Houd de controle met incidentmanagement software

Incidenten zijn negatieve, onvoorziene gebeurtenissen. Vaak verstoren ze de normale bedrijfsvoering. De definitie van een incident kan per sector verschillen, maar iedere organisatie heeft ermee te maken. Met een ICT incident wordt meestal een verstoring van de dienstverlening bedoeld, zoals een internet- of printerstoring, terwijl met incidenten in de zorg fouten en calamiteiten worden bedoeld. Ook zaken als ongevallen zonder of met verwondingen, fouten, fraude, datalekken, cyberaanvallen, gevaarlijke situaties, bejegening, schades en rampen kunnen onder de noemer incident vallen.

Incidentmanagement is het proces gericht op het registreren, oplossen en voorkomen van incidenten. De incidentmanagementprocedure begint met het melden van een incident. Deze melding wordt toegewezen aan een bepaald persoon, die daarmee verantwoordelijk wordt gemaakt voor het oplossen en opvolgen van het incident. Het doel van deze procedure is de organisatie zo snel mogelijk weer normaal te laten functioneren. Daarnaast zijn er op basis van de registraties in het incidentmanagementsysteem trends te ontdekken, waardoor preventief maatregelen genomen kunnen worden om incidenten te voorkomen.

Zoals gezegd, begint incidentmanagement met het melden van incidenten. Daarom helpt het incidentmanagementsysteem van ManualMaster een cultuur te creëren waarin het melden van incidenten wordt aangemoedigd. Het systeem maakt het bijvoorbeeld makkelijk een incident te melden via een smartphone, tablet en PC. 

Het systeem zo ingericht, dat de meldingsbereidheid van uw werknemers wordt vergroot. Door precies de informatie te tonen die nodig is, wordt het makkelijk om incidenten te melden. Geen overbodige ballast en geen overbodige handelingen. Het melden van incidenten wordt uitnodigend en efficiënt, en werknemers ‘volgen’ automatisch hoe de melding wordt opgepakt en afgehandeld.

Het incidentmanagementsysteem van ManualMaster past zich aan naar uw organisatie. U kunt de digitale meldingsformulieren geheel naar eigen wens aanpassen met verschillende beschikbare vraagtypen, uw eigen lay-out en met uw eigen terminologie. Maak gebruik van incidentcategorieën & -prioriteiten en voorzie het systeem van logica zoals afdelings- of functiegerichte vragen.

Door koppelingen met andere systemen kunt u gegevens ophalen zoals klant-, leveranciers-, of productinformatie. Uw incidentmelding krijgt de vorm, inhoud en intelligentie die aansluit bij uw situatie. Dit resulteert in:

• Herkenbare incidentmelding
• Eliminatie van dubbel, foutgevoelig of onnodig werk
• Verhoogde meldingsbereidheid
• Efficiëntie

Geen incident(afhandeling) is gelijk. Met de incidentmanagement software van ManualMaster worden de incidentmeldingen, afhankelijk van het type (of bijvoorbeeld de prioriteit) automatisch bij de juiste persoon afgeleverd. Notificaties via e-mail met inhoudelijke incidentinformatie, worden gestuurd naar actiehouder, melder en/of verantwoordelijke(n). Afhankelijk van de keuzes in het incidentmeldingsproces kan er een onderzoek (root cause) worden toegevoegd, een risicoanalyse worden uitgevoerd, documentatie worden aangepast en kunnen er acties (CAPA’s) worden gekoppeld. Uiteraard is ook de check op effectiviteit mogelijk, waarmee de PDCA afgerond wordt.

Zo bespaart u tijd, voorkomt u fouten en verhoogt u de efficiëntie. Met ManualMaster krijgt u controle over kritische gebeurtenissen.

ManualMaster brengt al uw kwaliteitsprocessen samen op één plek. Integratie is bijvoorbeeld mogelijk door direct vanuit een proces (flowchart) door te klikken naar de incidentregistratie. Risicoinventarisaties kunnen worden meegenomen in het incidentmanagement en in rapportages kan de data van incidenten worden gecombineerd met andere data uit ManualMaster. Integratie voorkomt dubbel werk, handwerk en fouten.

Uw incidentmanagement wordt efficiënter door te integreren, de workflow te automatiseren en informatie over kwaliteitssystemen te beheren in één enkele bron.

‘Met ManualMaster is voor iedereen duidelijk waarop actie moet worden ondernomen’
‘We zochten een centrale plek om meldingen van klachten, complimenten, suggesties en verzoeken te kunnen registreren en daarbij ook de verbeteringen vast te leggen. Dat hebben we met ManualMaster voor elkaar gekregen door middel van een meld- en verbeterportaal. ManualMaster is een intuïtief programma. Alles zit op een logische plek.’