Reginox stellt Spülen und Arbeitsplatten für Küchen her. Das Unternehmen strebt danach sicherzustellen, dass seine Produkte und Prozesse die höchstmöglichen Anforderungen erfüllen. Kontinuierlich arbeitet die Organisation daran, ihre Produkte, Prozesse und Kundenzufriedenheit zu bewerten, anzupassen und zu verbessern. Um dies zu erreichen, wird ein Total Quality Management System (Umfassendes Qualitätsmanagementsystem) in Übereinstimmung mit der NEN-EN ISO 9001 eingesetzt. Das Thema Nachhaltigkeit hat bei Reginox einen hohen Stellenwert. Wir erfüllen die strenge FSC (“Forest Stewardship Council”)-Zertifizierung, die die Registrierungsanforderungen für das in unseren Produkten verwendete Holz gewährleistet. Mit dem CSR-Zertifikat (Sozial Verantwortliches Unternehmen) als Schlüsselmerkmal zeigt Reginox, dass das Unternehmen Themen wie Arbeitsbedingungen, Umwelt und soziales Engagement ernst nimmt.

Erfassen und lösen Sie Beschwerden mit Hilfe von WebForms

Prozesse, Verfahren, Arbeitsanweisungen, Formulare und Zertifikate verwaltet Reginox mit ManualMaster. Wim Nijkamp, KAM-Koordinator bei Reginox: ‘ManualMaster ist für uns eine Hilfe, unsere Dokumente auf dem neuesten Stand zu halten. Früher, wenn etwas in den Papierhandbüchern geändert werden musste, war das mit viel Arbeit verbunden. Glücklicherweise liegen diese Zeiten hinter uns. Alle Informationen werden mit ManualMaster auf dem neuesten Stand gehalten und sind unmittelbar für jedermann verfügbar. Jede Abteilung erhält die von ihr benötigten Informationen.

Mit Hilfe des ManualMaster-Moduls WebForms, mit welchem intelligente Webformulare zusammengestellt werden können, steuert Reginox unterschiedliche Arbeitsprozesse, wie beispielsweise die Erfassung von Kundenbeschwerden. WebForms gewährleistet, dass sämtliche Beteiligten die externen Beschwerdeformulare einsehen und zur Kenntnis nehmen können. Wim Nijkamp: ‘Die Webformulare funktionieren einwandfrei, wirklich fantastisch. Außerdem können wir die Formulare verwenden, um nach Problemen zu suchen und diese einfach zu analysieren.’

‘WebForms war der Ausschlag für uns, uns für ManualMaster zu entscheiden. Wir waren dabei, uns einen Überblick und Einblick in die Handbücher zu verschaffen und die externe Erfassung von Kundenbeschwerden in Ordnung zu bringen. Ausschlaggebend für die Entscheidung für ManualMaster waren die Art und Weise, wie das System aufgebaut ist, die Zugänglichkeit und Anwendungsfreundlichkeit des Systems und die Möglichkeiten, die die Webformulare uns bieten.

Das Beschwerdeformular ist nicht das einzige Formular, mit dessen Hilfe Reginox die Qualität seiner Produkte und Dienstleistungen überwacht. Es existieren Formulare für Maßnahmen zur Prozessverbesserung, Unfall- und Abweichungsregistrierung, Auditformulare, ein Formular für den Entwurf neuartiger Produkte und ein Formular für Produktänderungen.

Ablaufschemata informieren Sie darüber, für wen und wann Arbeit zu erledigen ist.

Außerdem erstellt Reginox mit ManualMaster Ablaufschemata. Diese vermitteln den Mitarbeitern sofort einen deutlichen Einblick in das, was sie zu tun haben, wenn eine Beschwerde auftritt. Wim Nijkamp: ‘Die Diagramme sind wiederum mit Formularen gekoppelt, so dass Online-Berichte an die in der Organisation beteiligten Personen gesendet werden können. Somit weiß jeder, wo und wann Arbeit zu erledigen ist.

‘WebForms ist schnell und Sie können damit zielgerichtet arbeiten, Menschen informieren und wertvolle Daten sammeln. Diese Informationen können Sie anschließend für eine Berichterstattung oder eine Analyse nutzen, wo etwas fehlgeschlagen ist.’Die Ablaufschemata vermitteln den Anwendern genau, was von ihnen erwartet wird.

Berichterstattungen

Das Berichterstattungstool in ManualMaster ermöglicht es, die mit den Webformularen erhobenen Daten in Echtzeit in überschaubar gestalteten Tabellen und Grafiken zu veranschaulichen. Auf diese Weise erhält der Benutzer eine unmittelbare Übersicht über zum Beispiel noch ausstehende Aktionen, Dokumente, die überarbeitet werden müssen, und Berichte, die erstellt wurden. Außerdem können die Berichte zur internen oder externen Weitergabe in PDF, CSV oder MS Word exportiert werden.

