Kwaliteitsprofessionals werkzaam binnen de overheid, voedingsindustrie en zorg bogen zich tijdens onze Summer School over de zin en onzin van een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS).
Onze Summer Schoolcursus is een inhoudelijk en leerzaam event, waarin gevarieerde onderwerpen aan bod komen. De thema’ s die de revue passeren, worden mede door de deelnemers bepaald. Zij gaan met elkaar in gesprek en discussie om samen te zoeken naar antwoorden. Kennisuitwisseling is daarbij het leidend motief.
Aan de hand van praktijkvoorbeelden verwerven zij inzicht in de diverse mogelijkheden en het inrichten van een KMS, waarmee je ervoor zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste persoon aanwezig is.
Waarom hebben we een kwaliteitssysteem?
Een van de cruciale vragen waarmee cursusleider Ronald de Bruijne de cursisten confronteerde luidde: Waarom hebben we eigenlijk een KMS? Kwaliteitsfunctionarissen vinden het vaak lastig om hierop een helder antwoord te formuleren.
De één ziet het KMS als een middel om uniformiteit in de werkzaamheden te creëren, de ander om nieuwe medewerkers op het juiste spoor te krijgen of om een audit te realiseren. Waar ze het allemaal over eens zijn, is dat een KMS een uitstekend middel is om grip te krijgen op de organisatiedoelstellingen.
De Summer School bracht verder aan het licht dat veel kwaliteitsexperts worstelen met het creëren van draagvlak in de organisatie voor de implementatie het KMS. Processen worden via een KMS beschreven en gedeeld met de organisatie, maar alle collega’s zover krijgen dat ze er daadwerkelijk mee aan de slag gaan, is een ander en vaak moeizaam verhaal.
Kwaliteitsfunctionarissen zien te veel verantwoordelijkheid op zich afkomen voor zaken die in hun ogen eigenlijk op het bord van het management horen te liggen. Ze vragen zich af hoe je een managementteam mee krijgt. Het leidde tot uitvoerige discussies over de soft controle – het gedrag van mensen – en hoe daarmee om te gaan.
Eigenaarschap creëren
De oplossing voor het meekrijgen van de organisatie in kwaliteitsmanagement ligt volgens Ronald de Bruijne bij het vaststellen van eigenaarschap. ‘Als het bijvoorbeeld gaat over risicomanagement, dan moeten alle medewerkers zich verantwoordelijk voelen voor de risico’s in de organisatie. Dat mag niet worden overgelaten aan alleen de kwaliteitsmanager.’
‘Je kunt dat verantwoordelijkheidsbesef bereiken door processen te beschrijven met de mensen die er dagelijks bij betrokken zijn. Ga met ze aan de slag en vraag je hardop af: Wat doen we nu eigenlijk? Eén van de Summer School-cursisten vatte het omgaan met risico’s treffend en krachtig samen: ‘Shit happens, deal with it.’  Er is al veel gewonnen als je ervoor zorgt dat de meldingsbereidheid in de organisatie op orde is.’
Dankbaar gebruik kennisdeling
De deelnemers ervoeren de Summer School als zinvol. Er ontstond een sfeer waarin iedereen actief betrokken raakte en de verschillende opvattingen de discussies verrijkten. Deelnemers hielpen elkaar waar nodig en de meer gevorderde ManualMaster-gebruikers legden uit hoe zij hun systemen inrichten en beheren.
Van de kennisdeling werd dankbaar gebruikgemaakt. Het leidde tot de reactie: ‘Bedankt voor deze workshop. Het was erg interessant om te horen waar andere organisaties en  kwaliteitsmedewerkers tegenaan lopen en wat een KMS voor je organisatie kan betekenen.’
geschreven door Ad Killian
