Denk goed na over de inrichting van je kwaliteitssysteem

ManualMaster WebForms maakt auditingproces efficiënter

Breng 35 kwaliteitsprofessionals bij elkaar in een bruin café en laat ze van gedachten wisselen over wat kwaliteitsmanagement in hun ogen behelst. Het resultaat is een stortvloed aan inspirerende ideeën over het beheren en beheersen van processen, documentatie, veiligheid, regelgeving en het inrichten van kwaliteitssystemen zodat de medewerkers worden aangespoord om er mee te werken.

De Regiobijeenkomst die ManualMaster in samenwerking met kaasleverancier Vergeer Holland uit Reeuwijk organiseerde is daar een sprekend voorbeeld van. De kaasleverancier zelf is dagelijks volcontinue in de weer met meten en controleren om de kwaliteit van haar producten te borgen.

‘Een arbeidsintensief proces’, weet Patty van der Werf, QA-medewerker systemen en projecten. Ze legde haar collega’s op het kwaliteitsevent uit met welke zaken de kaasleverancier te maken krijgt als het gaat om kwaliteit en het vastleggen daarvan.

Afscheid van boekwerken

‘Werken aan kwaliteit houdt in dat je de processen waarmee je te maken hebt, goed beschrijft. Een kwaliteitsmanagementsysteem als ManualMaster helpt daarbij. Van belang is dat je als organisatie goed nadenkt over de inrichting van het systeem en hoe je de processen kunt sturen. Wie is waar verantwoordelijk voor en wie controleert? We hebben het allemaal in ons kms geïmplementeerd, waardoor we afscheid hebben kunnen nemen van een vracht boekwerken.’

Vergeer Holland heeft aan de verschillende processen een risico-analyse gekoppeld en heeft de Slim en Slank-aanpak in haar systeem doorgevoerd. Dat betekent dat er met andere ogen naar het werken met het kwaliteitssysteem is gekeken.

‘Werken met een kms kan bijna altijd slimmer en eenvoudiger’, zegt Patty. ‘Als organisatie zit je in je eigen proces. Iemand van buiten bekijkt zaken met een frissere blik.’

De praktijk is weerbarstig en wijst uit dat zestig tot zeventig procent van de documenten die organisaties produceren niet wordt gelezen. Op de vraag hoe je er voor zorgt dat het kwaliteitssysteem ook daadwerkelijk door medewerkers wordt gebruikt antwoordt de QA-medewerker: ‘Door het hele proces nauwgezet met de medewerkers te bespreken.’

Een andere manier om het gebruik van een kwaliteitssysteem te stimuleren is het ontwikkelen van een app, waarmee medewerkers mobiel direct hun formulieren en documenten kunnen raadplegen.

Audits beheren met WebForms

Bas van Gelder is kwaliteitscoördinator bij Van Leeuwen, een internationaal opererende handelsonderneming gespecialiseerd in buizen en buistoepassingen. Van Leeuwen is met 1200 medewerkers wereldwijd actief. Ze zijn verdeeld over 38 vestigingen in 22 landen. Het bedrijf werkt sinds 2011 met ManualMaster en is eind 2016 overgestapt op ManualMaster Starling.

Voor Van Leeuwen is het van belang dat ze met haar kwaliteitssysteem haar documenten kan beheren die over de hele wereld zwerven en controle heeft over het internal audit proces van planning tot rapportage. Dat laatste gebeurt met de in ManualMaster geïntegreerde tool WebForms.

‘Van Leeuwen had grote behoefte aan het beheren van de interne audits’, legt Bas uit. ‘Onze leveranciers worden jaarlijks geaudit. Kwaliteit staat bij ons voorop. Daarnaast heeft veilig werken topprioriteit.’

‘De centrale auditrapportage moet simpel en effectief zijn. Bij ons ging meer tijd en energie zitten in het rapporteren dan het auditeren. Met WebForms is het maken van de auditrapportage een fluitje van een cent geworden: simpel en effectief. Tel daarbij op de tijdwinst en minder papierwerk. WebForms geeft op een eenvoudige maar doeltreffende en overzichtelijke manier weer hoe het auditingproces verloopt. Tot slot krijg je er een uitgebreid statusoverzicht bij.

Het werk is efficiënter en eenvoudiger geworden en de gebruikers reageren positief’, aldus de kwaliteitscoördinator.

red wire mobilered wire smallred wire big