„Unsere Dokumentationsmappen mit losen Schriftstücken reichten nicht mehr aus. Das Dokumentenmanagement war recht unprofessionell organisiert.” Also machte sich Esther van Andel auf die Suche nach einem System für KBBL, das später von Eurofins übernommen wurde, um ihre Qualitätssicherung besser managen zu können. Mit ManualMaster arbeiten mittlerweile alle niederländischen Labore von Eurofins KBBL B.V., deren Geschäftsbereichsleiterin Esther ist.

Bei Qualität und Sicherheit unterstützt Eurofins seine Kunden mit einem weltweiten Wissensnetzwerk von nicht weniger als 900 Laboren und 55.000 Kollegen in 50 Ländern. Die Labore sind in den Bereichen Umwelt, Agro, Pharma, Kosmetik und Lebensmittel tätig. Sie sorgen dafür, dass die Qualität von Lebensmitteln und Wasser gewährleistet ist. Eurofins KBBL B.V. beschäftigt sich mit Lebensmitteln und verfügt über Labore in Zaandam, Enschede und Helmond. Alle Standorte müssen der ISO 17025 entsprechen: 2017.

Dashboard Eurofins

Unverzichtbarer Input zur Qualitätsverbesserung

Das Dokumentenmanagement ist nicht die einzige ManualMaster-Anwendung für das Qualitätssystem von Eurofins. Das Unternehmen verfügt über eine beeindruckende Liste von Webformularen, die mit dem ManualMaster-Modul WebForms erstellt wurden. Mit diesem Modul sammelt das sechsköpfige Qualitätsteam von Esther essentielle Daten. Die Informationen liefern dem Team einen „unverzichtbaren Input“ für die Qualitätsverbesserung der Labore. Auch die Module Risikomanagement und Q-Learning vom Team eingerichtet, um dazu beizutragen.

Leicht zugängliches System

Esther: „Unser Qualitätshandbuch ist in ManualMaster gespeichert und mit WebForms wurden diverse effiziente Webformulare erstellt. Wir werden die Q-Learning-Anwendung nutzen, um die Mitarbeiter im Hinblick auf ihre Kenntnisse und Fähigkeiten auf dem neuesten Stand zu halten. Die Anwendungen werden täglich genutzt. Vor allem von den Analysten, die ihre Formulare direkt vor Ort ausfüllen müssen. Sie erleben die Arbeit mit der Software als leicht zugänglich.“

WebForm Anhang Beschwerde

WebForm Registrierung Beschwerde

Beschwerden und Meldungen erfassen und verwalten

Das die ISO 17025-Norm widerspiegelnde Qualitätshandbuch von Eurofins KBBL wird vollständig mit ManualMaster verwaltet. Esther: „Das Handbuch enthält unsere Verfahren und Arbeitsanweisungen, anhand derer Analysen durchgeführt werden. Für die Analysen werden die Webformulare verwendet, die wiederum mit Arbeitsanweisungen verknüpft sind. Aber auch Meldungen und Beschwerden werden über die Webformulare erfasst, überwacht und nachverfolgt.”

„Mit WebForms erstellte Beschwerdeformulare helfen, interne und externe Beschwerden schnell und effektiv zu registrieren und zu bearbeiten. Die WebForms geben Aufschluss darüber, was schiefgelaufen ist. Sie helfen, Reklamationen zu verhindern und zeigen, ob der Kunde über die Bearbeitung seiner Reklamation informiert wurde.”

„Alle diese Registrierungen zusammen vervollständigen das Qualitätssystem. Die Software bietet uns ein Werkzeug, um sie zu inventarisieren und zu verwalten. Auch unsere Standards wurden mit dem System festgelegt und darin erfasst.”

