Voedsel- en fruitproducent HAK – u moet de groenten van HAK hebben – moet op het gebied van voedselveiligheid voldoen aan een uitgebreide reeks regels en normen waaronder die van de BRC (British Retail Consortium) en IFS (International Food Standard). Het beheersen en optimaliseren van kwaliteit is daarmee voor de organisatie een tweede natuur geworden. 

Als A-merk heeft de voedselproducent in haar grondstofspecificaties een grote hoeveelheid eisen vastgelegd om tot hoogwaardige eindproducten te komen. Om dit te bereiken, werkt de QA-afdeling van HAK met verschillende kwaliteitssystemen zoals ManualMaster (Bedrijfs Informatie Systeem) en het QIS (Quality Information System). Met QIS worden onder meer de productiegegevens en resultaten van controles opgeslagen en beheerd. ManualMaster is gekoppeld aan QIS waardoor operators snel informatie en documenten die betrekking hebben op hun procescontroles kunnen terugvinden.

Dashboard productie

Alle informatie direct toegankelijk

Claudia Fransen, medewerker QA en beheerder van ManualMaster: ‘Het via ManualMaster digitaal beschikbare kwaliteitssysteem brengt ons, maar ook de externe auditors, veel gemak. Alle informatie is direct toegankelijk en dat is essentieel voor onze productiemedewerkers. Op de werkvloer staan overal pc’s waarop de voor de werkzaamheden benodigde documenten makkelijk zijn te vinden. Ons complete handboek is digitaal met ManualMaster opgeslagen. Het systeem zorgt ervoor dat documenten goed te beheren zijn en je voorkomt er rondslingerende documentversies mee die zoek kunnen raken.’

Een inventieve en effectieve mappenstructuur voorzien van documentcodes leidt de productieafdelingen snel naar informatie over procedures, proces- en werkinstructies. Om de enorme hoeveelheid data waarover HAK beschikt voor de medewerkers toegankelijkheid te maken, is met ManualMaster een uitnodigend en overzichtelijk dashboard (webportaal) ontworpen dat inzichtelijk is ingedeeld in drie basissegmenten:

1. 1. Algemeen – met mededelingen, inclusief verjaardagkalender en weerbericht.
   2. Webformulieren – voor het melden en monitoren van incidenten, (milieu)klachten, onveilige situaties, audits, inspecties en zelfs het aanmelden van bezoek.
   3. Documentatie – waar het handboek is terug te vinden.

Claudia: ‘Ons dashboard is continue in ontwikkeling. Er komen onderwerpen bij en onderwerpen verdwijnen weer.’

Registration New Product Development (NPD)

De module WebForms, waarmee de kwaliteitsafdeling intelligente webformulieren bouwt, zorgt ervoor dat alle benodigde formulieren voor iedereen toegankelijk zijn. Met de aan WebForms gekoppelde rapportage-functionaliteit wordt inzicht verkregen in essentiële informatie.

Claudia: ‘Als bij het ontwikkelen van een nieuw product ons NPD-proces (New Product Development) wordt gevolgd, is het heel efficiënt om dat in ManualMaster te doen. In elke processtap worden relevante acties en informatie vastgelegd en wie wat heeft gedaan of besloten, in welke fase van het proces. Alles is weer makkelijk terug te vinden. Met WebForms kunnen ook eenvoudig acties worden uitgezet. Het systeem zorgt ervoor dat je vanuit een centraal punt werkt zodat je tegelijkertijd het overzicht over het hele proces met bijbehorende documentatie houdt. We volgen daarmee de PDCA-methode terwijl het systeem voor een goede borging zorgt.’

‘WebForms is een toegankelijk module. Voor ik ermee aan de slag ging, was ik al bekend met documentmanagement van ManualMaster. Daardoor wist ik mijn weg door de module snel te vinden. De webformulieren kun je zo complex of intelligent maken als je zelf wilt. Er is heel veel mogelijk.’

De medewerkers van HAK maken volop gebruik van de formulieren die met WebForms zijn gemaakt. ‘De interne auditformulieren worden veelvuldig ingevuld en ook het formulier ‘Bezoeker Aanmelden’ wordt veel gebruikt. Daarnaast beschikken we over formulieren voor het aanvragen van artikelen en vergunningen en het weergeven van risicovolle werkzaamheden, die natuurlijk ook bij de procedures staan vermeld. De informatie die onze webformulieren genereren gebruiken we voor managementreviews en auditrapporten en geeft ons inzicht in nieuwe ontwikkelingen in het bedrijf.

Overzicht webformulieren

Risicomanagement en snel reageren op klachten

De functionaliteit Risicomanagement helpt HAK met de risicostudie. Oorzaken en maatregelen die op de geïnventariseerde risico’s moeten volgen, worden ermee in kaart gebracht.

