Het eerste webformulier gemaakt met de Trevally module WebForms had zijn weg nog niet gevonden in de organisatie van BRB International B.V., of QESH Manager Hugon Philippens wist het zeker: dit smaakt naar meer. “Toen we ontdekten wat we allemaal met WebForms kunnen, volgden de formulieren zich in rap tempo op”, vertelt Hugon.

Acties uitzetten en controleren

Met webformulieren stuurt BRB International afdelingen verspreid over de hele wereld aan om de kwaliteit en veiligheid op peil te houden. Hugon: “Het grote voordeel van WebForms is dat je collega’s ermee aan kunt sporen om acties uit te voeren. Tegelijkertijd kun je controleren of deze zijn opgevolgd en wat het resultaat ervan is.”
BRB International B.V. maakt onderdeel uit van oliegigant PETRONAS. Vanuit het BRB-hoofdkantoor in Nederland worden vestigingen in Maleisië, de VS, China, Singapore en het Verenigd Koninkrijk aangestuurd.
Alle productiebedrijven maken gebruik van het Trevally basispakket waarmee zij document-, proces-, risico- en compliance management en het bouwen van webformulieren uitvoeren.

Over BRB International

Dashboard 

Snel en duidelijk overzicht en inzicht

Alle afdelingen zijn gecertificeerd op milieu- en veiligheidsgebieden. ISO-certificerende normen zijn opgeslagen in en worden beheerd met Trevally. Interne en externe auditoren kunnen zo direct aflezen welke normen zijn afgedekt en op welke manier dat is gebeurd. 
Hugon: “Ze hebben snel en duidelijk overzicht en inzicht in de informatie die ze nodig hebben voor hun werk. Aan alle procedures die in Trevally zijn vastgelegd ligt het RACI-model ten grondslag, waarmee voor iedereen duidelijk is wie welke rol en verantwoordelijkheden binnen een proces heeft.”

Documenten en autorisaties met een muisklik zichtbaar

Hugon toont hoe BRB International B.V. Trevally heeft ingericht. Aan de hand van een voor iedereen begrijpelijk dashboard, navigeert de QESH Manager moeiteloos naar de verschillende BRB-locaties en laat hij zien hoe wereldwijd met het systeem wordt gewerkt. Alle vestigingen met hun specifieke documenten en autorisaties worden zichtbaar met een muisklik.
De applicatie is zo ingericht dat medewerkers na het inloggen direct bij de voor hen bestemde documenten komen. Met een paar muisklikken zijn de medewerkers daar waar ze moeten zijn voor meertalige informatie en instructies over processen en procedures.

Rapport documenten

Een intuïtief systeem, makkelijk in gebruik

Alle BRB-medewerkers maken gebruik van Trevally, dat zijn er zo’n 400. “Ongeveer 50 medewerkers doen dat intensief”, vertelt Hugon. “De reacties van de eindgebruikers op het systeem zijn in het algemeen zeer positief. Collega’s die er veel mee werken, spreken van een intuïtief systeem dat makkelijk in gebruik is. Voor mensen met weinig systeem-/computerervaring, is het soms even zoeken voor ze zijn waar ze moeten zijn, maar ook dit loopt uiteindelijk vloeiend. Iemand die gewend is met systemen te werken, vliegt er doorheen.”

Standaardprocedure: leren omgaan met Trevally

“Bij het onboarding proces van nieuwe collega’s krijgt iedereen instructies over hoe ze met Trevally om moeten gaan, dat is standaardprocedure. En bij sommige processen worden collega’s min of meer gedwongen met de applicatie te werken, want er is gewoon niets anders om op terug te vallen: geen papieren formulieren en handboeken. Als collega’s bij ons komen met vragen over een proces of instructie, dan krijgen ze van ons de link waarmee ze hun antwoord in Trevally kunnen vinden.”

Startpagina processen

Intensief gebruik van webformulieren

BRB International B.V. beschikt over een doordacht pallet aan webformulieren, samengesteld met de module WebForms. Een greep uit de formulieren waarmee wordt gewerkt:
Actions

Voor het uitzetten en opvolgen van acties voortkomend uit andere formulieren.
NC
Voor het registreren en opvolgen van klantklachten.
5 why
Voor het uitvoeren van root cause analyses door middel van het 5 why principe.
Audit
Voor het registreren van audits.
MRB
Voor het opvolgen van acties bij kwaliteitsissues.
Audit
Voor het registreren van auditbevindingen.
Quality
Voor het registreren van kwaliteitsissues
MoC
Voor het vastleggen van veranderingen binnen de organisatie en opvolgen van de acties.
Lab request
Voor het volgen van het proces rondom aanvraag voor onze R&D afdeling.
Safety observation
Voor het vastleggen van veiligheidsrondes en de acties die daar uit komen.
Master Data Management ERP
Voor het aanvragen voor nieuwe artikelen.

