Klachtenmanagement software om uw dienstverlening te verbeteren

Bij de bewaking van kwaliteit is effectief klachtenmanagement van cruciaal belang. Met de klachtenmanagement software van ManualMaster worden klachten van klanten, leveranciers of interne medewerkers eenvoudig geregistreerd en gestructureerd bijgehouden. Daarnaast bewaakt ManualMaster de corrigerende en preventieve acties, zodat klachten in de toekomst voorkomen kunnen worden. Vanuit de centrale database kunt u de klachten analyseren, problemen opsporen en ingrijpen waar nodig. Met ons krachtige klachtenmanagementsysteem bespaart u tijd, verkrijgt u waardevolle inzichten en kunt u sturen op kwaliteit en de tevredenheid van uw klanten, leveranciers en medewerkers.

Klachtenregistratie software voor elke branche

Wat is een klacht, en wat is klachtenmanagement? Het antwoord op deze vragen is in elke bedrijfstak verschillend. Vergelijk de definitie van een klacht of klachtenmanagement in de zorg maar eens met die in de bouw of bij een producent van geneesmiddelen; in elke branche bestaan verschillende soorten klachten, die verschillende maatschappelijke en financiële consequenties hebben.

Uw bedrijfsvoering en de wetten en regels waar u aan moet voldoen maken uw klachtenmanagement uniek. Daarom is onze klachtenregistratie software open en flexibel. U start met een basis en kunt deze eenvoudig aanpassen en aanvullen. Zo stemt u het klachtenmanagement af op uw wensen, kunt u eenvoudig uw huidige werkwijze aanhouden en blijft alles in uw lay-out. De digitale registratie is herkenbaar, tijdbesparend en gebruiksvriendelijk.

Eenvoudig klachten registreren

Doordat ManualMaster in een registratie alleen de invulvelden toont die van toepassing zijn, wordt de digitale registratie efficiënt. Door vragen slim en dynamisch aan te bieden maakt u de klachtenregistratie eenvoudig en zorgt u ervoor dat de juiste data wordt verzameld.

Omdat ManualMaster geen licentie kent voor de persoon die een klacht registreert, kunt u een klachtenformulier zelfs aanbieden aan externen. Een klant of leverancier kan op deze manier eenvoudig een klacht indienen. Bijvoorbeeld via uw website en/of intranet met een laptop, PC, mobiele telefoon of tablet.

Nadat een formulier is ingevuld kunt u zaken als een risico analyse of een root cause analyse (visgraatdiagram) toevoegen. Alle aspecten die u mee wenst te nemen in uw klachtenmanagementsysteem, worden met ManualMaster eenvoudig digitaal aangeboden. Uw klachten worden door de juiste persoon in uw organisatie behandeld en alle belanghebbenden worden automatisch op de hoogte gehouden. Zo verloopt uw klachtenprocedure efficiënt en gestroomlijnd!

Effectief klachtenmanagement door een slimme workflow

De digitale registratie van een klacht resulteert automatisch in taken. Deze zijn afhankelijk van de aard van de klacht, de omvang, de prioriteit of de locatie. De klachtafhandeling komt automatisch bij de juiste personen terecht. Uw klachten zijn zo eenvoudig te volgen en via e-mails blijft de indiener en iedereen in het proces op de hoogte.

Corrigerende en preventieve acties (CAPA) worden gekoppeld aan de klacht, zodat ook die automatisch opgevolgd kunnen worden. Excellijsten, losse e-mails en handmatige opvolgsystemen zijn verleden tijd. De logische en geautomatiseerde workflow geeft u meer grip op het proces, en borgt een goede afhandeling en opvolging van uw klachten. Zo houdt u door effectief klachtenmanagement tijd over voor andere zaken!

Slimme integratie met uw kwaliteitssysteem

Opzichzelfstaande klachten komen nauwelijks voor. Er is altijd een connectie met meerdere onderdelen in uw bedrijfsvoering. ManualMaster geeft u de mogelijkheid om klachten te integreren met andere systemen. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan:

Het automatisch ophalen van gegevens van een klant of leverancier uit uw eigen registratiesystemen.
Direct aangeven welke documentatie uit uw kwaliteitsmanagementsysteem aangepast moet worden.
Ophalen van gegevens uit een risico-inventarisatie, zodat de beheersmaatregelen opnieuw onder de loep genomen kunnen worden.

Analyseren en verbeteren op basis van data

Doordat alle gegevens van uw klachtenmanagementsysteem worden opgeslagen in één centrale database kunt u eenvoudig analyses uitvoeren. Doorlooptijden, frequenties en trends bieden waardevolle informatie. U ziet direct waar ingrijpen nodig is en de informatie helpt u om klachten in de toekomst te voorkomen en de kwaliteit van uw producten en diensten te verhogen.

Omdat alles real-time in overzichten en grafieken te raadplegen is, heeft u 24/7 direct alle informatie voorhanden. Bijvoorbeeld voor een managementreview, of om snel te kunnen handelen als doelstellingen niet behaald dreigen te worden.

Wat vinden klanten van onze software voor klachtenmanagement?

‘We zochten overzicht en inzicht in handleidingen en een manier om de externe klachtenregistratie op orde te krijgen.’
Met de ManualMaster module WebForms waarmee intelligente webformulieren worden samengesteld, stuurt Reginox verschillende werkprocessen aan, zoals de klachtenregistratie van klanten. WebForms zorgt ervoor dat iedereen die het aangaat de externe klachtformulieren onder ogen krijgt, zodat er kennis van genomen kan worden. Wim Nijkamp: ‘De webformulieren werken als een speer, echt fantastisch. We kunnen met de formulieren ook gericht zoeken naar problemen en deze makkelijk analyseren.’

Lees de klantcase