Dokumentenmanagement

Wenn Ihre Organisation mit Dutzenden, Hunderten oder sogar Tausenden von Dokumenten, Prozessdiagrammen, Arbeitsanweisungen, Formularen und PowerPoint-Präsentationen zu tun hat, ist Software zur Verwaltung Ihres Dokumentenmanagementsystems (DMS) unverzichtbar. Insbesondere, wenn diese Dokumentation auch noch bestimmte Anforderungen im Bereich der Versionsverwaltung, Autorisierung und Freigabe jener Dokumente erfüllen muss.

Mit unserer Dokumentenverwaltungssoftware sorgen Sie für Struktur, Übersicht und Verwaltbarkeit. Ergebnis: Ein System, das die Frage „Warum machen wir das eigentlich?“ beantwortet.

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Dokumentenverwaltungssoftware ++

Mit unserer Software zum Dokumentenmanagement können Sie:

Dokumente übersichtlich strukturieren und präsentieren
Ein Administrator eines Dokuments ist häufig eine andere Person als der Leser, für den die Anweisung oder das Verfahren bestimmt ist. Der Zugriff auf die Dokumentation kann daher auf der Grundlage der Bedürfnisse der jeweiligen Person gestaltet werden. Dies erhöht direkt die Zugänglichkeit des Systems. Was Sie sehen, ist genau das, was Sie brauchen, und wenn Sie einmal zusätzliche Informationen benötigen, können Sie leicht danach suchen.

Versionsverwaltung, Authentifizierung und Autorisierung
Der Dokumentenzyklus kann nach Ihren eigenen Wünschen eingerichtet werden. Wer ist an der Erstellung beteiligt, wer überprüft Anpassungen und wer autorisiert das Endergebnis? Dies kann immer eine Person sein, aber auch mehrere, die gleichzeitig oder nacheinander Einfluss ausüben können. Versionen werden mit einstellbaren Aufbewahrungsfristen nach Verlauf aufgezeichnet.

Gelesen und verstanden
Dokumente können zum Lesen und Verstehen vorgelegt werden. Benutzer sehen in ihrem persönlichen Dashboard, dass es eine neue Version eines Dokuments gibt, das sie regelmäßig bei der Ausführung bestimmter Tätigkeiten verwenden. Nach dem Durchlesen lässt sich das Dokument als gelesen und verstanden bestätigen. Oder, wenn dies nicht der Fall ist, kann es kommentiert werden. Als Erweiterung lässt sich auch das Q-Learning-Modul damit verknüpfen.

Schnell loslegen mit Ihrem DMS

ManualMaster verfügt über eine leistungsstarke Integration in MS Office. Dies erleichtert nicht nur den Import und Übergang, sondern stellt auch sicher, dass Sie weiterhin in Ihrer vertrauten MS Office-Umgebung arbeiten können. Dies ermöglicht einen schnellen Start mit sofort sichtbaren Ergebnissen. Das Endergebnis wird in einem Intranet (HTML) in Ihrer Corporate Identity dargestellt und mit der gesamten Logik versehen.

Ihr Dokumentenmanagementsystem ist interaktiv. Sie können ganz einfach durch die gesamte, Ihnen zur Verfügung gestellte Dokumentation klicken. Hyperlinks zwischen Ihren Prozessplänen, Verfahren, Arbeitsanweisungen, Formularen und anderen Dokumenten brauchen Sie nicht länger zu pflegen. Dies können Sie unserer Software überlassen.

Ein leistungsstarker Motor mit Automatikgetriebe

Die Informationen in Ihrem Dokumentenmanagementsystem enthalten häufig viele, sich wiederholende Wörter. Wie z. B. eigene Terminologie, Abteilungen, Funktionen, Definitionen und häufig verwendete Abkürzungen. ManualMaster verwaltet alle diese sich wiederholenden Wörter als Stammdaten in einer Bibliothek. Sie können diese Stammdaten in Ihrem Dokument, Prozess oder Formular verwenden. Dadurch wird sichergestellt, dass im gesamten Dokumentenmanagementsystem dieselbe Terminologie verwendet wird.

Ein noch größerer Vorteil ist, dass Sie nur einmal eine Änderung vornehmen müssen. Wenn Sie also einen Funktionsnamen ändern, tun Sie dies einmal in der Bibliothek unter Stammdaten. ManualMaster passt dies dann vollautomatisch in allen Ihren (MS Office) Dokumenten an. Und wenn Sie die Automatik einschalten, kann das System auch automatisch eine neue Version erstellen und den Grund der Änderung aufzeichnen, ohne dass Sie sich selbst darum kümmern müssen.
Dies spart dem Administrator des Dokumentenmanagementsystems viel Zeit bei organisatorischen Änderungen, einem neuen Logo oder beispielsweise der Änderung eines Standards.

Zugriff auf das DMS

Die Benutzer der Dokumente erhalten über das DMS Zugriff auf ein für die betreffende Person oder Personengruppe eingerichtetes Webportal. Eine wiedererkennbare Umgebung, die sich auf der Grundlage Ihrer eigenen Corporate Identity einrichten lässt. Benutzer können auf Dokumente zugreifen, indem sie sie auf ihrem Dashboard direkt anklicken. Es besteht auch die Möglichkeit, eigene Favoriten zu definieren, und natürlich kann man das System schnell und einfach durchsuchen.

Durch die Aufnahme von Formularen wie Benachrichtigungen, Beschwerden usw. in die Dashboards steigt die Nutzung des DMS, und die Meldebereitschaft wird erheblich erhöht. Erstellen Sie Ihre eigene, wiedererkennbare Umgebung und die Nutzung steigt sofort, wie uns die Erfahrung gezeigt hat.

Streng regulierte Umgebungen

Die Dokumentenverwaltungssoftware von ManualMaster wird auch in der Lebensmittel-, Pharma- und Chemieindustrie eingesetzt: Umgebungen, in denen die Qualitätsanforderungen hoch und vor allem streng sind. FDA, GxP, 21 CFR Teil 11, GAMP5, ISO 27001, xxxxx sind für uns keine Fremdwörter.

Sie arbeiten in einem solchen Umfeld und suchen ein passendes DMS für alle Ihre QHSE-Angelegenheiten? Dann kontaktieren Sie uns einfach. Gerne berichten wir Ihnen von unseren Erfahrungen und bringen Sie, wenn Sie ernsthaft interessiert sind, mit Benutzern unserer Dokumentenverwaltungssoftware in einem für Sie erkennbaren Arbeitsumfeld in Kontakt.

Entdecken Sie das Warum

Für wen machen Sie das alles eigentlich, und vor allem, warum?

Die wichtigste Frage und Antwort liegt für uns im Fundament eines gut funktionierenden, sinnvollen Dokumentenmanagementsystems. Mehr Infos? Rufen Sie uns an, senden Sie uns eine E-Mail oder lesen Sie die Erfahrungsberichte.