Travers, een welzijnsorganisatie met meerdere labels zoals Doomijn (kinderopvang), Hedon, (talentontwikkeling, muziek en cultuur), Travers Welzijn (verbinding van mensen) en ZwolleDoet! (vrijwilligerswerk, informele zorg en mantelzorgondersteuning) heeft kwaliteit hoog in het vaandel staan.

Jill Ignatius, manager Pedagogiek, Kwaliteit en Ontwikkeling (PKO) bij Doomijn, zegt dat ManualMaster Trevally helpt processen te stroomlijnen en te verbeteren. “ManualMaster biedt enorm veel mogelijkheden en we ontdekken nog steeds nieuwe functies die ons werk makkelijker en effectiever maken.”

Jills hart gaat sneller kloppen als het gaat om kwaliteitsmanagement. Ze geeft aan dat ManualMaster een sleutelrol speelt in het documentbeheerprocessen en de algehele kwaliteitsbewaking van de organisatie.

Over Travers

Startpagina voor de complete organisatie

Waarom heeft Travers gekozen voor ManualMaster?

Jill: “ManualMaster is voor ons dé tool om onze processen overzichtelijk te beheren en de kwaliteit van ons werk hoog te houden. Wat ik echt waardeer, is hoe gebruiksvriendelijk het systeem is voor zowel ons als het managementteam, als voor onze medewerkers. Het is een compleet systeem waarin we beleidsstukken, processchema’s, en werkwijzen eenvoudig kunnen beheren. Dat zorgt ervoor dat we altijd inzicht hebben in wat er speelt binnen de organisatie. Daarnaast kunnen we snel reageren als er iets gebeurt, wat bijvoorbeeld belangrijk is bij klachten of in het geval van incidenten.”

Hoe zet Travers webformulieren in binnen de organisatie?

Jill: “De webformulieren die we met de WebForms-module hebben gemaakt, zijn onmisbaar, vooral in onze kinderopvang. Denk aan klachtenformulieren of formulieren voor bijna-ongevallen. Deze formulieren leveren ons waardevolle informatie op, die we weer gebruiken voor rapportages richting de GGD en het Landelijk Klachtenloket voor Kinderopvang. De GGD is altijd erg tevreden over hoe wij de informatie bij hen rapporteren; we leveren elk jaar netjes en consistent dezelfde kwaliteit.”

Startpagina Doomijn

Is het samenstellen van die webformulieren een uitdaging?

Jill: “Eigenlijk niet. Mijn collega’s die verantwoordelijk zijn voor het bouwen van de formulieren, doen dat snel en creatief. Het enige waar we soms tegenaan lopen, is dat medewerkers de formulieren niet dagelijks gebruiken. Dus wanneer ze een keer een formulier moeten invullen, moeten ze soms even worden herinnerd aan hoe het werkt. Maar over het algemeen gaat dat steeds soepeler.”

Er wordt door organisaties binnen QM steeds meer waarde gehecht aan het bijspijkeren van kennis van medewerkers. Hoe gaat Travers daarmee om?

Jill: “We zijn op dit moment aan het verkennen hoe we de e-learning modules via Q-Learning kunnen inzetten voor onze medewerkers. Vooral binnen de kinderopvang en jongerenprojecten zoals Vuurkracht, waar jongeren sociale vaardigheden leren, zie ik veel potentie. We willen dat onze medewerkers duidelijk weten wat er van hen wordt verwacht, en Q-Learning is daar een krachtige tool voor.”

Startpagina Zwolle

Hoe ervaren de medewerkers van Travers het werken met ManualMaster Trevally?

Jill: “Er zijn collega’s die er helemaal weg van zijn en er zonder problemen mee werken. Maar er is ook een groep die soms wat meer begeleiding nodig heeft. Dat hoort erbij. Mijn missie is om minstens twee medewerkers per team volledig wegwijs te maken in ManualMaster Trevally, zodat zij hun collega’s kunnen ondersteunen. Het systeem is heel gebruiksvriendelijk, maar sommige collega’s hebben wat extra hulp nodig om alles eruit te halen wat erin zit.”

Wat is volgens jou de sleutel tot succesvol gebruik van kwaliteitssoftware?

Jill: “Het begint allemaal met een goede zoekfunctie. Hoe je iets beschrijft, is essentieel om informatie snel te kunnen vinden. Synoniemen gebruiken helpt daarbij enorm. Daarnaast is het belangrijk om klein te beginnen. Je moet niet meteen alles willen vastleggen, dat kan overweldigend zijn. Begin met wat mensen echt nodig hebben en zorg ervoor dat ze dat snel en makkelijk kunnen vinden.”

Hoe zie je de toekomst van Travers en ManualMaster Trevally?

Jill: “We hebben al veel bereikt met jullie software, maar er zijn nog meer mogelijkheden die we kunnen benutten. Het bedrijf achter de applicatie is erg prettig om mee samen te werken; het team denkt met ons mee en helpt ons om het systeem optimaal te gebruiken. We zouden er nog meer uit kunnen halen als we er meer tijd voor hadden. Toch ben ik ontzettend blij met wat we al hebben neergezet. Als ik ooit naar een andere organisatie overstap, zou ik ManualMaster Trevally absoluut aanbevelen.

Met ManualMaster als basis hebben we ons kwaliteitssysteem stevig in handen. De software maakt het mogelijk om risicomanagement, documentbeheer en e-learning op één plek samen te brengen, en geeft de organisatie de tools om blijvend te werken aan verbetering en ontwikkeling.”