Klachtenmanagement

Bij de bewaking van kwaliteit is effectief klachtenmanagement van cruciaal belang. Met ManualMaster worden klachten van klanten, leveranciers of interne medewerkers eenvoudig geregistreerd en gestructureerd bijgehouden. Daarnaast worden de corrigerende acties bewaakt en de preventieve acties kunnen klachten in de toekomst voorkomen. Alle gegevens worden opgeslagen in een centrale database. Hiervandaan kunt u de klachten analyseren, problemen opsporen en ingrijpen waar nodig. U bespaart tijd, verkrijgt waardevolle inzichten en kan sturen op de tevredenheid van uw klanten, leveranciers en medewerkers.

Als gegoten

Klachtenmanagement is voor elke bedrijfstak anders. Een ziekenhuis heeft specifieke eisen waaraan voldaan moet worden en een klacht bij een bouwonderneming of een fabrikant van geneesmiddelen kan grote (maatschappelijke/financiële) consequenties hebben.

Uw bedrijfsvoering en de wetten en regels waar u aan moet voldoen maken uw klachtenmanagement uniek. Daarom is onze software open en flexibel. U start met een basis en kunt deze eenvoudig aanpassen en aanvullen. Zo stemt u het klachtenmanagement af op uw wensen, kunt u eenvoudig uw huidige werkwijze aanhouden en blijft alles in uw lay-out. De digitale registratie is herkenbaar, tijdbesparend en gebruiksvriendelijk.

Makkelijk registreren

Doordat ManualMaster in een registratie alleen de invulvelden toont die van toepassing zijn, wordt de digitale registratie efficiënt. Door vragen slim en dynamisch aan te bieden maakt u de klachtenregistratie eenvoudig en zorgt u ervoor dat de juiste data wordt verzameld.

Omdat ManualMaster geen licentie kent voor de persoon die een klacht registreert, kunt u een klachtenformulier zelfs aanbieden aan externen. Een klant of leverancier kan op deze manier eenvoudig een klacht indienen. Bijvoorbeeld via uw website en/of intranet met een laptop, PC, mobiele telefoon of tablet.

Nadat een formulier is ingevuld kunt u zaken als een risico analyse of een root cause analyse (visgraatdiagram) toevoegen. Alle aspecten die u mee wenst te nemen in uw klachtenmanagementsysteem, worden met ManualMaster eenvoudig digitaal aangeboden. Uw klachten worden door de juiste persoon in uw organisatie behandeld en alle belanghebbenden worden automatisch op de hoogte gehouden.

Doelgerichte workflow

De digitale registratie resulteert automatisch in taken, afhankelijk van de aard van de klacht, de omvang, de prioriteit of de locatie. De klachtafhandeling komt automatisch bij de juiste personen terecht. Uw klachten zijn zo eenvoudig te volgen en via e-mails blijft de indiener en iedereen in het proces op de hoogte.

Corrigerende en preventieve acties (CAPA) worden gekoppeld aan de klacht, zodat ook die automatisch opgevolgd kunnen worden. Excellijsten, losse e-mails en handmatige opvolgsystemen zijn verleden tijd. U krijgt meer grip op het proces, borgt een goede afhandeling en opvolging van uw klachten en spaart daarmee uw tijd.

Slimme integratie

Opzichzelfstaande klachten komen nauwelijks voor. Er is altijd een connectie met meerdere onderdelen in uw bedrijfsvoering. ManualMaster geeft u de mogelijkheid om klachten te integreren met andere systemen. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan:

  • Het automatisch ophalen van gegevens van een klant of leverancier uit uw eigen registratiesystemen.
  • Direct aangeven welke documentatie uit uw kwaliteitsmanagementsysteem aangepast moet worden.
  • Ophalen van gegevens uit een risico-inventarisatie, zodat de beheersmaatregelen opnieuw onder de loep genomen kunnen worden.

Analyseren en verbeteren

Doordat alle gegevens worden opgeslagen in één centrale database kunt u eenvoudig analyses uitvoeren. Doorlooptijden, frequenties en trends geven waardevolle informatie. U ziet direct waar ingrijpen nodig is en de informatie helpt u om klachten in de toekomst te voorkomen en de kwaliteit van uw producten en diensten te verhogen.

Omdat alles real-time in overzichten en grafieken te raadplegen is, heeft u 24/7 direct alle informatie voorhanden. Bijvoorbeeld voor een managementreview, of om snel te kunnen handelen als doelstellingen niet behaald dreigen te worden.

Onze klanten

Verhalen uit de praktijk

Academy

Contact