Olam International ist weltweit einer der größten Lieferanten von Kakaobohnen und -produkten, Kaffee, Baumwolle und Reis. Die europäische Vertriebsstelle für Nüsse, Gewürze und Kakao befindet sich in den Niederlanden. Unser Land verfügt über zwei Standorte, an denen Kakaobohnen zu Kakaomasse, -butter und -pulver verarbeitet werden und die als Heimathafen für das Cocoa Innovation Centre mit Forschungs- und Entwicklungsexperten dienen. Sie arbeiten an maßgeschneiderten Lösungen für Süßwaren, Gebäck, Getränke und Desserts.

Als Lebensmittelunternehmen verfügt Olam über eine umfangreiche Liste von Zertifizierungen. Das Unternehmen ist FSSC 22000, UTZ (Tropical Agricultural Products Certification) und Organic zertifiziert und erfüllt zudem Zertifizierungen für Halal- und koschere Lebensmittelprodukte. Das Labor ist nach ISO 17025 akkreditiert.

Dashboard Produktion

Einfache Zugänglichkeit und Handhabung

ManualMaster wird von der QS-Abteilung als Dokumentenmanagementsystem verwendet, das das digitale Handbuch mit Verfahren, Formularen und Webformularen mit Workflows beinhaltet. QS-Koordinator Martijn de Boer und seine Kollegen nutzen das System auch als Archiv für die Validierung von Dokumenten und das Erfassen von Schulungsmaterial.
„Das Unternehmen nutzt das Qualitätsmanagementsystem in vollem Umfang“, sagt Martijn. „ManualMaster sorgt dafür, dass Dokumente einfach und übersichtlich verwaltet werden können, wobei die Autorisierung gesichert ist. Es ist für alle Mitarbeiter leicht zugänglich und zu handhaben.”

Interne und globale Benutzer

„Das Qualitätsmanagementsystem ist über ManualMaster sowohl für interne Benutzer an unseren beiden niederländischen Standorten als auch für globale Benutzer verfügbar, für die wir ein separates Dashboard (Webportal) zur Verfügung gestellt haben. Damit reicht das System bis in die Ukraine, nach Brasilien und darüber hinaus. Auch unsere Auftragnehmer, wie externe technische Dienste, haben Zugriff auf das System. Darin finden sie die erforderlichen Genehmigungen, Vereinbarungen und Formulare. Wir sind jetzt von sehr viel Papierkram befreit.”

„Die Personalabteilung hat auch eine Untersuchung eingeleitet, um herauszufinden, was ManualMaster für sie tun kann. Die Abteilung will für die Mitarbeiter zugänglicher werden und sich besser profilieren können. Sie möchte einen visuellen Einblick in die Bedeutung und Tätigkeit der Abteilung geben. Es wird untersucht, wie und inwieweit das HR-Managementsystem angebunden werden kann. ManualMaster bietet hierfür die Möglichkeiten.”

Workflow-Strukturierung und Archivierung

Im Jahr 2020 begannen Martijn und seine Abteilung mit der Erstellung von Webformularen mit WebForms. Martijn: „Die ersten Formulare sind mit der Vertriebsabteilung von Olam verknüpft und bestehen aus Kundenanforderungsdokumenten. So kann der Vertrieb gut auf die Wünsche und Anforderungen der Kunden im Hinblick auf unsere Produkte eingehen.”

„Mithilfe der Webformulare prüfen wir, ob der Kunde das bekommt, was vereinbart wurde. Sie verleihen Olam Cocoa einen Einblick, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt einer Spezifikation zugestimmt hat, wie lange die Durchlaufzeit ist und auf wen gewartet werden muss. Es ist ein Workflow, der sich einfach strukturieren und archivieren lässt. Wir haben auch ein Formular für geänderte und neue Produkte erstellt, die wir den Kunden vorstellen möchten. Auf diese Weise wird das Management of Chance (MOC) mithilfe von ManualMaster angewendet.”

