Klachtenmanagement software om uw dienstverlening te verbeteren

Wat is een klacht, en wat is klachtenmanagement? Het antwoord op deze vragen is in elke bedrijfstak verschillend. Vergelijk de definitie van een klacht of klachtenmanagement in de zorg maar eens met die in de bouw of bij een producent van geneesmiddelen; in elke branche bestaan verschillende soorten klachten, die verschillende maatschappelijke en financiële consequenties hebben.

Uw bedrijfsvoering en de wetten en regels waar u aan moet voldoen maken uw klachtenmanagement uniek. Daarom is onze klachtenregistratie software open en flexibel. U start met een basis en kunt deze eenvoudig aanpassen en aanvullen. Zo stemt u het klachtenmanagement af op uw wensen, kunt u eenvoudig uw huidige werkwijze aanhouden en blijft alles in uw lay-out. De digitale registratie is herkenbaar, tijdbesparend en gebruiksvriendelijk.

De digitale registratie van een klacht resulteert automatisch in taken. Deze zijn afhankelijk van de aard van de klacht, de omvang, de prioriteit of de locatie. De klachtafhandeling komt automatisch bij de juiste personen terecht. Uw klachten zijn zo eenvoudig te volgen en via e-mails blijft de indiener en iedereen in het proces op de hoogte.

Corrigerende en preventieve acties (CAPA) worden gekoppeld aan de klacht, zodat ook die automatisch opgevolgd kunnen worden. Excellijsten, losse e-mails en handmatige opvolgsystemen zijn verleden tijd. De logische en geautomatiseerde workflow geeft u meer grip op het proces, en borgt een goede afhandeling en opvolging van uw klachten. Zo houdt u door effectief klachtenmanagement tijd over voor andere zaken!

Opzichzelfstaande klachten komen nauwelijks voor. Er is altijd een connectie met meerdere onderdelen in uw bedrijfsvoering. ManualMaster geeft u de mogelijkheid om klachten te integreren met andere systemen. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan:

• Het automatisch ophalen van gegevens van een klant of leverancier uit uw eigen registratiesystemen.
• Direct aangeven welke documentatie uit uw kwaliteitsmanagementsysteem aangepast moet worden.
• Ophalen van gegevens uit een risico-inventarisatie, zodat de beheersmaatregelen opnieuw onder de loep genomen kunnen worden.

Doordat alle gegevens van uw klachtenmanagementsysteem worden opgeslagen in één centrale database kunt u eenvoudig analyses uitvoeren. Doorlooptijden, frequenties en trends bieden waardevolle informatie. U ziet direct waar ingrijpen nodig is en de informatie helpt u om klachten in de toekomst te voorkomen en de kwaliteit van uw producten en diensten te verhogen.

Omdat alles real-time in overzichten en grafieken te raadplegen is, heeft u 24/7 direct alle informatie voorhanden. Bijvoorbeeld voor een managementreview, of om snel te kunnen handelen als doelstellingen niet behaald dreigen te worden.

‘We zochten overzicht en inzicht in handleidingen en een manier om de externe klachtenregistratie op orde te krijgen.’
Met de ManualMaster module WebForms waarmee intelligente webformulieren worden samengesteld, stuurt Reginox verschillende werkprocessen aan, zoals de klachtenregistratie van klanten. WebForms zorgt ervoor dat iedereen die het aangaat de externe klachtformulieren onder ogen krijgt, zodat er kennis van genomen kan worden. Wim Nijkamp:  ‘De webformulieren werken als een speer, echt fantastisch. We kunnen met de formulieren ook gericht zoeken naar problemen en deze makkelijk analyseren.’