‘Kwaliteit draait bij ons om veilige en goede zorg voor onze cliënten’

“Als je in een crisissituatie eerst moet zoeken naar het juiste document, dan heb je je documentmanagement niet op orde.” Met deze woorden vat Jeroen Bleecke, kwaliteitsfunctionaris bij Reinier van Arkel, de essentie van goed documentmanagement samen. Voor hem is het geen administratief hulpmiddel, maar een cruciaal onderdeel van veilige en goede zorg. “Medewerkers moeten direct kunnen vinden wat ze nodig hebben. Zeker in de GGZ, waar situaties soms acuut en complex zijn, moet informatie gewoon beschikbaar zijn. Zonder gedoe.”

Reinier van Arkel verleent al sinds 1442 geestelijke gezondheidszorg in de regio Den Bosch, Vught en Zaltbommel. Met specialistische tweede- en derdelijnszorg, forensische afdelingen, kinder- en jeugdpsychiatrie en ziekenhuispsychiatrie is het een brede en veelzijdige organisatie. “We zijn misschien niet de grootste GGZ-instelling van Nederland,” zegt Jeroen, “maar ons aanbod is enorm breed. Van jonge kinderen tot ouderen, van ambulant tot beschermd wonen en forensische zorg. Dat vraagt ook iets van je kwaliteitsorganisatie.”

Over Reinier van Arkel

Kwaliteit moet raken aan de zorg

Jeroen maakt deel uit van het team Kwaliteit & Veiligheid. Zijn achtergrond ligt in de zorg. Hij begon ooit als verpleegkundige. Die praktijkervaring bepaalt nog altijd zijn kijk op kwaliteit.

“Voor mij draait kwaliteit uiteindelijk om mensen,” zegt hij. “Het moet raken aan de dagelijkse zorg. Ik wil niet ergens op een kantoor uren weg tikken zonder verbinding met wat er op de werkvloer gebeurt. Alles wat wij doen, moet bijdragen aan veilige en goede zorg voor onze cliënten.”

Juist daar zit volgens hem de kern van kwaliteitsmanagement. Niet in vinklijstjes of externe druk, maar in het ondersteunen van professionals in hun werk. “Kwaliteit wordt vaak ervaren als iets wat ‘moet’. Voor de ISO, voor een audit, voor een externe partij. De grootste uitdaging is om het eigenaarschap op de werkvloer te stimuleren. Dat medewerkers het zien als hún kwaliteit.”

Van papieren handboek naar een lean systeem

Toen Jeroen en zijn collega’s het beheer van de documentmanagementmodule van Trevally steviger naar zich toetrokken, was het kwaliteitshandboek omvangrijk en versnipperd. “We hadden op een gegeven moment zo’n 1.600 documenten. Dat was gewoon te veel. Het kostte enorm veel tijd om alles actueel te houden.”

De afgelopen jaren is daar bewust in gesnoeid. “We hebben het aantal documenten teruggebracht naar ongeveer 800. Daar ben ik echt trots op. Niet omdat minder altijd beter is, maar omdat we veel kritischer zijn gaan kijken: wat is écht organisatiebreed relevant? Wat hoort in het handboek en wat niet?” Dat proces betekende ook keuzes maken. Sommige teamgebonden werkafspraken bleven buiten het centrale handboek om het systeem werkbaar te houden. “Je wilt voorkomen dat je handboek dichtslibt met hele specifieke afspraken die alleen voor één locatie gelden. Dan verlies je overzicht.” Tegelijkertijd werd het beheer meer gecentraliseerd. “We hebben nu veel meer regie. Met zes kwaliteitsfunctionarissen houden we het handboek actueel. Dat was een hele verandering, maar het geeft rust. We zijn minder afhankelijk van losse web-editors verspreid door de organisatie.”

Dashboard voor gehele organisatie

Procesdenken als volgende stap

Hoewel documentmanagement stevig staat, ziet Jeroen nog volop kansen in het verder koppelen van processen aan documenten. “We willen dat medewerkers in een proces direct kunnen doorklikken naar de documenten die ze nodig hebben. Dan maak je het handboek nog gebruiksvriendelijker.”

Processchema’s zijn al deels ingericht, maar nog niet overal gekoppeld aan onderliggende documenten. “Daar ligt een wens. Als je vanuit je rol in een proces meteen ziet welke documenten voor jou relevant zijn, dan ondersteun je het primaire proces veel beter.” Zijn ambitie is helder: minder tijd kwijt zijn aan administratieve handelingen rondom documenten, en meer tijd besteden aan inhoudelijke kwaliteitsverbetering. “We willen minder energie steken in het najagen van autorisaties en meer in de kwaliteit van de inhoud.”

Wat levert Trevally concreet op?

Volgens Jeroen zijn er drie duidelijke opbrengsten zichtbaar binnen Reinier van Arkel:

• Actualiteit en betrouwbaarheid: “We hebben nu een actueel handboek. Dat geeft vertrouwen, ook richting audits.”
• Toegankelijkheid: Door integratie met het intranet en automatische login is de drempel voor gebruik sterk verlaagd.
• Overzicht en regie: Door centralisatie en functies zoals sub-revisies is het beheer efficiënter en beter beheersbaar geworden.

Trots en vooruitkijken

Jeroen kijkt met tevredenheid terug op de ontwikkeling van de afgelopen jaren. “Er was een periode waarin het handboek wat onderbelicht was. We waren druk met andere zaken. Dat ManualMaster weer volop in ontwikkeling is en dat we zijn gaan upgraden, daar ben ik echt blij mee.”

Zijn trots zit niet alleen in het systeem, maar vooral in de organisatie. “Dat we met een relatief klein team zo’n grote hoeveelheid documenten bijhouden en dat het handboek weer leeft in de organisatie, dat vind ik mooi. Het is geen papieren tijger meer.” Tot slot heeft hij een duidelijke boodschap voor andere organisaties die met Trevally werken of gaan werken. “Durf keuzes te maken. Maak het lean. Zorg dat het zichtbaar is in je intranet. En vooral: blijf het gesprek voeren met je werkvloer. Een systeem kan veel, maar eigenaarschap ontstaat alleen als mensen zich betrokken voelen.”

Voor Jeroen is documentmanagement geen doel op zich. Het is een fundament onder goede zorg. “Als mijn werk niet raakt aan wat er op de werkvloer gebeurt, dan mis ik iets. Uiteindelijk doen we dit voor kwetsbare mensen. Daar moet kwaliteit altijd op aansluiten.”

Jeroen Bleecke, Kwaliteitsfunctionaris