Maaszicht voorziet in beschermd wonen voor jongvolwassenen in de leeftijd van 17 tot 23 jaar met een problematische achtergrond. ‘De zorg verlenen die jongeren nodig hebben en waar ze recht op hebben’, luidt het motto van de Rotterdamse zorginstelling.

Documenten beheren en formulieren maken

Om dat te bewerkstelligen, maakt Maaszicht gebruik van ManualMaster voor het beheren van documenten en het maken van digitale formulieren (WebForms) voor meldingen, klachten en audits. Binnenkort worden de formulieren beschikbaar gesteld op tablets en telefoons, zodat medewerkers ze direct op locatie kunnen gebruiken.

Maaszicht heeft tevens haar oog laten vallen op de ManualMaster module Risicomanagement en gaat aan de slag met Rapportages, waarmee ingevoerde data vanuit webformulieren realtime zichtbaar wordt gemaakt voor alle belanghebbenden.

Roesja Verhoeven directeur zorg en kwaliteitsbeheerder bij Maaszicht: ‘Al onze medewerkers werken met ManualMaster. Het pakket, vergemakkelijkt ons werk op vele fronten.  We gebruiken het uitgebreid als kwaliteitshandboek en voor het beheren en actueel houden van documenten die collega’s nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen.’

Met documentbeheer en formulieren voldoen aan normen

Documentbeheer is voor Maaszicht van wezenlijk belang omdat de zorginstelling veel moet kunnen verantwoorden als er iets misgaat met een cliënt of bij een klacht.

Met een actueel document tonen we aan dat we voldoen aan de norm

Roesja: ‘Als een cliënt bijvoorbeeld een klacht indient over agressie omdat een medewerker hem heeft beetgepakt, dan belandt de klacht bij de inspectie of WMO-toezicht. We moeten dan aan kunnen tonen dat we de boel op orde hebben qua klachtenprocedure en voldoen aan de normen. Daarvoor is een actueel document nodig. ManualMaster helpt ons hier enorm bij! Als zorginstelling moet je aan heel veel normen voldoen en die komen vaak uit onverwachte hoek.’

Werkinstructies borgen

Alle inwerkplannen met aanverwante bijlagen voor nieuwkomers zijn in het Documentbeheersysteem geïmplementeerd. De functie Read&Understand wordt ingezet om te borgen dat zorgverleners de voor hen relevante documenten gelezen en begrepen hebben. Zo weet iemand precies van welke protocollen en werkinstructie hij op de hoogte moet zijn.

Een document is pas een document als het in ManualMaster staat

Roesja: ‘Voor ManualMaster zwierven documenten, maar ook onze folders, her en der rond waardoor je je steeds moest afvragen waar je iets vandaan moest halen. Die tijd ligt met ManualMaster gelukkig achter ons. Bij ons geldt nu: een document is pas een document als het in ManualMaster staat, dat wil zeggen door het management is goedgekeurd.’

Overzichtelijk en beheersbaar documentbeheer

‘ManualMaster maakt documentbeheer overzichtelijk en beheersbaar. Tikt een medewerkers in het zoekveld ‘Corona’ in dan krijgt hij alle documenten met onze afspraken over dit onderwerp te zien. Zo blijft iedereen actueel op de hoogte.’

Goed documentbeheer vormt de basis van het kwaliteitssysteem van Maaszicht. Van daaruit wordt het werken met bijvoorbeeld (aan)meldingsformulieren verder vormgegeven.

Handboekbeheer en kwaliteitsmanagement zijn voor Maaszicht de kerntaken waarvoor ManualMaster wordt ingezet. De directeur zorg verwacht binnen afzienbare tijd meer functionaliteiten van het kwaliteitsmanagement-pakket in gebruik te nemen. Daarover straks meer.

Processen vastleggen, bewijstlast koppelen, inzicht in klachten

Via haar kwaliteitsmanagement legt Maaszicht processen vast en worden externe audits uitgevoerd. De externe audits lopen via HKZ (Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector) waarbij via ManualMaster bewijslast zoals documenten, processen en formulieren gekoppeld kunnen worden aan de norm (paragrafen).

Auditoren staan versteld van de mogelijkheden met ManualMaster

Roesja: ”Op deze manier kunnen wij eenvoudig aantonen waar en hoe de norm is afgedekt. Ook is inzichtelijk welke risico’s er aan een proces gekoppeld zijn en welke maatregelen deze risico’s afdekken. Auditoren staan versteld van de mogelijkheden met ManualMaster.’

