Das belgische Recyclingunternehmen Campine nutzt verschiedene ManualMaster-Anwendungen in vollem Umfang, darunter das Dokumentenmanagement, Q-Learning, WebForms und Risikomanagement. Qualitätskoordinator Luc De Vrij berichtet: „Das Dokumentenmanagement sorgt für ein übersichtliches und für alle zugängliches Qualitätssystem. Q-Learning wird uns dabei helfen, Mitarbeiter zu schulen. Webformulare bewirken unter anderem, dass der Plan-Do-Check-Act-Zyklus von unseren Leuten eingehalten wird, und mit dem Risikomanagement wollen wir unsere Risikoanalysen mit Arbeitsanweisungen verknüpfen. Das Management ist mit den Informationen, die das System liefert, sehr zufrieden.

Campine besteht aus zwei Geschäftsbereichen. Ein Bereich recycelt industrielle Abfallströme, darunter bleihaltige Batterien, um neue Rohstoffe herzustellen. Der andere stellt Antimontrioxide und Flammschutz-Masterbatches her, die hauptsächlich in Kunststoffen zum Einsatz kommen. Mit dieser nachhaltigen Abfallaufbereitung reduziert das Unternehmen den Müllberg und ist damit ein prominenter Akteur in der Kreislaufwirtschaft. Kürzlich hat Campine zwei französische Unternehmen übernommen, die dazu beitragen, die Kreislaufziele zu erreichen. Auch dort wird ManualMaster implementiert.

Dashboard

Strenge Qualitätsanforderungen

Ein Beitrag zur Kreislaufwirtschaft bedeutet, dass Campine strenge Qualitätsanforderungen und -standards wie ISO 9001, ISO 14001 und ISO 45001 sowie spezifische Recyclingstandards erfüllen muss. Da Campine mit gefährlichen Substanzen arbeitet, ist das Unternehmen an strenge Gesetze zur Lagerung und Handhabung von Waren gebunden, die sogenannte Seveso-Gesetzgebung. Das Auditmanagement (interne und externe Audits) findet innerhalb von ManualMaster statt. Das spart viel Zeit.“ Mit dem Auditmanagement gehören umständliche Aktionen wie das Verknüpfen von Bildern, das manuelle Festlegen von Aktionen und das Erstellen zeitraubender Übersichten der Vergangenheit an.

Flussdiagramm-Prozesse

Campine

Prozessabläufe und Verifizierungsschritte

Campine nutzt das Dokumentenmanagement intensiv. Luc: „Alle unsere Verfahren, Anweisungen und Dokumente wurden in das System eingegeben. In die Dokumente habe ich Prozessabläufe aufgenommen, hinter denen sich Dokumente befinden, die jeder Nutzer oder andere Interessent anfordern und einsehen kann. Für ein Seveso-Unternehmen wie Campine ist es wichtig, dass all diese Arbeitsanweisungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden, da sie regelmäßig überprüft werden. Sie dienen zudem der Schulung von Mitarbeitern, künftig über Q-Learning. Daher wurde hinter den Dokumenten ein Autorisierungsfluss eingerichtet, beispielsweise mit Verifizierungsschritten.”

„Bei Campine wurde für jede Abteilung ein Administrator ernannt, der sich um das Einpflegen der Dokumente kümmert. Das Angenehme an dem System ist, dass man Dokumente mit allen Arten von Datenblättern und Medien verknüpfen kann, die unsere Leute wiederum verwenden können. Mit ManualMaster haben wir ein übersichtliches Dokumentenmanagementsystem, das jedem die Informationen liefert, die er zum Arbeiten braucht.
Die Suchfunktion in der Anwendung ist äußerst benutzerfreundlich. Sie bringt einen schnell und einfach zu den Dokumenten, die man braucht. Mann kann auch mit Synonymen arbeiten. Meiner Ansicht nach ist das ein starkes Tool, da so manches in der Praxis manchmal anders bezeichnet wird als im Büro.“

Das Angenehme an dem System ist, dass man Dokumente mit allen Arten von Datenblättern und Medien verknüpfen kann, die unsere Leute wiederum verwenden können.

Einfache Webformulare

Die Mitarbeiter von Campine nutzen auch intensiv das Vorfallmeldeformular (das sogenannte HSE-Formular “Safety-Health-Environment”) einschließlich der Workflows. Hierüber werden (Umwelt-)Vorfälle, Unfälle und Gefahrensituationen gemeldet. Luc: „Jeder kann mit diesem einfachen Formular Meldung machen. Dies ist eine wichtige Funktion, da wir täglich HSE-Meldungen erhalten. Die Meldungen werden jeden Morgen besprochen und über den Plan-Do-Check-Act-Zyklus weiterverfolgt. Über ManualMaster werden die Aktionen mit Mitarbeitern verknüpft, die diese dann ausführen.“

Dashboard-Aktionen

Karten mit Sicherheitshinweisen

Luc hat mit WebForms einen Notfallplan für das Unternehmen erstellt. Auch dieser Plan enthält Workflows, damit die Leute wissen, was zu tun ist und wo sie zur richtigen Zeit Informationen finden. Luc: „Mit diesem Plan werden Betriebsübungen durchgeführt. Er wird als sehr benutzerfreundlich erlebt.“

Flussdiagramm Notfallplan für einen technischen Unfall

Meldeportal

Die Meldungen gehen mit einer Beschreibung der Risiken und Risikobewertungen einher. Luc: „Sicherheit ist bei uns oberstes Gebot. Darauf achten wir sehr und das Management ist mit den erstellten WebFormularen sehr zufrieden.”

