Slaat het schrijven van procedures en instructies met de spectaculaire opkomst van Artificial Intelligence (AI) definitief een nieuwe weg in? En komt de AI-applicatie ChatGPT, dat supersnel teksten genereert, de kwaliteit daarvan ten goede? Tekstschrijver Ger Dreijer ziet het als een welkome aanvulling en nuttige tool. Maar let op, er zitten ook haken en ogen aan!
Ger legde de voor- en nadelen van het gebruik van ChatGPT haarfijn uit tijdens zijn online masterclass Klinkend klare kwaliteitsdocumenten schrijven, waar zich ruim 30 kwaliteitsprofessionals voor hadden ingeschreven. Ook stond hij uitvoerig stil bij het belang van begrijpelijke teksten en hoe je die schrijft. “Wet- en regelgeving verplicht de kwaliteitswereld duidelijke procedures te schrijven of werkwijzen te omschrijven. Mensen moeten richtlijnen goed kunnen uitvoeren, anders ontstaan er ongelukken.” Het wordt dus steeds belangrijker om kennis uit kwaliteitssystemen op te halen. ManualMaster maakt dit onder andere makkelijker dankzij de module Q-Learning, waar de begrijpelijke teksten gebruikt kunnen worden bij het leerproces of als naslagwerk.
Maak hapklare brokken tekst met aansprekende titels
Ger: “Bij het schrijven van een goede tekst draait het om goed inzicht in hoe mensen procedures en instructies lezen. Dat doen ze taakgericht, selectief en scannend. De kunst is op dat leesgedrag in te spelen. Maak van je tekst daarom hapklare brokken met aansprekende titels, tussenkoppen en opsommingen. Schrijf in begrijpelijke taal en vermijd moeilijke woorden. Laat illustraties en schema’s je tekst ondersteunen. Besef dat hoe korter de zinnen en tekst, hoe beter.
Houd goed voor ogen wat het doel van je tekst is en wie je doelgroep is. Zijn dat wetenschappers of praktisch opgeleide procesoperators van buitenlandse afkomst? Weet dat ook de eerste groep het prettiger vindt als ze begrijpelijke teksten krijgen voorgeschoteld in plaats van ingewikkeld vakjargon. Schrijf zoals je spreekt en maak het de lezer zo makkelijk mogelijk door bijvoorbeeld een aanklikbare inhoudsopgave bovenaan je tekst te plaatsen.”
Tijdens de MasterClass demonstreerde Ger wat ChatGPT je kan opleveren op het gebied van het samenstellen van handboeken en procedures. Aan de chatbot stelde hij de vraag “Hoe kun je me helpen met het schrijven van kwaliteitshandboeken en procedures?”
Het leverde hem het volgende antwoord op:
- Ik kan je voorzien van voorbeelden van kwaliteitshandboeken en procedures.
- Ik kan je helpen bij het formuleren van specifieke zinnen en paragrafen, zodat je de juiste terminologie gebruikt.
- Ik kan je helpen met het formuleren van beleidslijnen.
- Ik kan je helpen met het bepalen van de juiste structuur van je documenten.
- Feedback geven op het document dat je hebt geschreven.
Vervolgens droeg Ger ChatGPT op een handleiding te schrijven voor professionele deegkneedmachine. Direct rolde er een aantal bruikbare instructies uit.
Niet alle informatie klopt
ChatGPT, de AI gedreven chatbot, maakt een stormachtige ontwikkeling door. De vraag dringt zich op of we onze kwaliteitsdocumenten, procedures en instructies nog zelf moeten componeren of dit kunnen overlaten aan ChatGPT.
“Het is een gebruiksvriendelijke en toegankelijke tool. Je vult een vraag in en de applicatie komt supersnel met een antwoord. Maar pas op, de tekst hoef niet waar te zijn. Wees je daarvan bewust’, waarschuwt Ger. Gebruik je het voor informatievergaring, dan zal je die informatie moeten controleren via bronnen als Google en Bing. Daarbij komt dat ChatGPT tot nu toe beschikt over kennis tot september 2021. De meest actuele informatie gaat dus aan de tool voorbij.”
Zorg voor goede instructies
Je kunt ChatGPT een doel en eigen schrijfstijl meegeven door aan te geven dat de applicatie zich moet gedragen als een professionele handboekschrijver, of de opdracht geven om in een bepaalde rol te kruipen. Je kunt de schrijftool aanpassen aan je eigen werksituatie. Zorg wel voor een goed omschreven instructie (prompt), want een slechte instructie levert slecht materiaal op.
Ger beschouwt ChatGPT als een stagiair die veel lijkt te weten. “Gebruik het als inspiratiebron, om teksten te redigeren en te controleren, maar check en dubbelcheck altijd zelf. Zie het als een handige tool die je op weg helpt, maar zorg ervoor dat je de regie in handen houdt zodat inhoudelijke missers je bespaard blijven. En wees je er ook van bewust dat informatie die je er in stopt door ChatGPT wordt doorgespeeld aan andere partijen. Apple, Samsung en banken vrezen inmiddels voor het weglekken van het bedrijfsgeheimen.”
