Helwa is een internationaal opererende producent van wafels. In het Friese Hallum werken 112 medewerkers aan producten die wereldwijd worden verkocht. De frou frou en de pennywafel zijn de klassiekers uit het assortiment. Door te blijven vernieuwen zijn wafels met échte fruitvulling, glutenvrije en high prooien wafels ontstaan.

Om de kwaliteit en voedselveiligheid van haar producten te waarborgen maakt Helwa gebruik van een kwaliteitsmanagementsysteem waarbij de BRC- en IFS-normen zijn toegepast en gecertificeerd. De bakkerij moet voldoen aan verschillende klanteisen. ManualMaster geeft aan waar deze zijn geborgd. En dat heeft grote invloed op de snelheid van audits, zegt Mariëtte de Jong-Steegstra, Quality Assurance Manager bij Helwa.

Onze externe auditor wordt blij van ManualMaster en het was niet moeilijk om de leidinggevenden enthousiast te krijgen.

Na de implementatie van ManualMaster is zij direct begonnen met het invoeren van het handboek. Afdelingen en leidinggevenden checken of alle documenten nog up-to-date zijn. Ook de processtappen worden in ManualMaster geïmplementeerd. Als die operatie achter de rug is, wordt ManualMaster bij de productieafdelingen geïntroduceerd. 

Mariëtte: ‘In ons vorige systeem waren de documenten moeilijk vindbaar. Inkoop, verkoop, handboek, alles stond door elkaar. We zijn toen op zoek gegaan naar een goed handboeksysteem. Uit drie kandidaten is uiteindelijk gekozen voor ManualMaster vanwege de gebruiksvriendelijkheid van de software.’

Gebruiksvriendelijk en snelheid

Momenteel werken bij de wafelbakkerij 20 medewerkers met ManualMaster. Mariëtte: ‘Het  systeem is goed ontvangen. Collega’s zijn vooral te spreken over de gebruiksvriendelijkheid en de snelheid waarmee ze documenten kunnen opvragen. Het niet kunnen vinden van documenten was hun grootste klacht. Ook onze externe auditor wordt blij van ManualMaster en het was niet moeilijk om de leidinggevenden enthousiast te krijgen.’

‘ManualMaster heeft bij ons dus vooral het zoeken naar documenten verbeterd. Het biedt duidelijkheid voor de productieafdeling. Het is een kwestie van een zoekwoord intypen waarvan je denkt dat het in een document voorkomt en het document duikt direct op.

Productiemedewerkers kunnen zelf alles vinden en hebben mij niet meer nodig als ze een document zoeken. Het beheer van de documenten komt bij de verschillende afdelingen te liggen. Zo wordt de informatie actueel gehouden. Auditors kunnen er goed mee uit te voeten omdat er direct zicht is op de veranderingen en aanpassingen. Het scheelt mij als kwaliteitsmanager veel werk. 

Helwa maakt (nog) geen gebruik van Editors binnen haar kwaliteitssysteem. Twee Administrators, onder wie Mariëtte, passen de documenten aan op basis van het commentaar dat vanuit de organisatie via de documenten wordt aangegeven.

We gaan enorm veel tijd besparen met de implementatie van WebForms

De implementatie van de ManualMaster module WebForms (intelligente webformulieren) is de volgende stap die Mariëtte zet om het kwaliteitssysteem van Helwa te boosten. 

‘We gaan daarmee enorm veel tijd besparen. Wij doorlopen verschillende controles op het gebied van onder andere hygiëne, beveiliging, productkeuring en Food defense. Formulieren die we daarvoor gebruiken gaan we in WebForms zetten. Het proces verloopt nu nog omslachtig. Als we een hygiëne-inspectieronde hebben, printen we de formulieren die we nodig hebben uit en moet na de ronde te hebben gelopen alles in Excel worden ingevuld wat vervolgens moet worden rondgestuurd. Ook bij productkeuringen schrijven we eerst alle informatie op en typen we de gegevens vervolgens in Excel. Het gaat ons veel tijd schelen als dat in één keer via ManualMaster WebForms kan.’ 

Overzicht in klachten, klanteisen en blokkades

WebForms biedt een print layout waarbij automatisch foto’s en afbeeldingen worden toegevoegd. Momenteel loopt het kwaliteitsmanagement bij Helwa via vaste computers. Het is de bedoeling dat de medewerkers met de invoering van WebForms worden voorzien van tablets om werkzaamheden op locatie te vergemakkelijken.

Mariëtte: ‘WebForms gaat ons daarnaast ook helpen bij het overzicht van klachten en blokkades. We hebben als klanteis dat jaarlijks twee management reviews moeten plaatsvinden. Met het bij elkaar zoeken van de klachten, blokkades, controlelijsten checken en het bestuderen van voedingswaarde-analyses ben ik twee dagen bezig. Daarbij komen de rapportbesprekingen met het managementteam en de audit. Deze hele workflow verricht je in ManualMaster met één druk op de knop. Een managementreview, waarmee het management direct inzicht heeft in wat er gebeurt in de organisaties, is zo samengesteld.’
WebForms biedt Helwa ook de mogelijkheid om Management of Change (MoC)-formulieren samen te stellen. De kwaliteitsmanager is zeker van plan daar haar licht over te laten schijnen.

Documenten tegelijkertijd aanpassen

Qua  kwaliteitsmanagement liggen er voor Helwa diverse uitdagingen in het verschiet, zoals de implementatie van de nieuwe IFS. Mariëtte: ‘Met ManualMaster is dat zo geregeld. Je kijkt welke eisen er zijn veranderd, die zeef je uit de documenten en met ManualMaster worden deze eenvoudig in één keer overal aangepast. Met het systeem creëren we ook goed overzicht in de vele klanteisen die er zijn. Zaken worden voor de productieafdelingen concreter gemaakt, omdat we met ManualMaster aan kunnen geven waarom we iets doen of laten.’ 

Het bijzondere van ManualMaster is dat het kwaliteitsmanagement simpel en gemakkelijk maakt

De implementatie van ManualMaster verliep bij Helwa deels online en deels live. De voorkeur van Mariëtte gaat uit naar live consultancy, maar Covid besliste anders. ‘Online werkt afstandelijker. Je kunt elkaar niet aan kijken en je geeft niet zomaar even je muis over. Online ben je continu serieus bezig met wat  op het beeldscherm gebeurt. Bij elkaar zitten werkt meer ontspannen en heb je ook over luchtige onderwerpen als het weer. Dat is beter voor het contact. Niettemin verliep het proces vlekkeloos.’

‘Het bijzondere van ManualMaster is dat het kwaliteitsmanagement simpel en gemakkelijk maakt. Dat hoor ik ook terug van gebruikersgroep. Je kunt je eigen dashboard inrichten en daar aangeven wat je nodig hebt. Documenten kunnen als favoriet worden neergezet, zodat je snel bij het document belandt dat je elke dag gebruikt. Voor Helwa reden genoeg om met ManualMaster te werken en aan te bevelen.’

geschreven door Ad Killian

Over Helwa