HP Valves – producent van hogedrukafsluiters en -accessoires, die wereldwijd worden toegepast in energiecentrales – is een belangrijke leverancier voor contractors en OEM’s (original equipment manufacturers) zoals Siemens, NEM Energy, Mitsubishi-Hitachi Power Systems en General Electric.

Het bedrijf moet voldoen aan kwaliteitseisen en normen die vallen onder ISO 9001, ISO 14001 en PED (Pressure Equipment Directive).  ManualMaster wordt door HP Valves gebruikt voor proces-, document-, risicomanagement en registraties van afwijkingen zoals ongevallen en gevaarlijke situaties.  QESH Manager Jeroen Nieuwenhuis: ‘Veiligheidsregels, werkafspraken en de kennis die in de hoofden zit van medewerkers worden in ManualMaster vastgelegd. We willen voorkomen dat waardevolle kennis zoals de zogenaamde ‘lessons learned’ bij vertrek van een collega mee de deur uit gaat. Het gaat om afspraken over wat is besloten en waarom en voor wie die afspraken gelden.’

Alle afspraken gedocumenteerd en opgeslagen

‘We bespreken allerlei onderwerpen en nemen hier besluiten over. Het probleem hierbij is vaak dat men over vijf jaar niet meer weet dat we er al eerder over hebben nagedacht. Gevonden oplossingen worden vergeten, waardoor het wiel voor de tweede keer moet worden uitgevonden. ManualMaster voorkomt dit. Alle afspraken, ook de meest basale, worden gedocumenteerd en opgeslagen in de ‘encyclopedie’ van ons kwaliteitssysteem. Dat hebben we Hpedia genoemd en is door alle medewerkers te raadplegen.’
(zie afb. 1)

Melden van afwijkingen & risicomanagement

Met het zelf samenstellen van webformulieren (de ManualMaster module WebForms) en het koppelen van risico’s aan bedrijfsprocessen (de ManualMaster functionaliteit Risicomanagement) is HP Valves inmiddels vergevorderd.

Aan elk risico hebben we maatregelen gekoppeld om de situatie te herstellen en herhaling te voorkomen

Jeroen: ‘Met Risicomanagement richten we ons in eerste instantie op procesrisico’s. Dit zijn risico’s op het gebied van persoonlijke veiligheid, die ontstaan tijdens het productieproces. Een melding van een ongeval of gevaarlijke situatie eindigt, nadat de kans x impact is vastgelegd in het webformulier, telkens met de vraag ‘toevoegen aan risico-analyse?’ Dat zorgt ervoor dat inzichtelijk blijft wat je gedaan hebt om een herhaling van een situatie te voorkomen en het probleem te corrigeren.’

Overzicht van risico’s en het effect van de maatregelen

‘Eenvoudige weergave van risicoregistratie is een must’, aldus de QESH manager. ‘In één oogopslag moet duidelijk zijn hoe groot een risico is, welke maatregelen zijn getroffen en waaraan gewerkt moet worden.’
(zie afb. 2a en 2b ).

‘Aan elk risico hebben we maatregelen gekoppeld om de situatie te herstellen en herhaling te voorkomen. De effectiviteit kunnen we toetsen aan de hand van de ongevallenregistratie (achteraf). Daarnaast besteden wij (preventief) aandacht aan communicatie met betrekking tot de grotere risico’s. De functionaliteit Risicomanagement is zo ingericht dat wij zeker weten dat onze risico’s goed zijn afgedekt.’

Risico’s en maatregelen gekoppeld aan processen

De door Jeroen geïnventariseerde risico’s worden gekoppeld aan onderdelen van de bedrijfsprocessen. In de flowcharts die Jeroen daarvoor heeft ontworpen is een Engelse vertaling opgenomen ter ondersteuning van anderstalige medewerkers. (zie afb. 3).

Risico’s worden besproken met de afdelingshoofden en vervolgens worden de risicobeperkende maatregelen vastgelegd in een document of werkafspraak. ‘Zo geven we de werkvloer inzicht in de risico’s en risicobeperkende maatregelen die er zijn. We houden onze documenten zo beknopt en praktisch mogelijk. Het mag geen papieren tijger worden die niet wordt gelezen.’
ManualMaster maakt het mogelijk om in een handomdraai binnen een proces een overzicht van risico’s, maatregelen en documenten te tonen. (zie afb.4). Medewerkers hebben daarmee direct inzicht in het proces, de risico’s die ermee samenhangen en wat er van hen wordt verwacht.

Tip van Jeroen: ‘Wie met Risicomanagement aan de slag gaat, doet er goed aan de inrichting in eerste instantie simpel te houden zodat deze als basis kan dienen voor verdere uitbreiding. De consultants van ManualMaster kunnen je daarbij helpen.’

Risico-scores koppelen aan oorzaak

Voor Risicomanagement maakte HP Valves gebruik van de FMEA (Failure Mode and Effect Analysis ), een overzicht in Excel. Aan de hand van de sheet werd bepaald of er acties waren vereist. Jeroen: ‘Nadeel van deze opzet was dat het niet direct visueel te koppelen was aan een deel van het proces.’

