Het wereldwijd in- en verkopen van duizenden producten stelt B&S Group voor grote uitdagingen. Om de distributie aan partijen als scheepsbevoorraders, cruisevaart, luchthavens en de blauwhelmen van de UN in goede banen te leiden, maakt de handelsonderneming gebruik van het documentmanagementsysteem ManualMaster Trevally.
“Het systeem levert mij alleen maar werkplezier op. Voor ons als afdeling betekent Trevally een enorme stap vooruit”, zegt QHSE Manager Max Geeratz.

QMS software leidt enorme goederenstroom in goede banen

De enorme goederenstroom, ISO-normen, de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) en klanten die toezien op food safety maakten dat B&S toe was aan een nieuw systeem, mappen en ordners voldeden niet meer. 
Gezocht werd naar een systeem waarmee ISO-zaken, vergunningen en certificaten kunnen worden beheerd en waarin normen, handboeken en processen in versiebeheer kunnen worden opgeslagen. Het B&S-oog viel op ManualMaster Trevally.

Overzicht en eenvoud

Max legt uit waarom: “Door met de applicatie van de handboeken per hoofdstuk zogeheten spaces te maken, kan iedereen zijn informatie snel vinden. Wat mij aanspreekt aan het systeem is de eenvoud en overzichtelijkheid. Het is betaalbaar en het communiceert met alles wat je in huis hebt. Of dat nu Word, Excel, of wat dan ook is, je sleept het er zo in. En als er iets veranderd moet worden, worden alle documenten tegelijkertijd aangepast.
Qua gebruik en onderhoud is Trevally een uitkomst. We hebben het nog nooit meegemaakt dat het systeem niet werkte. Ik ben er heel tevreden over. Het mooie van Trevally is ook dat je direct overzicht hebt van de verschillende versies en altijd het actuele document bij de hand hebt. De documenten zijn heel goed te managen.”

Max Geeratz

Over B&S Group

Max achter het dashboard van de B&S Group 

Processen aanpassen en valideren

“Collega’s moeten ontdekken wat de mogelijkheden zijn van Trevally. We willen toe naar eigen editors voor de verschillende afdelingen zoals logistiek, facilitair en HRM. Zij moeten hun eigen processen kunnen aanpassen als ze aan revisie toe zijn en deze kunnen valideren op de laatste versie.
Het proces van revisie, autorisatie en validatie verloopt bij ons vlekkeloos. Aan documenten die periodiek aangepast moeten worden, hangt een herinnering. Ze belanden automatisch bij de betrokken collega’s.”

Trevally scheelt veel tijd en irritatie

B&S-medewerkers maken volop gebruik van het documentsysteem. Max: “Het mailverkeer is sterk afgenomen. Vroeger werden we overspoeld met vragen over waar de informatie te vinden is, maar mensen zijn sinds Trevally veel meer op eigen kracht hun weg naar de informatie die ze nodig hebben aan het ontdekken. We werken nu efficiënter. . De kracht van herhaling: het mensen blijven attenderen op waar iets te halen valt, draagt bij aan de gebruiksintensiviteit.”

Rol AI in kwaliteitsmanagement

De QA-afdeling van de B&S Group maakt gebruik van AI voor het samenstellen van documenten en vertaalwerk. Ook stellen zij trainingen over ISO-onderwerpen zoals milieu en veiligheid voor het magazijnpersoneel ermee samen.
Max: “Dat is een nuttige tool. We zijn op dit moment op zoek naar entiteiten die ISO-gecertificeerd moeten worden. Alles moet vertaald worden van het Nederlands naar het Engels. In plaats van een heel nieuw handboek te maken, zou je alle informatie die je nodig hebt er in één keer uit kunnen trekken.”

Nadenken over toepassingsmogelijkheden efficiëntie

“We bevinden ons met de kwaliteitsslag die we maken in fase 1 en zijn klaar voor fase 2. Keulen en Aken zijn ook niet in één dag gebouwd. Maar binnen nu en drie jaar moeten we in de ‘mature’ fase belanden. Dat betekent dat het systeem zonder hulp van mij of mijn collega Sjoerd Aarts gevonden wordt en dat de gebruikers nadenken over de toepassingsmogelijkheden, over wat ze anders willen en wat efficiënter kan.”

Distributiecentrum B&S Group