Campine verfügt über eine beeindruckende Liste von Formularen, unter anderem für:
. Beschwerden von Kunden und Lieferanten
. Audits und Auditfeststellungen
. Weiterbildungsanfragen
. Zulassung von Rohstoffen und Produkten
. Anfrage für Labortests
. Bestellungsanfragen

Formular zur Kursanfrage

Bestellformular anfordern

Luc: „Sie sind alle mit umfangreichen Flows versehen, damit die richtigen Informationen zur richtigen Zeit die richtige Person erreichen.“

Schließlich gibt es noch das Formular „Fahrradzuschuss“, das von Luc aus einem besonderen Grund erstellt wurde. „Die Grundidee ist, dass Mitarbeiter, die mit dem Fahrrad zur Arbeit kommen, eine doppelte Kilometerpauschale erhalten. Früher mussten sie auf einem Zettel angeben, wie sie gependelt sind, und auf dieser Grundlage wurde eine Berechnung erstellt. Dieser Vorgang findet nun automatisch statt. Diese CSR-Initiative trägt dazu bei, dass Menschen ManualMaster nutzen und ein gutes Gefühl dabei bekommen. Inzwischen wissen die Kollegen, wie sie uns mit Anfragen zur Erstellung von Formularen finden, die ihre Arbeit erleichtern.”

Formular zur Beantragung einer Fahrradentschädigung

Portal versorgt Kunden mit aktuellen Informationen

Die Gesetzgebung verpflichtet Campine, Kunden ein aktuelles Sicherheitsdatenblatt zur Verfügung zu stellen. Dafür wurde ein Kundenportal entwickelt, in das alle Dokumente hinterlegt werden. Luc: „Jeder Kunde hat ein persönliches Login, das ihn direkt zu den für seine Branche relevanten Dokumenten führt. Unterdessen werden diese Dokumente hinter den Kulissen innerhalb der Campine-Domäne verwaltet und aktualisiert. Sobald diese Dokumente auf aktiv gesetzt werden, erscheinen sie sofort im Portal. Kunden bekommen dann die aktuellsten Informationen.”

Luc arbeitet mit der Risikomanagementfunktion, um einen Gesamtüberblick über die Strategie-, Prozess- und Aufgabenrisikoanalysen zu erstellen. „Die verschiedenen Übersichten werden derzeit noch in Excel gespeichert. Ziel ist es, mithilfe des Risikomanagements die Analysen mit Arbeitsanweisungen zu verknüpfen. Risikomanagement wird durch die ISO-Norm zu einem wichtigen Thema. Und die Gesetzgebung, mit der wir konfrontiert sind, wird immer komplexer. Das ist eine der Qualitätsherausforderungen der Zukunft.“

Q-Learning spart Zeit

„Eine weitere Herausforderung für Campine besteht darin, ManualMaster in ein lebendiges System zu verwandeln. Also ein System, das in Bewegung ist und an dem ständig gearbeitet wird. Ich möchte vermeiden, dass ManualMaster nur verwendet wird, um Qualitätsstandards zu erfüllen.” Die Software verfügt über dieses “lebendige” Potenzial dank Funktionen wie Risikomanagement und Q-Learning. „Deshalb bauen wir mit einigen Leuten aus der Produktion ein Q-Learning-Pilotprojekt auf. Damit werden wir Menschen schulen und anleiten. Wenn wir die Leute aus dem Qualitätssystem heraus unterrichten, sparen wir enorm viel Zeit.”

Ich sehe es als Herausforderung, ManualMaster zu einem lebendigen System zu machen, zu einem System, das in Bewegung ist. Und dieses Potenzial hat es dank Funktionen wie Risikomanagement und Q-Learning.

Alle Anweisungen, Formulare, Verfahren, Spezifikationen, Prozesse und Vereinbarungen finden sich im Qualitätssystem. Das macht es zum besten Ort, um praktisches Wissen zu erwerben. Mit Q-Learning kann ein neuer Mitarbeiter sofort nach Durchlaufen eines Verfahrens getestet werden, was mit der Option gelesen und verstanden bestätigt wird. Dieses Modul macht auch sofort deutlich, wer die Experten innerhalb der Organisation zu bestimmten Themen sind.

ManualMaster als „coole“ Organisation

ManualMaster ist flexibel, effizient, zugänglich, kundenorientiert und einfach zu pflegen. Für Campine waren dies wichtige Gründe für den Erwerb der Anwendung. Jeder kann seine eigenen Ideen einbringen. Wenn man mit der Software arbeiten will, muss man im Voraus wissen, was man damit machen möchte. Dann erstellt man am besten eine Blaupause mit der Einrichtung des Systems. „Das Unternehmen Verfügt über ein leidenschaftliches Team mit einem kundenorientierten Ansatz. Man spürt, dass ein gutes Betriebsklima herrscht. Die Art und Weise, wie die CSR-Domäne betreten wird, ist nobel. Es ist ein humanes Unternehmen. Die Zusammenarbeit mit und die Unterstützung von Organisationen, die sich für sozial Benachteiligte engagieren, gefällt mir sehr.”

von Ad Killian
in Zusammenarbiet mit Maria Podsiadlo / ManualMaster