WebForm Registrierung erfasste Maßnahme

Von der Ursachenanalyse bis zur Maßnahme

In den Laboren von Eurofins werden jedes Jahr Hunderte von Tests und Analysen durchgeführt. Esther: „Natürlich kann manchmal etwas schiefgehen. Auch das muss anhand der ISO 17025 erfasst werden. Zu diesem Zweck wurde das Formular „Unkontrollierte Qualität“ entwickelt.
Laboranten können anhand der Ursachenanalyse detailliert angeben, wie die Arbeitsweise verlaufen ist, was die Abweichungen gewesen sein könnten, was die grundlegende Ursache ist, welche Maßnahmen ergriffen wurden und ob der Kunde in die Korrespondenz einbezogen wurde.”

Wertvolle Inputs für Management-Reviews

„ManualMaster informiert automatisch den entsprechend Verantwortlichen über die Feststellungen, Änderungen und Anpassungen. Die Formulare können für die Personen, die sie einsehen möchten, nach allen möglichen Themen gefiltert werden.”

„Das System generiert aus den Daten automatisch Berichte, die durch Diagramme und Grafiken visuell unterstützt werden. Die Berichte zeigen den Fortschritt der ergriffenen Maßnahmen in Echtzeit. Sie liefern umfangreichen und wertvollen Input für Management-Reviews. Außerdem liefern sie einen hervorragenden Input für die Protokollierung interner Audits.”

WebForm interner Audit

Einblick in Informationen an jedem Ort

Das Qualitätsteam, das die verschiedenen Formulare für Eurofins entwickelt und zusammenstellt, ist mit dem WebForms-Modul sehr zufrieden. „Wir sind von dem, was es bietet, sehr begeistert. Als Team haben wir uns entschieden, mit einem papierlosen System zu arbeiten. Der Vorteil für uns ist, dass wir an jedem Standort auf die benötigten Informationen zugreifen können. Das ist eine angenehme Art des Arbeitens.”

„Der Trick dabei ist, die Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu begeistern. Sie können den Umgang mit Webformularen anders erleben. Trainingsprogramme bieten dann eine Lösung. Manchmal muss ihre Notwendigkeit erklärt werden.”

Visuelle Einblicke in Handbücher und Verfahren

Standards ändern sich ständig und müssen in die Organisationen eingewoben werden, was folglich wieder überprüft wird. Esther: „Damit sind wir vollauf beschäftigt. Ich bin davon überzeugt, dass uns dabei die Module Risk Management und Q-Learning helfen können, in die verschiedenste Informationsmedien wie Fotos, Illustrationen, Grafiken und Videobilder integriert werden können.”

„Handbücher und Verfahren müssen visuell transparenter gemacht werden. Wir müssen uns von ellenlang ausformulierten Arbeitsabläufen und Vorschriften befreien. Die Übertragung von Informationen kann und muss schneller, besser und durchdringender werden. Vor allem mit Blick auf die aufstrebende junge Generation, die digital schon weit vorne ist.”

Informationen visuell ansprechend gestalten

Tolle Wechselwirkung mit stimulierendem Unternehmen

Unternehmen, die mit ManualMaster loslegen möchten, sollten sich laut Esther die Frage stellen, was sie zu bieten haben und was sie den Nutzern visuell darlegen wollen. „Wichtig ist, dass man jemanden hat, dem es Spaß macht, das System zu ergründen, aufzubauen und weiterzuentwickeln. Innovationen und Investitionen in neue Entwicklungen sind heutzutage ein Muss.”

„Glücklicherweise ist ManualMaster ein stimulierendes Unternehmen, das einen dabei unterstützt. Es zeigt auf, was in der Qualitätswelt vor sich geht. Und auch, ob man noch offene Beratungsstunden hat, die man nutzen kann. ManualMaster stimuliert mich und ich wiederum stimuliere Papendrecht, indem ich erzähle, was meine Leute erleben und im System anders sehen wollen. Man bekommt eine tolle Wechselwirkung. Dazu tragen auch die Newsletter mit Tipps und Tricks und ganzjährig organisierten Wissensveranstaltungen wie die HaringParty bei.”

von Ad Killian
in Zusammenarbeit mit Ronald de Bruijne / ManualMaster