Rapportages van klachten en meldingen kunnen in een handomdraai via WebForms inzichtelijk worden gemaakt. De software filtert deze ook even makkelijk uit – eventueel gedifferentieerd op soort klacht en melding –  om snel informatie overzichtelijk beschikbaar te maken. De ManualMaster module WebForms speelt een belangrijke rol bij Maaszicht. Met deze module worden in een handomdraai intelligente webformulieren samengesteld.

Meldingen en klachten registreren met webformulieren

Roesja: ‘Het fijne van ManualMaster is dat als je op één plek een wijziging doorvoert, deze in alle andere documenten direct wordt doorgevoerd, zodat je een consistent systeem houdt. Dat scheelt zo enorm veel werk. Webformulieren zijn voor ons handig voor bijvoorbeeld de melding en registratie van klachten, waarbij de opvolging kan worden gemonitord. Dat is belangrijk voor de auditor die graag wilt weten of en hoe opvolging is geregeld en welk effect dit heeft gehad.’

Via WebForms heb ik direct inzicht in klacht of schade

De directrice heeft hoge verwachtingen van de verdere implementatie van WebFoms in haar kwaliteitssysteem. ‘Het nut ervan zal niet worden ondermijnd door de meldingsbereidheid van de Maaszicht medewerkers, want die is al hoog,’ zegt ze.

‘Via WebForms heb ik direct inzicht in een klacht of schade die is gemeld en wie er wat mee heeft gedaan. Managementrapportages hoeven niet meer opgevraagd te worden bij medewerkers. Met een druk op de knop haalt ManualMaster deze direct voor je op. Zo verbeteren we de kwaliteit van het werk dat gedaan moet worden.’

WebForms via tablets en telefoons

De ambulante medewerkers van Maaszicht kunnen straks gebruik maken van webformulieren die via goed beveiligde tablets en telefoons beschikbaar worden gesteld. De apparaten doen niets meer dan dat wat Maaszicht toestaat.

Als een telefoon of tablet zoekraakt kan de privacygevoelige informatie  op afstand worden gewist. Het vormde voor Maaszicht een voorwaarde om straks met WebForms te gaan werken via mobiele werkplekken.

Cliënten via WebForms op de hoogte houden

Maaszicht heeft haar incidentenformulier opgeslagen in het ECD (Electronisch Cliënten Formulier). Met WebForms kunnen straks oorzaak- en (prospectieve) risicoanalyses worden uitgevoerd. ManualMaster checkt met WebForms de maatregelen die zijn bedacht op effectiviteit wat door het auditteam uitgevoerd en geregistreerd  kan worden.

WebForms is ondermeer ontwikkeld om klachten af te handelen. Aan elke actie kan een trigger worden gekoppeld, waarmee op het moment dat de klacht wordt verstuurd de zender een mail krijgt met de bevestiging van de klacht. Wordt de klacht doorgestuurd naar een derde persoon, dan ontvangt de indiener ook van die actie een melding, zodat hij weet wie er met zijn klacht bezig is.

Roesja: ‘Maaszicht bekijkt of de tool kan worden toegepast op inkomende klachten van cliënten. Het zou mooi zijn als ze op de hoogte worden gesteld dat hun klacht is verstuurd en aangekomen, dat we ermee bezig zijn en dat de cliënt binnen een week antwoord van ons kan verwachten.’

Risicomanagement en tip

Risicomanagement is nu nog toekomstmuziek voor Maaszicht, maar Roesja is enthousiast en vastbesloten om de module Risicomanagement in haar systeem op te nemen. ‘Ik zie daar de grote voordelen van. Wij zijn namelijk de hele dag bezig met de vraag hoe voorkomen we zaken. Het leidt naar een integraal veiligheidsbeleid, zichtbaar gemaakt door ManualMaster volgens de PDCA cyclus.’

Neem de tijd om kwaliteitssysteem op te bouwen

Voor toekomstige ManualMaster-gebruikers heeft de Maaszicht directeur een tip: ‘Bouw een kwaliteitssysteem met ManualMaster stapsgewijs op. Probeer niet alles tegelijk te implementeren. Wij zijn ooit enthousiast begonnen met de functionaliteit Risicomanagement, maar hebben niet te tijd genomen om alle risico’s goed te benoemen. Die kun je doen vanuit WebForms. Breng dat dus eerst op orde.’

Over Maaszicht