‘Onze FMEA’s waren weliswaar gedetailleerder, maar daardoor veel bewerkelijker. Het is niet verkeerd om te detailleren, maar je moet wel keuzes maken om de balans tussen de volwassenheid van je organisatie en doelstelling te bewaren. Als je te snel te veel in detail gaat, bestaat de kans dat je strandt in goede intenties. Je krijgt dan een systeem dat er op papier goed uitziet, maar in de praktijk niet werkt.’

‘De functionaliteit Risicomanagement in ManualMaster werkt voor ons prima. Wij zouden de detaillering binnen Risicomanagement nog beter kunnen vastleggen als je kijkt naar de risicoscores. De scores zijn nu gekoppeld aan het risico. Met de module kunnen we, net zoals de FMEA dat doet, risicoscores koppelen aan een oorzaak in plaats van aan het risico zelf. 

Met de nieuwste versie van ManualMaster WebForms, de module waarmee intelligente webformulieren worden samengesteld, kunnen ook risico-oorzaak-analyses worden uitgevoerd. Jeroen: ‘In een later stadium kunnen we besluiten om deze op te nemen in de module Risicomanagement.’ 

Het gebruik van de module WebForms

HP Valves werkt met WebForms om acties die gekoppeld zijn aan meldingen beter te monitoren. Jeroen: ‘Met WebForms beschikken we over een beter overzicht. Het maakt het opvolgen van acties eenvoudiger. Daarnaast stellen we met WebForms 6S auditsheets samen waarmee controlerondes door het bedrijf worden gemaakt. Met WebForms hebben we ook de formulieren voor ongevallenregistraties gemaakt.’ 
(zie afb.5)

Vormgeving, huisstijl en lay-out

HP Valves besteedt veel aandacht aan het samenstellen en grafisch vormgeven van formulieren en flowcharts met ManualMaster. Jeroen: ‘Formulieren en documenten moeten er goed uitzien en teksten moeten kloppen. (zie afb 6). Dat is belangrijk voor de eindgebruikers. Een formulier of document dat er halfbakken uitziet, wordt niet serieus genomen.’ 

‘ManualMaster maakt veel mogelijk. Je kunt naar eigen wensen en inzicht bouwen, inrichten en vormgeven. Daardoor is ons kwaliteitssysteem Hpedia toegankelijk en herkenbaar geworden. Daar hechten we veel waarde aan. Hoe sneller gebruikers het systeem herkennen des te sneller ze zich het eigen maken en gaan gebruiken.’

‘De ervaringen van de gebruikers zijn positief. De medewerkers weten de informatie die ze nodig hebben snel te vinden. Er wordt dan ook volop gebruik gemaakt van het kwaliteitssysteem. Alle stakeholders – van werkvloer, MT, directie tot auditoren – zijn er goed over te spreken. Met name over de gebruiksvriendelijkheid, herkenbaarheid en overzichtelijkheid. Plus, Hpedia ziet er ook eens grafisch heel goed uit. Het systeem is door de hele organisatie makkelijk te benaderen. Nog niet via tablet of telefoon omdat de bedrijfswifi nog niet voor iedereen toegankelijk is.’

Het waarom van ManualMaster

De HP Valves medewerkers zijn nauw betrokken geweest bij de aanschaf van ManualMaster. Jeroen: ‘Belangrijkste voorwaarden waaraan het documentmanagementsysteem moest voldoen waren: een goede zoekfunctie, eenvoud, laagdrempeligheid en uitbreidingsmogelijkheden. De gebruiksvriendelijkheid en de mogelijkheid om de inrichting te personaliseren en specifiek voor de verschillende afdelingen in te richten, hebben ons over de streep getrokken.’

De gebruiksvriendelijkheid en de mogelijkheid om de inrichting te personaliseren en specifiek voor de afdelingen in te richten, hebben ons over de streep getrokken

Draagvlak creëren

Om HP Valves medewerkers voor Hpedia te enthousiasmeren is tijdens de aanschaf goed naar de gebruikers geluisterd. Jeroen: ‘Als eerste hebben we twee voor ons essentiële vragen beantwoord: 1. Welke informatie hebben de collega’s nodig? 2. In welke vorm krijgen zij die graag gepresenteerd? Verder hebben we een prijsvraag uitgeschreven voor de meest geschikte naam voor het systeem. Daar kwam dus Hpedia uit. Tot slot is een presentatiefilm vertoond om de bekendheid onder de medewerkers te vergroten.’

Tip voor toekomstige gebruikers

Jeroen: ‘Toekomstige gebruikers van ManualMaster wil ik adviseren: begin gewoon. Begin met inrichten en vormgeven van je systeem. Beginnen is de grootste stap, dus neem een kleine. Denk niet te gedetailleerd. Aanpassen en verbeteren kan altijd nog. Een kwaliteitssysteem inrichten gaat zeker lukken met ManualMaster omdat hun consultants en accountmanagers denken vanuit de klant. Daarnaast beschikt iedereen over veel kwaliteitskennis.’

door Ad Killian
ism Ronald de Bruijne / ManualMaster

Over HP Valves