‘Met ManualMaster worden veel meer meldingen doorgegeven’
Het Laboratorium voor Pathologie Dordrecht (PAL) is een zelfstandige dienstverlener waar weefsels en lichaamsvocht van patiënten microscopisch worden onderzocht op afwijkingen als tumoren en andere aandoeningen. Klanten van het PAL zijn ziekenhuizen in Dordrecht en Gorinchem en huisartsen uit de regio Zuid-Holland Zuid. Jaarlijks verricht het PAL ruim 60.000 onderzoeken.
Het laboratorium werkt volgens ISO 15189, een norm voor medische laboratoria die veel risicomanagement omvat. Binnen de norm moet worden aangetoond dat over risico’s is nagedacht met daaraan gekoppeld de argumentatie waarom dit wel of niet is gedaan.
Gebruik van ManualMaster
Het PAL beheert zijn kwaliteitssysteem met ManualMaster Starling. Het wordt ingezet voor compliancemanagement en om grip te krijgen op organisatiedoelstellingen en de PDCA cyclus. Het intranet is geïntegreerd in ManualMaster. (zie afb.1).
Medewerkers belanden als ze inloggen automatisch op een persoonlijk dashboard.
Afb. 1: Startpagina ManualMaster Starling
Documenten kunnen op drie manieren worden benaderd:
- via de zoekbalk
- per onderwerp via de Makkelijk zoeken tegel
- via Mijn documenten
Sander Huigen kwaliteitsmanager bij het PAL: ‘Protocollen zijn zo door onze laboranten via computer of tablet eenvoudig terug te vinden en te benaderen.’
Elke norm waaraan het PAL moet voldoen, wordt tijdens een externe audit nagelopen en beoordeeld. Doordat taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden met ManualMaster inzichtelijk zijn gemaakt, is het verrichten van een audit op de werkvloer een peulenschil.
Sander: ‘Erg handig is de offline distributiefunctie voor het versturen van documenten naar auditoren.’
WebForms voor registratie afwijkingen
Afb. 2: Opstartbord met informatie en verbeterpunten
Lean werken heeft zijn intrede gedaan bij het PAL. Een projectgroep pikt problemen op en brengt verbeteringen aan op de werkvloer door Visual Management. Dat gebeurt aan de hand van een opstartbord dat wordt voorzien van informatie en verbeterpunten. (zie afb.2).
Afb. 3: Meldingsformulier: registratie en opvolging van afwijkingen
Verbeterpunten worden via de ManualMaster module WebForms (digitale webformulieren) gemonitord en opgevolgd. Sander: ‘Wij gebruiken WebForms onder meer voor registratie van klachten en audits. (zie afb. 3).
Met WebForms zijn ook de MIP-formulieren (Melding Incidenten Patiënten) en het formulier voor Apparaatbeheer samengesteld.’
‘Veel collega’s maken gebruik van het MIP-formulier omdat het eenvoudig is in te vullen en met één druk op de knop de organisatie in wordt gestuurd.’
Ingevulde MIP’s komen terecht bij de MIP-commissie die vervolgens het formulier doorstuurt voor nader onderzoek naar oorzaak en omvang. Er wordt gemonitord op hoe herstel is ingezet en of daarmee het probleem is opgelost: check op effectiviteit van de maatregel. De complete PDCA cyclus wordt zo doorlopen. (zie afb. 4 & 5).
Afb. 4: Deel 1 MIP-formulier
Afb. 5: Deel 2 MIP-formulier
Inzicht en verbeterpunten
Afb. 6: Statistieken: klikgedrag van de medewerkers
Sander: ‘Door de toegenomen meldingsbereidheid kan een vertekend beeld ontstaan. Het lijkt alsof het door al die meldingen met het PAL slechter gaat dan ooit. Het tegendeel is waar. Er worden gewoon veel meer meldingen doorgegeven. Zelfs door het secretariaat dat aangeeft dat verkeerd materiaal is ontvangen.’
De kwaliteitsmanager ziet het als een goede ontwikkeling. Van de binnengekomen informatie die de meldingen opleveren, maakt hij binnen ManualMaster in een handomdraai overzichten. Die leveren inzichten op die leiden tot verbeterpunten. Kwaliteitsmanagement pur sang.
ManualMaster beschikt over een tool die het klikgedrag van medewerkers bijhoudt. Als protocollen en formulieren veel worden gebruikt, is het zinvol om inzage te hebben in de mate waarin dat gebeurt. Ook dat levert de kwaliteitsmanager waardevolle informatie op. (zie afb. 6).
WebForms voor Apparaatbeheer en Risicomanagement
Afb. 7: Webformulier Apparaatbeheer
ManualMaster WebForms wordt zoals gezegd door het PAL ook ingezet voor Apparaatbeheer. Een apparaat dat is aangeschaft wordt geregistreerd om vervolgens validatie, onderhoud en storingen bij te houden met een daarvoor ingericht webformulier. Met het selecteren van een afdeling toont ManualMaster in een oogopslag alle apparaten die daartoe behoren. (zie afb. 7).
Voorheen liet het PAL in het kader van Lean werken risicoanalyses uitvoeren door een externe partij. Arbeidsintensief werk waar veel tijd in ging zitten.
Sander: ‘De analyses werden niet goed geïntegreerd in onze processen en op de werkvloer werd er nauwelijks iets mee gedaan.Met de nieuwe ManualMaster functionaliteit Risicomanagement bereiken de risicoanalyses de werkvloer wél en wordt er actie op ondernomen.’
‘Risicomanagement moet een dynamisch geheel vormen binnen de organisatie. Je houdt het up to date door input van het liefst iedereen binnen de organisatie. Voordeel is dat je dan als organisatie iets moois kunt laten zien aan externe ISO-auditoren.’
