Marjolein Delleman, beleidsmedewerker kwaliteit ontwikkeling en advies bij Kober Kinderopvang, raakt niet uitgepraat over de voordelen en mogelijkheden die het werken met ManualMaster Trevally biedt. De inzichten die met de applicatie worden gegenereerd, leveren haar waardevolle informatie op waarmee de organisatie direct kan inspelen op trends.
‘We kunnen hierdoor de veiligheid van de kinderen die we dagelijks onder onze hoede hebben steeds beter waarborgen en snel inhaken op de wensen van klanten en medewerkers. Onze interne auditoren die met webformulieren van ManualMaster werken, zijn heel goed te spreken over het systeem.’

Kober is een maatschappelijke organisatie voor kinderopvang in de regio West-Brabant. Verspreid over 200 locaties zetten 1.400 medewerkers zich in voor opvang, welzijn en ontwikkeling van baby’s, kleuters, peuters en scholieren. Dagelijks maken ze gebruik van de documenten en formulieren die met ManualMaster Trevally  worden beheerd en zijn gemaakt.

Documenten snel en eenvoudig binnen handbereik

Het managementsysteem biedt de organisatie inzicht en overzicht in de vele kwaliteitseisen die worden gesteld met de Wet Innovatie en Kwaliteit in de Kinderopvang (IKK). In de wet zijn zaken als de veiligheid van de kinderen, locaties en medewerkers vastgelegd, maar ook het risicobeheer, de groepsgrootte, het aantal medewerkers dat mag worden ingezet, de lengte van hun pauzes, materiaalgebruik, de screening van medewerkers, en de hygiënemaatregelen.
‘Je kun het zo gek niet bedenken’, zegt Marjolein. ‘Met ManualMaster Trevally tillen onze medewerkers snel en eenvoudig de documenten en formulieren boven water die zij voor hun werkzaamheden nodig hebben. We maken heel veel gebruik maken van synoniemen. De vele zoektermen leiden met ManualMaster Trevally altijd tot het gewenste resultaat.’

Over Kober

Dashboard kwaliteit 

Zekerheid dat documenten worden gelezen

Om ervoor te zorgen dat documenten ook daadwerkelijk worden gelezen, werkt Kober met een cyclus. Elke twee maanden wordt een lijst met documenten samengesteld.
‘De lijst moet tijdens de teamvergaderingen op de verschillende locaties worden besproken’, legt Marjolein uit. ‘We gaan uit van de kracht van herhaling. Op deze manier weten we zeker dat documenten bij iedereen onder de aandacht blijven. We bespreken  vooral documenten die gaan over risico’s, veiligheid en gezondheid.’

Quiz trekt medewerkers het kwaliteitshandboek in

‘Over de diverse onderwerpen hebben we een quiz gemaakt. Antwoorden op de vragen die daarin worden gesteld, kunnen in het handboek worden opgezocht. Ons kwaliteitshandboek bevat ook formulieren die nodig zijn om werkzaamheden uit te voeren. Alle medewerkers maken zodoende regelmatig gebruik van de documenten.’

Zoektegels kwaliteitshandboek 

Inzet bij inwerktraject

Voor nieuwkomers wordt via intranet met ManualMaster Trevally een onboarding traject uitgezet. Daarmee worden nieuwe collega’s aangezet om in het handboek de informatie te lezen die nodig is voor het uitoefenen van hun functie.
Marjolein: ‘Ook hier dus een directe link naar het handboek. We koppelen een leesbevestiging aan het traject zodat we zeker weten dat de informatie is geland. Als het traject aanslaat, kijken we hoe we de al in dienst zijnde collega’s nog meer kunnen aanzetten tot het gebruik van documenten en formulieren.’

Hoge meldingsbereidheid en waardevolle informatie

ManualMaster Trevally biedt Kober Kinderopvang meer dan alleen het documenteren en vastleggen van kwaliteitseisen en werkinstructies. Marjolein heeft samen met haar collega Eszter en een Trevally-consultant met de module WebForms formulieren gemaakt waarmee incidenten en ongevallen kunnen worden gemeld. Daarmee monitort Kober scherp en intensief wat er op de kinderopvanglocaties gaande is.