Für das Labor arbeitet Martijn an einem Antragsformular für die Erstellung von Analysen. Und „zur Bildung und Unterhaltung“ hat er ein Zeiterfassungsformular für die Betriebsfeuerwehr erstellt. Dem wurde ein Zustimmungsteil hinzugefügt.

„Wenn mehr als 5 Klicks benötigt werden, hat man verloren”

„Beim Erstellen eines WebForms ist es wichtig, dass das Formular kompakt und übersichtlich ist. Unterschiedliche Abteilungen haben unterschiedliche Wünsche und Kriterien. Bevor man sich versieht, hat man ein Formular mit einer enormen Menge an unübersichtlichen Informationen. Ein praktikables, zugängliches und kundenfreundliches Formular ist entscheidend. Wenn es mehr als 5 Klicks dauert, um dorthin zu gelangen, hat man verloren.
Zum Glück lassen sich in ManualMaster verschiedene Formulare miteinander verknüpfen. Die WebForms können auch online gestellt werden, sodass Mitarbeiter auf der ganzen Welt sie nutzen können.”

„Der effektive Einsatz von WebForms erfordert das notwendige Wissen und die nötige Routine. Das Erstellen eines gut durchdachten Webformulars erfordert Zeit und Erfahrung. Man muss sich damit auseinandersetzen und sich immer wieder damit beschäftigen. Zum Glück kann ich immer auf die Berater und das Helpdesk von ManualMaster zurückgreifen.”

Anleitungsformular für die Verwendung des elektronischen Handbuchs.

Informationen schnell und sorgfältig verfügbar

Bei Olam arbeiten rund 450 Mitarbeiter, die ManualMaster konsultieren. Martijn: „Das elektronische Handbuch wird viel genutzt. Ich habe mit ziemlich kritischen, sachlichen Kollegen zu tun und erhalte keine Beschwerden über das System. Man kann also sagen, dass alle damit zufrieden sind. Kundenaudits zeigen, dass wir unsere Informationen schnell und sorgfältig zur Verfügung haben.”

Martijn arbeitet mit seiner Qualitätsabteilung an der Bewusstseinssteigerung der Abteilungen Vertrieb, HR, Produktion, TD und Logistik in Bezug auf Lebensmittelsicherheit und Lebensmittelverteidigung. „Die Herausforderung für uns besteht darin, das Dokumentensystem so smart, fit und transparent wie möglich zu gestalten.”

„ManualMaster hört als Unternehmen genau auf unsere diesbezüglichen Wünsche und Vorstellungen. Nach ein oder zwei Releases sieht man die eingereichten Wünsche oft in der Anwendung. Auch hierüber wird man anständig informiert. Es ist gut zu sehen, dass die eigenen Verbesserungspunkte aufgegriffen werden.”

Hohe Akzeptanz

Der QS-Koordinator erlebt ManualMaster als „freundliches“ und „offenes“ Unternehmen, das sagt, was Sache ist und „ehrlich“ aufzeigt, was möglich ist und was nicht. Martijn: „Die Dinge werden nicht schöner dargestellt, als sie sind. Verfügbarkeit und Erreichbarkeit des Unternehmens sind hervorragend. Die Zusammenarbeit mit Consultant Barbara de Ruiter ist perfekt. All dies zusammen schafft ein vertrautes Gefühl und das ist uns wichtig. Auf diese Weise wird eine hohe Akzeptanz geschaffen.

Nachdenken über die Gestaltung des Systems

Martijn rät zukünftigen Benutzern, sich im Vorfeld genau zu überlegen, wie sie ihr System einrichten möchten. „Man sieht oft, dass die Leute guten Mutes loslegen, aber das gewünschte Endergebnis nicht erreicht wird. Dinge müssen im Nachhinein unnötigerweise rückgängig gemacht und angepasst werden. Dabei geht viel Zeit und Energie verloren.”
„Wenn man etwas Neues einführt, sollte man dafür sorgen, dass es sofort gut ist. Wenn man mit einem Fehler beginnt, reagieren die Leute entsprechend darauf.”

von Ad Killian
in Zusammenarbeit mit Ronald de Bruijne / ManualMaster