“Risk comes from not knowing what you’re doing.” Hoewel deze woorden van Warren Buffett hun origine vinden in de investeringswereld, is er niets minder waar voor een veilige en hoogwaardige bedrijfsvoering. In diverse sectoren, zoals de voedingsindustrie, is het belang van risicobeperking van onschatbare waarde.
Dit belang komt voornamelijk naar voren bij het waarborgen van zowel productkwaliteit als de veiligheid van alle betrokken partijen. Het streven naar een sterke bedrijfsvoering gaat dan ook hand in hand met kwaliteitsmanagement. Fred Vahlkamp, oprichter van ManualMaster, deelt zijn kijk op het belang van een sterke risicoanalyse bij het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem.
Mogelijke gevolgen van risico’s
“Steeds meer bedrijven, met name in de voedingsindustrie, ontwerpen hun kwaliteitsmanagementsysteem op basis van een risicoanalyse”, vertelt Fred. Hierbij wordt gekeken naar twee elementen. Ten eerste wordt er in beeld gebracht welke risico’s realistisch en veelvoorkomend zijn in de organisatie. De regelmaat waarmee moeilijke situaties zich voordoen in organisaties kan zelfs binnen één productcategorie uiteenlopend zijn: Waar een kleinschalige melkveehouder zich minder zorgen hoeft te maken over kruisbesmetting met bijvoorbeeld noten, kan dit risico groter zijn voor een grootschalige producent die verschillende voedselwaren afkomstig van diverse bronnen verwerkt op een locatie.
Ten tweede wordt er gekeken naar de mogelijke gevolgen van alle risico’s. Als de impact van een gebeurtenis catastrofaal kan zijn, maar de kans erop minimaal, dan moet dit afgewogen worden tijdens het opstellen van de risicoanalyse. Zo wordt het gewicht van verschillende risicofactoren met elkaar vergeleken tot een risicoanalyse, wat vaak een fundament vormt voor een kwaliteitsmanagementsysteem.
Paradoxale situaties
Deze systemen worden echter niet enkel gebaseerd op de aanwezige kansen of de impact van diverse risico’s. Wet- en regelgeving is vaak een van de factoren bij het maken van beslissingen omtrent kwaliteit en risicobeheer. Dit kan soms leiden tot paradoxale situaties, met als voorbeeld een anekdote uit de conservenindustrie waar medewerkers verplicht kapjes op de werkvloer moesten dragen. “Ik was in gesprek met een van onze klanten die zijn ervaringen met mij deelde”, vertelt Fred. “Hij zei: ‘Probeer nou maar eens een haar te krijgen in een potje wat al is afgesloten.”
Ondanks een schijnbaar ontbreken aan logica in de situatie, bepaalt de regelgeving dat men zich ook in dat onderdeel van de toeleveringsketen moet houden aan overkoepelende regels voor de voedingsindustrie. Deze situatie benadrukt het belang van een eigen risicoanalyse bovenop de voorgeschreven standaarden. Enerzijds is een sterk inzicht in de eigen risico’s van een organisatie noodzakelijk om in te kunnen schatten welke landelijke regels extra aandacht vereisen op de werkvloer, maar anderzijds ook om eigen blinde vlekken in kaart te brengen, ook als deze afwijken van de vereisten gesteld door de overheid.
Blijf dicht bij de bedrijfsvoering
Er zijn diverse systemen beschikbaar op de markt om organisaties te helpen bij het opstellen van een doeltreffende risicoanalyse, wat op zijn beurt weer leidt tot een kwaliteitsmanagementsysteem gebaseerd op relevante vraagstukken. Dit kan bijvoorbeeld middels een eenmalige analyse waarbij een externe partij meekijkt naar mogelijke verbeterpunten in een al dan niet bestaand rapport. Ook is er een mogelijkheid tot een langdurige samenwerking met een externe partij waarbij de risicoanalyse de eerste stap is, gevolgd door een begeleide opstelling van een passend kwaliteitsmanagementsysteem en doorlopende ondersteuning hierbij.
Ongeacht van de manier waarop een dergelijk systeem tot stand komt in een organisatie, is de conclusie van Fred duidelijk: “Waar je naar zou moeten streven, is het bouwen van een goede risicoanalyse en kwaliteitsmanagementsysteem waarbij je heel dicht op je bedrijfsvoering blijft zitten en je niet alleen door wet- en regelgeving laat sturen. Dat is de uitdaging waar je voor staat.”
