist die 360-Grad-Birnenkontrolle. Anhand von Mängelbeispielen an Birnen und Äpfeln wird jedem ersichtlich, wo die Grenzen dessen liegen, was in den verschiedenen Klassen erlaubt ist. Durch Anklicken des Bildes kann die Birne um 360 Grad gedreht und betrachtet werden.
Mit Tablets arbeiten
Alle internen und externen Dokumente, die von den KCB-Prüfern eingesehen werden können, lassen sich über Tablets anzeigen, damit die Arbeit vor Ort erledigt werden kann. Brigiet: „Mit der Einführung unseres neuen Dashboards haben wir begonnen, aus der Sicht des Benutzers zu denken und nicht mehr aus dem Handbuch heraus. Man hat sich für den Prüfer entschieden, und das Dashboard ist dafür eingerichtet.“
„Er macht sich mit dem Tablet auf den Weg, bestimmt, welche Kontrolle durchgeführt werden muss, klickt ein paar Mal und kommt zu allen notwendigen Dokumenten. Die verschiedenen zu erledigenden Aufgaben haben eine eigene Farbe und Position auf dem Dashboard, damit die Kollegen schnell navigieren können und den Überblick behalten.“
Mit ManualMaster über Tablets und Smartphones zu arbeiten bedeutet, schnell zu navigieren und den Überblick zu behalten.
Intelligente Formulare mit WebForms
Intelligente, mit dem WebForms-Modul erstellte Webformulare werden von Brigiet hauptsächlich für den Umgang mit Abweichungen verwendet. „Wir haben nach einem Formular gesucht, in dem mehrere Personen arbeiten können und das von den Prozessverantwortlichen jederzeit eingesehen werden kann. Das ist mit WebForms möglich.“
Die Workflow-„Ergebnisse“, wie sie in WebForms enthalten sind.
Workflow-„Ergebnisse“.
Zukünftige Entwicklungen
Brigiet: „Das KCB ist vollauf in Bewegung und wächst. Wir sehen Herausforderungen im Bereich Qualitätsmanagement. Einkaufs-, Vertrags- und Prozessmanagement werden eine immer wichtigere Rolle spielen. Dinge, die heute nur noch knapp außerhalb des Geltungsbereichs der erforderlichen Akkreditierungen liegen, allerdings aber immer wichtiger werden. Dazu kann ManualMaster beispielsweise mit Funktionalitäten wie Prozess- und Risikomanagement beitragen. An welcher Stelle geht es einfacher, wo lässt sich etwas verbessern?“ Ob diese Funktionalitäten einen Mehrwert für das KCB darstellen können, müssen wir noch untersuchen.
Gutes Zuhören und Wissensveranstaltungen
„Die Zusammenarbeit mit der Firma ManualMaster läuft hervorragend. Unser Berater kann gut zuhören, kann alles umsetzen, was wir wollen und weiß, was er tut. Im Hinblick auf das von uns aufgestellte Anforderungspaket ist das auch tatsächlich notwendig. Ich bin immer sehr zufrieden mit dem ManualMaster-Helpdesk, dort arbeiten kompetente Leute. Und ich genieße die Wissensveranstaltungen, die organisiert werden, wie zum Beispiel die jährlichen Konferenzen.“
