Documentmanagement

Als uw organisatie te maken heeft met tientallen, honderden of zelfs duizenden documenten, processchema’s, werkinstructies, formulieren en PowerPoint presentaties dan is software voor het beheer van uw Document Management Systeem (DMS) onontbeerlijk. Zeker als deze documentatie ook nog aan bepaalde eisen moet voldoen op het gebied van versiebeheer, autorisatie en vrijgave van die documenten.

Met onze documentmanagement software zorgt u voor structuur, overzicht en beheersbaarheid. Resultaat : Een systeem dat antwoord geeft op de vraag “Waarom doen we dit eigenlijk?”.

Document management software ++

Met onze software voor documentmanagement kunt u:

Uw documenten overzichtelijk structureren en presenteren
Een beheerder van een document is vaak een andere persoon dan de lezer voor wie de instructie of procedure bedoelt is. De toegang tot de documentatie kan dan ook vormgegeven op basis van wat iemand nodig heeft. Dat vergroot de toegankelijkheid van het systeem direct. Wat je ziet is wat je nodig hebt en voor die ene keer dat je extra informatie nodig hebt, kun je eenvoudig zoeken.

Versiebeheer, verificatie en autorisatie
De documentcyclus is in te richten naar uw eigen wensen. Wie zijn er betrokken bij de creatie, wie verifiëren aanpassingen en wie autoriseert het eindresultaat. Dat kan steeds één persoon zijn, het kunnen er ook meerdere zijn die gelijktijdig of juist na elkaar invloed kunnen uitoefenen. Versies worden historisch vastgelegd met instelbare bewaartermijnen.

Gelezen en begrepen
Documenten kunnen voor lees en begrijp worden aangeboden. Gebruikers zien in hun persoonlijke dashboard dat er een nieuwe versie van een document is dat zij regelmatig gebruiken bij de uitvoering van werkzaamheden. Na doorlezen kan het document bevestigd worden voor gelezen en begrepen. Of als dat niet het geval is, van een opmerking worden voorzien. Als verlengstuk daarop is ook de module Q-Learning te schakelen.

Snel van start met uw DMS

ManualMaster kent een krachtige integratie met MS Office. Dit maakt niet alleen de import en transitie eenvoudig, maar zorgt er ook voor dat u blijft werken in uw herkenbare MS Office omgeving. Dat maakt een snelle start met direct zichtbaar resultaat mogelijk. Dat eindresultaat presenteert zich in een intranet (HTML) in uw huisstijl en van alle logica voorzien.

Uw document management systeem is interactief. U klikt eenvoudig door alle aan u beschikbaar gestelde documentatie. Hyperlinks tussen uw processchema’s, procedures, werkinstructies en formulieren en andere documenten hoeft u niet meer te onderhouden. Dat kunt u aan onze software overlaten.

Een krachtige motor met automatische versnellingsbak

De informatie in uw document management systeem bevat vaak veel herhalende woorden. Zoals bijvoorbeeld eigen terminologie, afdelingen, functies, definities, en veel gebruikte afkortingen. ManualMaster beheert al deze herhalende woorden als stamgegevens in een bibliotheek. U kunt deze stamgegevens gebruiken in uw document, proces of formulier. Zo zorgt u ervoor dat in het gehele document management systeem dezelfde terminologie gebruikt wordt.

Een nog groter voordeel is dat u bij een wijziging, dit slechts één keer hoeft aan te passen. Verandert u dus een functienaam, dan doet u dit eenmaal in de bibliotheek bij stamgegevens. ManualMaster past dit vervolgens volledig automatisch aan in al uw (MS Office) documenten. En als u de automaat aanzet dan kan het systeem ook automatisch een nieuwe versie aanmaken en de reden van wijzigen vastleggen zonder dat u zelf hoeft in te grijpen.
Dit bespaart de beheerder van het document management systeem heel veel tijd bij een organisatorische wijziging, een nieuw logo of bijvoorbeeld een aanpassing in een norm.

Toegang DMS

Gebruikers van de documenten krijgen via het DMS toegang tot een webportal dat voor de betreffende persoon of groep personen is ingericht. Een herkenbare omgeving die op basis van de eigen huisstijl kan worden ingericht. Gebruikers kunnen documenten raadplegen door deze direct aan te klikken in hun dashboard. Ook is er de mogelijkheid om eigen favorieten te definiëren en natuurlijk kun je snel en eenvoudig je systeem doorzoeken.

Door ook formulieren als meldingen, klachten, etc. in de dashboards op te nemen, neemt het gebruik van het DMS toe en wordt de meldingsbereidheid enorm verhoogd. Maak een eigen en herkenbare omgeving en het gebruik neemt direct toe, zo heeft de ervaring ons geleerd.

Streng gereguleerde omgevingen

De Documentmanagement software van ManualMaster wordt ook ingezet in de voedings-, farmaceutische- en chemische industrie; omgevingen waar de kwaliteitseisen hoog en vooral strikt zijn. FDA, GxP, 21 CFR part 11, GAMP5, ISO 27001 e.d. zijn voor ons geen vreemde begrippen.

Bent u werkzaam in zo’n omgeving en zoekt u een geschikt DMS voor al uw QHSE-zaken? Neem dan rustig contact met ons op. Wij vertellen u graag over onze ervaring en brengen u bij serieuze interesse ook zeker in contact met gebruikers van onze software voor Documentmanagement in een voor u herkenbare werkomgeving.

Ontdek het waarom

Voor wie doet u het eigenlijk allemaal en vooral waarom?

Voor ons de belangrijkste vraag en het antwoord is het fundament onder een goed functionerend en zinvol document management systeem. Meer weten, bel of mail ons of lees de praktijkverhalen.

Onze klanten

Verhalen uit de praktijk

Academy

Contact