Marjolein: ‘Het zijn overzichtelijke en toegankelijke formulieren. Voorheen moesten medewerkers formulieren downloaden, invullen, kopiëren, printen, opslaan en naar ons toe sturen. Dat proces – tot en met de jaarlijkse analyse – nam per formulier wel 20 minuten in beslag. Dankzij ManualMaster bereiken de ingevulde formulieren ons nu met een druk op de knop in slechts 5 minuten. Dat kan via computer, laptop, tablet of telefoon. Tel uit je winst. De gebruiksvriendelijkheid van de formulieren zorgt voor een hoge meldingsbereidheid en de data levert ons waardevolle informatie op voor verbeterprocessen.’

Dashboard ongevallen

Zoeken in het handboek

Met een paar muisklikken worden de acties uitgezet


Als de ongevallen- en incidentformulieren bij de kwaliteitsafdeling belanden, worden ze gekwalificeerd op calamiteit, verwijtbaarheid, soort ongeval. Vervolgens worden met een paar muisklikken acties uitgezet.
Meldt een locatiemanager een calamiteit, dan verschijnen er binnen het formulier automatisch opvolgvragen zoals ‘Is het beleid gevolgd en is de regiomanager geïnformeerd?’
Niemand heeft problemen met het invullen van de formulieren. Marjolein: ‘Medewerkers zien dat het goed werkt en zijn er erg blij mee.’

Interne audits met tijdbesparend formulier


Kober heeft met ManualMaster Trevally ook haar interne audits ingericht. Voor de auditoren is een overzichtelijk en effectief formulier gebouwd. ‘Ook daaruit genereren we trends en waardevolle informatie waarmee we verbeteringen in de organisatie doorvoeren’, aldus Marjolein. ‘De interne audits zijn gebaseerd op veiligheid en gezondheid (de eigen werkinstructies) en onze ambities, (de Koberkoers). Het eerste audittype wordt dan gezien als een gesloten conformerende audit en het laatste beschouwen we als een open waarderende audit. Onze auditoren zijn enthousiast over het systeem. Aan het eind van hun gesprekken hoeven ze alleen maar op de knop te drukken en hun formulieren worden direct verzonden. Voorheen waren ze veel tijd kwijt met het aanmaken van bestanden en het uittypen van verslagen.’

Spaces

Het hele jaar door meningen, ideeën en opmerkingen peilen

‘We hebben met onze formulieren goede sier kunnen maken binnen Kober en goede reclame voor het werken met WebForms. Er zijn veel meer processen en thema’s te bedenken die we aan kunnen sturen met webformulieren. We merken dat medewerkers daar ook voor open staan.’

Kober voert nu nog één keer per jaar een grootschalig klantonderzoek uit waarmee klachten, meningen, opmerkingen en ideeën worden gepeild. Dat gebeurt via de website.
Marjolein: ‘We onderzoeken hoe we met Trevally doorlopend klantsignalen op de locaties kunnen inventariseren. Om zo het hele jaar door snel in te spelen op trends en verbeteringen door te voeren.’

Marjolein zou graag zien dat klanten direct in kunnen loggen om hun ervaringen met de kinderopvang te delen. ‘Om zo nog meer op eenvoudige wijze nuttige informatie te genereren waarmee je overzichtelijke rapportages kunt maken. Het zou ook mooi zijn als ManualMaster geïntegreerd kan worden met de andere systemen waarmee we werken. Maar dat ligt heel gevoelig gezien de wet- en regelgeving omtrent persoonsregistraties.’

Het bouwen van formulieren levert werkplezier op

Het samenstellen van de webformulieren, levert Marjolein en haar collega Eszter geen problemen op. ‘Alleen maar meer werkplezier’, zegt ze. ‘Het inrichten van de formulieren en het toepassen van de nodige logica is leuk werk om over na te denken en te doen. Het is een kwestie van verbanden leggen en er mee aan de gang gaan. Als je een beetje kwaliteitsmanagement minded bent, is een formulier zo in elkaar gezet.’

Een programma van wensen en eisen

Organisaties die de aanschaf van een kwaliteitssysteem overwegen, adviseert Marjolein vooraf een goed programma van wensen en eisen op te stellen.
‘Dat geldt natuurlijk voor elke applicatie. Vraag je af wat je met het systeem wilt en wat het moet kunnen. Kijk vervolgens welk systeem het beste bij je organisatie past. Als je voor Trevally kiest, volg dan de trainingen en werk er vooral veel mee. Op die manier leer je de applicatie en de mogelijkheden kennen en maak je het jezelf makkelijk.’