KLK Kolb Specialties (KKS) is ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 en GMP+ gecertificeerd. De organisatie valt onder het Besluit Risico’s Zware Ongevallen (Brzo) en beschikt over een VeiligheidsManagementSysteem (VMS) dat voldoet aan de NTA 8620.

KKS gebruikt ManualMaster als documentbeheersysteem. Medewerkers beschikken daarmee over alle documenten die nodig zijn om hun werkzaamheden goed uit te kunnen voeren. SHEQ Engineer Kristy Stijnenbosch: ‘Documenten zijn eenvoudig vindbaar en zijn altijd actueel. Met de ManualMaster module WebForms worden intelligente webformulieren samengesteld die digitaal in de workflow worden vastgelegd.’

Incidenten of  ‘near misses’ kunnen door iedere medewerker worden ingebracht

‘Alle informatie wordt automatisch up-to-date opgeslagen in de database. Van daaruit worden rapportages opgesteld die KKS inzicht verschaffen in het verloop van de processen. ManualMaster, ofwel I-Docs zoals KKS het beheerssysteem noemt, is volledig ingebouwd in het kwaliteitsmanagementsysteem.’

MoC processen en het incidenten meldsysteem

Birgit Haarlink, SHE-engineer bij KKS: ‘Met ManualMaster WebForms zijn naast het documentbeheersysteem verschillende MoC (Management of Change) processen en het incidenten meldsysteem opgezet. Incidenten of ‘near misses’ kunnen door iedere medewerker worden ingebracht. Als SHEQ afdeling kunnen we de vervolgstappen vastleggen in het systeem, zoals het invoeren van een risicoscore en het bepalen van het onderzoeksteam.’

‘Het onderzoeksteam kan het uitgevoerde onderzoek vastleggen in het digitale formulier en verdere acties uitzetten. Als afronding is er een verificatiestap ingebouwd ter controle van het onderzoek. Hierdoor wordt elk gemeld incident geborgd en kan worden teruggezocht op in het verleden gemelde incidenten waarop weer acties kunnen worden uitgezet.’

Behoefte aan gebruiksgemak en onderhoudsvriendelijkheid

Toen de zoektocht naar software voor kwaliteitsbeheer begon, was de focus van KKS gericht op een onderhouds- en gebruiksvriendelijk product en de vrijheid om het systeem naar eigen inzicht in te richten.

SHEQ Engineer Kristy Stijnenbosch: ‘In het oude systeem konden medewerkers de documenten die ze nodig hadden moeilijk vinden. Het reviseren en weer goedgekeurd krijgen ervan vergde erg veel tijd.’

‘De vrijheid om zelf ons systeem in te kunnen richten gaf de doorslag voor ManualMaster te kiezen. Op basis van ons proces bouwden we de startpagina. Het goedkeuren van documenten verloopt langs door ons ingestelde routes en we kunnen eigenhandig digitale formulieren samenstellen. Dit alles zonder afhankelijk te zijn van een consultant.’

Digitalisering documenten- en formulierenstroom

‘Documenten aanpassen, goedkeuren en publiceren, het gaat bij ons geheel digitaal. De laatste documentversies zijn voor alle collega’s makkelijk vindbaar. Ook het beheer van formulieren die langs veel afdelingen moeten, waarmee veel informatie wordt vastgelegd, is met ManualMaster compleet gedigitaliseerd. De ManualMaster functionaliteiten documentbeheer, gebruik van stamgegevens, zoekfunctie, het zelf in te richten dashboard en startpagina en WebForms helpen ons daarbij.’

ManualMaster legt MOC processen vast waardoor gegevens beter worden geborgd

‘ManualMaster draagt voor een belangrijk deel bij aan de kwaliteitsverbetering bij KKS. Mede door het gebruik van de juiste actuele documenten die eenvoudig door het systeem beschikbaar worden gesteld. Met de software worden snel en makkelijk aanpassingen en goedkeuring van documenten doorgevoerd en documenten kunnen eenvoudig worden gepubliceerd.’

Medewerkers worden direct geïnformeerd over wijzigingen via de functie Lees & Begrijp. Door met ManualMaster de MoC processen en bijbehorende acties digitaal vast te leggen, worden de benodigde gegevens beter geborgd.
SHE-engineer Birgit Haarlink: ‘Doordat processen gedigitaliseerd zijn in ManualMaster kunnen actielijsten worden samengesteld en behouden we het overzicht.’

Betrokken collega’s

De ManualMaster module WebForms bevatte in eerste instantie procedures en formulieren en werden beter vindbaar. SHEQ Engineer Kristy Stijnenbosch: ‘Dat werd door collega’s als zeer positief ervaren. Sinds een aantal jaren leggen we ook alle standaarden vast in ManualMaster.’

‘Onder standaarden verstaan we alle documenten die geraadpleegd moet worden maar ook instructies, regels en voorschriften die opgevolgd moeten worden zoals de bedieningshandleidingen, recepturen, handleidingen, specificaties en werkinstructies. Het vastleggen van de standaarden in ManualMaster heeft het systeem een enorme boost gegeven. Collega’s raken nog meer betrokken bij het systeem.’

Interface en opties

Rudy Vonk, teamleider QC bij KKS, maakt gebruik van ManualMaster als editor voor de QC afdeling die de  Standard Operating Procedure’s (SOP’s) beheert. Als eindgebruiker wint hij via documentatie informatie in bij andere afdelingen. ‘De ManualMaster interface werkt goed. Alle opties die je nodig hebt, zitten er in en er is een goede koppeling met het standaard Office pakket. De functionaliteit tot vertalen in HTML werkt goed. Hierdoor kan de lezer de inhoud makkelijk inzien en krijg je bij zoeken de juiste suggesties van het systeem.’

Uitbouw kwaliteitsmanagementsysteem

KKS richt zich met kwaliteitsmanagement op het actueel houden van alle procedures en documenten, het gebruik van digitale formulieren en het opzetten van efficiënte rapportages op basis van formulieren. Kristy Stijnenbosch: ‘Er wordt nog te veel op papier en met aparte Excel overzichten gewerkt. Dat kost veel tijd en maakt het werk vaak onoverzichtelijk. Bij ons is borging van wie wat wanneer heeft gedaan enorm belangrijk.’

Koppeling met het standaard Office pakket

‘Met de functionaliteiten waarover ManualMaster beschikt, kunnen we ons kwaliteitsmanagementsysteem uitbouwen. ManualMaster werkt continu werkt aan doorontwikkeling van de software. Binnen de module WebForms zien we nu al weer ontwikkelingen waar we zeer enthousiast over zijn. In de nabije toekomst wordt de functionaliteit Risicomanagement in gebruik genomen.’

Voldoen aan alle eisen

‘In de chemische sector en dan met name bij de Brzo-plichtige bedrijven is borging van wie, wat, wanneer heeft gedaan erg belangrijk. Hetzelfde geldt voor de borging dat alleen de juiste personen met de juiste kennis of vaardigheden bepaalde handelingen of beslissingen mogen nemen. ManualMaster is hiervoor uitermate geschikt. Het visueel zichtbaar maken van welke documenten onder welke norm of VBS element vallen, is een goed hulpmiddel om aan te tonen dat aan alle eisen wordt voldaan.’

Over KLK