Hugon: “Je ziet het, we maken intensief gebruik van WebForms voor verschillende processen. Vanuit de formulieren worden acties aangemaakt die automatisch worden doorgezet naar de collega’s in de organisatie.’’

Webfoms Homepage

Snel over informatie beschikken

Alle webformulieren vinden hun weg binnen het Master Data Management (MDM) systeem van BRB International. MDM is de discipline waarin bedrijfs- en informatietechnologieën samenwerken om de uniformiteit, nauwkeurigheid, rentmeesterschap, semantische consistentie en verantwoording van de officiële gedeelde masterdata-assets van de organisatie te garanderen. 
Hugon: “Bij het aanmaken van een nieuw product wordt MDM in werking gesteld, dat een complexe structuur kent. De complexiteit zit vooral in het feit dat veel verschillende afdelingen iets moeten zeggen over het nieuwe artikel en daarvoor data aanleveren. Die informatie wil je snel hebben en daarbij komen allerlei workflows kijken waarbij formulieren worden aangemaakt die naar de verschillende afdelingen worden verzonden. Om het complexe systeem te bouwen hebben we dankbaar gebruik gemaakt van de kennis van de ManualMaster consultants.”

Webformulieren genereren een berg aan waardevolle informatie

De informatie die via de webformulieren wordt verzameld, zorgt voor een berg aan waardevolle data. Die wordt met een druk op de knop zichtbaar gemaakt met en in Trevally. Grafieken en diagrammen worden vormgegeven met WebForms. Zo heeft BRB International B.V. organisatiebreed direct actueel inzicht in de status van formulieren, wie een proces in gang heeft gezet, welke materialen zijn aangevraagd, de hoeveelheid meldingen, door wie deze zijn gedaan en welke status een document heeft. Het management ziet precies wat er allemaal gedaan is en nog moet worden gedaan.”

ESH formulier

Waardevolle applicatie waar veel mee kan

Hugon: “Werken met WebForms gaat behoorlijk intuïtief. ManualMaster heeft daarvoor de afgelopen jaren serieuze verbeteringen doorgevoerd. Het bouwen van de webformulieren vraagt in het begin de nodige aandacht, maar als je eenmaal weet hoe het werkt en dat vaak genoeg doet, is het een waardevolle applicatie, waar je veel mee kunt. Maar let op: als je vergeet ermee te werken, kost het je weer even tijd om erin te komen.”

ISO-auditoren weten dat het in Trevally is geregeld

“Alles bij elkaar genomen, zijn we enorm tevreden over Trevally. Serieus tevreden ben ik met de organisatie ManualMaster en de manier waarop de helpdesk ons met raad en daad bijstaat. Als we bellen, wordt er direct gereageerd.”
Daarbij komt dat externe auditoren heel vrolijk worden van het systeem. Ze kunnen er alles in terugvinden en controleren. Onze ISO-auditoren vragen niet eens meer naar versiebeheer of autorisaties, ze weten dat het in Trevally is geregeld. In een oogwenk zien ze dat een audit is uitgevoerd, welke bevinding er was, welke acties zijn doorgezet en uitgevoerd. Daarmee is de audit afgesloten. Ook klanten die hier komen om te kijken hoe we te werk gaan, zijn lovend over Trevally.”

Auditproces

Efficiëntie in beheer van documentatie, systemen en processen

“ManualMaster heeft mij als QESH-Manager efficiëntie gebracht in het beheer van documentatie, systemen en processen. Het neemt werk uit handen, neem alleen al het versiebeheer van documenten en het uitzetten en opvolgen van acties. Het scheelt je veel heen en weer rennen en mailverkeer. Daarbij komt dat alle informatie terug is te vinden: wie wat heeft gedaan, wanneer en waarom. Wij hebben het systeem twee keer op de schop moeten nemen, omdat we steeds groter werden.
Nieuwe gebruikers adviseer ik daarom: bedenk eerst een goede structuur voor hoe je wilt dat het systeem voor je gaat werken.