De informatie in uw document management systeem bevat vaak veel herhalende woorden. Denk aan eigen terminologie, afdelingen, functies, definities, en veel gebruikte afkortingen. ManualMaster beheert al deze herhalende woorden als stamgegevens in een bibliotheek. U kunt deze stamgegevens gebruiken in uw document, proces of formulier. Zo zorgt u ervoor dat in het gehele document management systeem dezelfde terminologie gebruikt wordt.
Een nog groter voordeel is dat u bij een wijziging, dit slechts één keer hoeft aan te passen. Verandert u dus een functienaam, dan doet u dit eenmaal in de bibliotheek bij stamgegevens. ManualMaster past dit vervolgens volledig automatisch aan in al uw (MS Office) documenten. En als u de automaat aanzet dan kan het systeem ook automatisch een nieuwe versie aanmaken en de reden van wijzigen vastleggen zonder dat u zelf hoeft in te grijpen.
Dit bespaart de beheerder van het document management systeem heel veel tijd bij een organisatorische wijziging, een nieuw logo of bijvoorbeeld een aanpassing in een norm.