Claudia: ‘Een reden om met Risicomanagement te beginnen, was het op een eenvoudige manier verkrijgen van antwoorden op vragen als welke CCP’s (Critical Control Point) en ABM’s (Algemene BeheersMaatregelen) bevinden zich in onze processen. Als er een klacht binnen komt, kunnen met Risicomanagement in een oogwenk de procesinstructies worden gefilterd waarbij het bijbehorende risico zich voor kan doen. Zo kunnen we snel en adequaat reageren en indien nodig aanvullende maatregelen nemen om herhaling van het probleem te voorkomen.’

Leveranciers en certificaten beoordelen en aanvragen met Certifeye

Het beoordelen van leveranciers van grondstoffen, ingrediënten en verpakkingsmaterialen op zaken als certificering en interne procesbeheersing, maakt voor de QA-afdeling een belangrijk onderdeel uit van het kwaliteitsmanagement. Elke leverancier die in relatie staat tot voedselveiligheid wordt door HAK nauwgezet gecontroleerd. Daarvoor wordt het online platform Certifeye – het zusterbedrijf van ManualMaster – gebruikt. Met Certifeye worden certificaten, leveranciersbeoordelingen en -verklaringen en registratieformulieren opgevraagd bij de meer dan 140 bedrijven.

Claudia: ‘Met Certifeye is het handig werken. Vooral omdat je het complete overzicht van alle bedrijven en bijbehorende documenten op een centrale plaats hebt staan. Certifeye geeft aan welk certificaat je nodig hebt en wanneer je daarover moet beschikken. Het vraagt het benodigde document automatisch voor je aan op een in te stellen tijdstip. Je kunt elk bedrijf een status meegeven. Erg handig voor de verschillende afdelingen die willen weten waar ze iets mogen inkopen en waar niet.’

Elke afdeling kan uit de voeten met het programma’

‘De leveranciersstatus kan aangeven welke certificaten nodig zijn, welke zijn verlopen, welke moeten worden aangevraagd, welke zijn aangevraagd en welke bedrijven door ons zijn goedgekeurd om mee samen te werken. Voorheen deed ik dat aan de hand van Excellijsten waarin ik zelf alle gegevens moest bijhouden en invoeren. Het enige wat ik toen zeker wist, was dat de lijsten nooit up-to-date waren. Het automatisch via de mail aanvragen van de certificaten en laten zien wanneer ze zijn verlopen, is gewoon ontzettend fijn.’

‘Voor de beoordeling van de leveranciers worden met Certifeye vragenlijsten gemaakt. En jawel, daarin worden ook ManualMaster en Certifeye vermeld. ‘Elke afdeling kan uit de voeten met het programma. Zelfs als er lange tijd geen gebruik van is gemaakt, zo eenvoudig en gebruiksvriendelijk is het. De lijsten kun je voorzien van allerlei logica waarmee wordt berekend of een bedrijf in aanmerking komt om producten te leveren.’

Overzicht spaces in BIS

HAK-medewerkers kunnen niet om ManualMaster heen

Kwaliteitsmanagement is voor Claudia en haar collega’s een continu proces. ‘Uitdagingen liggen er op het gebied van risicomanagement met daaraan gekoppeld het samenstellen van rapportages. Ook het zo toegankelijk mogelijk houden van het systeem heeft onze aandacht. Dat geldt voor de operators en de uitzendkrachten die er voor het eerst mee te maken krijgen.’

ManualMaster is door jarenlang gebruik stevig ingebakken in de bedrijfsvoering van HAK. Claudia: ‘Medewerkers kunnen er gewoon niet omheen. Procedures zijn niet op papier te raadplegen. Je moet daarvoor gebruik maken van ManualMaster. Ook veel terugkoppelingen zoals onveilige situaties en auditrapporten lopen via het kwaliteitssysteem. Als formulieren niet worden begrepen, vindt er altijd terugkoppeling met ons plaats. Op deze manier worden de formulieren alleen maar beter en houd je mensen betrokken bij het systeem.’

Een systeem inrichten? Denk vanuit de gebruikers

‘Als organisatie werkt ManualMaster snel en adequaat. Heb je een vraag, stuur een mail en je krijgt direct een reactie dat eraan wordt gewerkt. Als ik twee dagen op antwoord moet wachten, is dat lang. Als je belt wordt er direct meegekeken naar een oplossing. De mensen van de helpdesk reageren altijd opgewekt en enthousiast. De feedback is goed.’

Toekomstige gebruikers adviseert Claudia goed na te denken over wat de wensen zijn en de resultaten die worden beoogd. Claudia: ‘Het gaat niet alleen om het opbergen van documentatie, maar ook over de vraag wie die documentatie moet kunnen vinden en wat er aan informatie uitgehaald kan worden. Denk vooral vanuit de gebruikers als je een systeem inricht.’

HAK maakt al jarenlang gebruik van ManualMaster. Acht jaar geleden werd deze video gemaakt waarin medewerkers van HAK uitleggen hoe belangrijk voedselveiligheid en kwaliteit zijn voor de organisatie.

geschreven door Ad Killian
ism Ronald de Bruijne / ManualMaster

Over HAK