Vanwege grote belangstelling vervolgen we dinsdag 1 oktober onze MasterClass-serie Klinkend Klare Kwaliteitsdocumenten schrijven. De cursus is bedoeld voor iedereen in de kwaliteitswereld die zich bezighoudt met het schijven van werkinstructies, handboeken, protocollen en processen.
Onze taalbeheersing laat te wensen over
De eerste afleveringen van onze schrijfcursus werden druk bezocht door kwaliteitsmedewerkers uit verschillende branches. Tekstschrijver en trainer Ger Dreijer verzorgt de webinar. Hij vertelt waaraan Klinkend Klare Kwaliteitsdocumenten moeten voldoen, over de noodzaak van een goed leesbaar document en hoe het komt dat het niet zo best is gesteld met onze taalbeheersing.
Communiceren in vakjargon
“Het schrijven van kwaliteitsdocumenten is voor veel mensen lastig. De experts die de stukken schrijven willen er vaak zoveel mogelijk informatie in kwijt. Liefst met alle details, zonder zich rekenschap te geven van het doel van hun tekst en zich af te vragen voor wie ze eigenlijk schrijven.
Vaak kennen ze de mensen die hun stukken moeten lezen niet; weten weinig of niets van hun achtergrond en kennisniveau. Ze communiceren in vakjargon waar de werkvloer soms weinig van begrijpt. Zinnen zijn vaak te lang en te ingewikkeld, doordat in schrijfmodus het taalgebruik opeens heel formeel wordt.”
Taalonderwijs rammelt
Hoe komt dat?
“Op school leer je nog nauwelijks hoe je je gedachten goed op papier zet. Op zijn zachtst gezegd, rammelt het Nederlandse taalonderwijs, het is gewoon niet goed genoeg.
De schrijfcultuur onder jongeren is daarnaast drastisch veranderd. We leven in een tijd van soundbites en kort en krachtig appen, wat ten koste gaat van goed formuleren.”
Experts moeten vertaalslag maken, dat maakt het ingewikkeld
Als mensen een stuk gaan schrijven, maken ze dat vaak ingewikkelder dan nodig, meent Ger. “Wat je uitspreekt, is direct weer weg. Wat je opschrijft, ligt vast. Het taalgebruik wordt dan opeens formeel, wollig en daarmee onduidelijk. “Het is voor een expert ook moeilijk om de vertaalslag te maken naar de werkvloer. Je bent gewend om op een bepaalde manier te communiceren.”
Bedenk dat teksten zijn bedoeld voor collega’s op de werkvloer en niet voor je vakgenoten.
Zo min mogelijk nadenken
Teksten van kwaliteitsdocumenten moeten helder en duidelijk zijn. Ger: “Het gaat in de kwaliteitswereld over zaken als veiligheid, efficiency en kwaliteit van processen. Worden teksten niet goed begrepen, dan kan dat zelfs tot ongelukken leiden. Mensen op de werkvloer moeten precies begrijpen waar het over gaat. De tekst moet ‘klinkend klaar’ zijn. De lezer wil zo min mogelijk over de tekst zelf hoeven na te denken. Anders gaat de boodschap verloren. Of hij leest hem niet eens”
Wat is nu een goede tekst?
Ger: “Daar wordt al jaren onderzoek naar gedaan. Het leidde tot begrijpelijkheidsmetingen en de verschillende taalniveaus , waarvan B1 wel de bekendste is. In de jaren 40 bedacht Rudolf Flesch een leesbaarheidsformule, gebaseerd op aantal woorden, lengte van zinnen en lettergrepen van woorden. Een beperkte visie, want zins- en woordlengte bepalen maar voor een deel de moeilijkheidsgraad van een tekst. Structuur, hoogfrequente woorden en zinsbouw hebben ook invloed, om maar wat te noemen.
Die formule zie je nu opmerkelijk genoeg terugkeren in bijvoorbeeld de applicatie Yoast, een plugin voor het content managementsystemen WordPress.
In de jaren 80 volgde een standaard voor Engelstalige handboeken en procedures in de vliegtuigindustrie, het zogeheten Simplified Technical English (STE). Onder meer Fokker en Boeing gingen ermee aan de slag. Inmiddels gebruiken ook andere technische sectoren deze taalstandaard. Ik ken nog geen Nederlandse versie. Wel vind je veel algemeen bekende Nederlandse schrijfadviezen in STE terug.”
Kan ChatGTP een rol spelen bij het opstellen van een goede tekst?
Ger: “ChatGTP noemde ik vorig jaar nog een goede stagiair, die je met de juiste instructies werk uit handen neemt. We zijn een jaar verder en nu vind ik het een goede assistent voor schrijfwerk. Ik vind het beter geworden. Maar een tovermiddel is het niet. Belangrijk is hoe je het instrueert. Je hebt gedegen kennis nodig van het schrijfproces om het de juiste instructies te geven. En dan nog is de stijl niet geweldig. Je moet blijven schaven. Bovendien mist het de menselijke eigenschappen als creativiteit en intuïtie. Ook die spelen een rol bij goede teksten.”
Blijf aan het stuur zitten
“Maak je gebruik van ChatGTP, blijf dan vooral aan het stuur zitten. Ik vergelijk het met rijden in een Tesla. Daarin zit een autopilot, maar het is verboden die autopilot zelf zijn gang te laten gaan. Je moet nog steeds een rijbewijs hebben en om de zoveel minuten het stuur beetpakken, anders gaat het alarm af. Je kunt er dus niet volledig op vertrouwen. Zo is het ook met Chat GTP. Schrijf je slechte instructies (prompts) dan bakt ChatGTP er geen jota van.”
Veiligheid, privacy en bedrijfsgevoelige informatie
“AI moet je heel goed blijven controleren, zowel op inhoud als op taal. Met de spelling gaat het zelden mis, maar de schrijfstijl is niet geweldig.
Daarnaast kleven aan openbaar toegankelijke AI, zoals ChatGPT, bezwaren op het gebied van veiligheid, privacy, auteursrechten en het lekken van bedrijfsgevoelige informatie. Daarom kan je als kwaliteitsmanager niet blindvaren op ChatGTP. Je weet niet wat er gebeurt met de informatie die je erin stopt. Want het systeem gebruikt alles wat het binnenkrijgt voor trainingsdoeleinden. Je wilt niet dat anderen met jouw bedrijfsgegevens aan de haal gaan.
Taaltips en adviezen
Gezien het aantal deelnemers aan zijn vorige Klinkend Klare webinars signaleert Ger een duidelijke behoefte onder de kwaliteitsprofessionals. “Het belang van duidelijke teksten wordt ingezien afgaande op de positieve reacties.”
De deelnemers krijgen na afloop de presentatie toegestuurd met daarin schrijftips en adviezen, waarmee ze aan de slag kunnen.
Wilt u ook onze webinar Klinkend Klare Kwaliteitsdocumenten bijwonen op dinsdag 1 oktober?
Klik hier voor meer informatie en het inschrijfformulier.