Risikoinventur & Bewertung mittels ManualMaster

Die Mitarbeiter von Reginox erhalten mit dem ManualMaster-Modul Risikomanagement auf einen Blick einen Überblick bezüglich der Gefahren und Risiken, die die unterschiedlichen Prozesse mit sich bringen. Das Unternehmen hat auch sämtliche Risiken pro Produktionsmaschine zugeordnet. Wim Nijkamp: ‘Während wir früher unsere Risikoinventuren und -analysen (RI&E) in Excel-Dateien durchführten, haben wir heute ManualMaster für diese Aufgabe. Mit dem Risikomanagement sehen wir, welche Risiken drohen und was z.B. die Ursachen für einen Ausfall oder Kurzschluss sein könnten.’

‘Unsere Risikoübersichten sind gekoppelt an Prozessschritte und geben uns ein gutes Bild davon, was vor sich geht, was wir tun, wo sich die Risiken befinden und was getan werden muss. Unsere Auditoren sind damit sehr zufrieden. Sie wissen nun, dass wir mit unseren Anforderungen, Normen und Vorschriften sattelfest sind und brauchen oft nicht weiter zu suchen als das, was ManualMaster präsentiert. Dank Risikomanagement können wir sicher, schnell, präzise und aktuell handeln.

Der KAM-Koordinator möchte in naher Zukunft das Risikomanagement zur Identifizierung der mit dem täglichen Betrieb verbundenen Risiken einsetzen. Im Zusammenspiel mit dem WebForms-Modul und der Funktionalität Risikomanagement kann dann der komplette Zyklus ‘Plan Do Check Act’ (Planen – Umsetzen – Überprüfen – Handeln) abgedeckt werden. Auditoren und Externe – z. B. ein Arbeitsschutzdienst – können die identifizierten Risiken mit Hilfe von selbst erstellten Auditformularen auf ihre Wirksamkeit überprüfen.

Unterstützung und Implementierung

Alle Mitarbeiter von Reginox nutzen laut Wim Nijkamp die mit WebForms erstellten intelligenten Webformulare ‘zu ihrer Zufriedenheit’. Neueinsteiger erhalten an einem Vormittag eine Einführung in das System. ‘Dank der Benutzerfreundlichkeit wird die Arbeit mit ManualMaster schnell erlernt. Internen und externen Auditoren können wir sehr rasch zeigen, was sie sehen möchten.

Es benötigte eine Weile, bis sich sämtliche Mitarbeiter von Reginox an die Arbeit mit dem System gewöhnt hatten. Wim Nijkamp: ‘Es mussten einige Widerstände überwunden werden‘. Um die Verwendung der Webformulare für alle durchzusetzen, stellte sich das Management hinter den KAM-Koordinator. ‘Das hat einen großen Beitrag geleistet. Unsere Argumentation ist, dass wenn man ein Formular nicht ausfüllt oder wenn eine Verbesserungsmaßnahme nicht über ein Formular eingereicht wird, nichts damit geschehen wird. Es kann nicht schaden, ein wenig Druck auf die Leute auszuüben. Wenn man zeigt, dass mit ManualMaster alles sauber und effizient erfasst wird und sämtliche Formulare und Dokumente bequem zu finden sind, schafft man ein Bewusstsein dafür. Die gesamte Organisation profitiert davon.’

Herausforderungen

‘Die Weiterentwicklung von ManualMaster gehört zu meinen größten Herausforderungen im Bereich des Qualitätsmanagements in den folgenden Jahren. Derzeit nutzen wir nur einen Bruchteil der Möglichkeiten, die geboten werden. Und wenn Sie erkennen, was das System alles kann… dann kriegen Sie eine Gänsehaut. Ich jedenfalls bin sehr begeistert davon. Qualitätsmanagement gestaltet sich mit ManualMaster bequem, überschaubar und optisch ansprechend.

‘Es ist als Organisation angenehm, mit ManualMaster zu arbeiten. Die Leute sind stets für Sie da, wenn etwas Unvorhergesehenes geschieht und Sie Fragen haben. Ich kann mit Unternehmensberaterin Barbara de Ruiter mündlich und schriftlich kommunizieren. Ich betrachte sie als meine Kameradin. Passen Sie bei der Planung Ihrer Termine auf, denn in Papendrecht kann es sehr geschäftig zugehen.

Der Erfolg von ManualMaster steht und fällt laut Wim Nijkamp mit der Bereitschaft der Kollegen, sich tatsächlich mit dem System zu beschäftigen. Wim Nijkamp: ‘Als Geschäftsführer können Sie das nicht alleine erreichen. Dazu benötigen Sie die Unterstützung der Betriebsleiter und des Managementteams. Sorgen Sie dafür, dass diese hinter Ihnen stehen und sagen: ‘Das ist was wir möchten und so werden wir es tun. Punkt.’
 
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von Ad Killian
in Zusammenarbeit mit Ronald de Bruijne / ManualMaster