De ruim 30 auditors die deelnamen aan onze MasterClass Interne Audits staan weer op scherp. Kwaliteitsexperts Anita te Riet en Sascha van de Ven bestookten hen tijdens de online MasterClass met nieuwe inzichten, richtlijnen, middelen en tips; bruikbare handvatten om de kwaliteit in hun organisaties te verbeteren.
Anita en Sascha maken beiden deel uit van QAducation dat al 23 jaar cursussen voor kwaliteitszorg ontwikkelt en verzorgt. Sascha definieert het doel van een audit kort en bondig: ‘Een audit is niets meer en niets minder dan een organisatie willen verbeteren.’ Anita voegt daaraan toe: ‘Maar daarbij wordt vaak een stuk bewustwording gemist.’ Tijdens de MasterClass van onze ManualMaster Academy werden de werkzaamheden van de auditors kritisch onder de loep genomen. In kleine groepen reflecteerden de cursisten op vragen zoals: voor wie auditen we eigenlijk en waarom voeren we audits uit. Op deze manier werden de cursisten meegenomen door het auditproces en zaken als de PDCA-cyclus.
Doen alsof je niets weet
‘In de praktijk komen we op papier veel mooie auditplannen tegen, die echter niet in de organisatie worden geïmplementeerd’, aldus Sascha. ‘Je komt dan uit bij de vraag aan welke eisen een goede auditor en audit moeten voldoen.’ Ook naar het antwoord op deze vraag gingen de cursisten gezamenlijk op zoek. ‘Een goede auditor is Dom, Lui en Dakloos’, opperde deelnemer Cees Broeren tot hilariteit van andere cursisten. ‘Dom, omdat je als auditor doet alsof je niets weet. Lui omdat je anderen laat praten en zaken voor je laat invullen en dakloos omdat je met iedereen praat en eigenlijk nergens bij hoort.’
De hard- en soft skills van de auditor
In de auditwereld draait het onder meer om normkennis, vakinhoudelijke en basiskennis van de materie, ervaring en niet bang zijn om de juiste vragen te stellen, leerde de rondgang langs cursisten.
Goede opleiding en kennis zijn voor een goede auditor onontbeerlijk als hard skills. Maar je dient ook over de nodige soft skills te beschikken, zo werd duidelijk. Een auditor moet stevig in zijn schoenen staan, scherpe vragen durven te stellen, zorgen voor acceptatie in de organisatie, over sterke communicatieve vaardigheden beschikken en objectief kunnen oordelen.
Anita: ‘Je bent minstens drie jaar verder voordat je een goede audit kunt uitvoeren. We kunnen allemaal een rijbewijs halen, maar autorijden leer je pas door het te doen.’
Goed auditplan vraagt om goede voorbereiding
Om de auditors een weg te wijzen, werden ze voorzien van tips waarmee een audit tot een succes kan worden gemaakt. Anita: ‘Een goed auditplan staat of valt met goede voorbereiding. Dat kost de meeste tijd. Let ook op dat het proces wordt geaudit en niet de persoon. Een audit mag niet worden ervaren als een persoonlijke benadering. Dat is vaak een valkuil.’ De audit-tips werden uitvoerig besproken en onderbouwd door Sascha en Anita. Ook gingen ze in op zaken waar de MasterClassers tijdens hun dagelijkse werkzaamheden tegenaan lopen en vragen die ze zelf in konden brengen. Wat zet je in je auditrapport en wat niet? Hoe uitgebreid moet een audit zijn?
De laatste werd door Anita beantwoordt met: ‘Dat hangt af van hoe goed een organisatie in elkaar steekt en klachten en incidenten worden geregistreerd.’
Auditformulieren ter ondersteuning van het auditproces
In de levendige discussies en gesprekken die ontstonden, deelden de cursisten hun ideeën en ervaringen. Auditor Peter Louisse bracht daarbij te berde hoe de auditformulieren die hij samenstelt met Trevally hem erg goed van pas komen bij zijn werkzaamheden. ‘Ze ondersteunen me bij de opvolging van adviezen die ik geef.’
Meld u aan voor: Demonstratie Auditformulieren & –Rapportages
De ManualMaster Academy verzorgt 11 januari een online demonstratie Auditformulieren & -Rapportages. Accountmanager Stephan Jiskoot laat zien hoe u met Trevally formulieren en rapportages maakt en deze inzet tijdens het auditproces. Hij neemt u mee in alle aspecten van interne audits: van voorbereiding tot het uitzetten van acties. Ook toont hij hoe een auditformulier geïntegreerd kan worden met Q-Learning, Risicomanagement, uw processen en uw documenten.
Deelname aan de demo is gratis voor iedereen.
U kunt zich hier inschrijven. Het evenement vindt online plaats.
Meld u aan voor: MasterClass Risicogestuurd Auditen
Op 1 februari verzorgen Anita te Riet en Sascha van de Ven de MasterClass Interne Audits 2 – Risicogestuurd Auditen. Ze behandelen de vraag: auditen omdat het moet of om de organisatie écht verder te helpen: waar kiest u voor? Met risico gestuurd auditen tilt u audits naar een hoger niveau. U krijgt grip op de belangrijkste risico’s in uw organisatie en leert hoe u processen optimaliseert en uw organisatie vooruit helpt.
Deelname is gratis voor Academy studenten.
Bent u nog geen lid van de ManualMaster Academy dan kost de deelname € 175,- euro. U kunt zich hier inschrijven. Het evenement vindt online plaats.
