Houd rekening met wensen werkvloer bij inrichting kwaliteitssysteem
- Zorg dat mensen op de werkvloer de meerwaarde van het kwaliteitssysteem zien.
- Geef ze inspraak in de totstandkoming van het systeem.
- Praat over de documenten die zijn vastgelegd in het systeem.
- Stuur nieuwe medewerkers een link, waarmee ze toegang krijgen tot alle relevante documenten. Het zet andere medewerkers aan het denken.
- Werk binnen je systeem met beelden. Illustreer of maak video-animaties met uitleg over het systeem.
Bovenstaande aanbevelingen vormen slechts een greep uit de grote hoeveelheid waardevolle tips waarmee de kwaliteitsmanagers die het ManualMaster Congres bezochten huiswaarts keerden.
Knellende vragen
Tijdens verschillende discussierondes gingen ze met elkaar in gesprek om kennis en ervaring uit te wisselen. Centraal thema op ons congres vormde de invloed van kwaliteitsmanagement op de werkvloer.
De congresgangers lieten hun gedachten gaan over onderwerpen als:
- Borgeloos, de sombere toekomst voor liefhebbers van borging
- Kwaliteitsmanagement en de borging in grote organisaties
- Hoe vergroot je de waarde van documentatie op de werkvloer
- Omgaan met risico’s:  inventariseren, analyseren, borgen
De vraag hoe je de waarde van documentatie op de werkvloer vergroot, roept knellende vragen op. Worden de documenten wel gelezen? Worden medewerkers niet lastiggevallen met een overkill aan informatie? Als alles wordt gelezen, wat in sommige organisaties het geval blijkt te zijn, kost dat enorm veel tijd. Sommige kwaliteitsmanagers spreken hun twijfels uit over de bereidwilligheid van medewerkers om alles tot zich te nemen en de handboeken te raadplegen. Gebrek aan training kan daaraan ten grondslag liggen.
Theorie en praktijk liggen ver uit elkaar
De steeds veranderende wet- en regelgeving oefent grote invloed uit op efficiënt documentbeheer. Het zorgt ervoor dat documentatie continue moet worden aangepast, en onder de aandacht van de werkvloer moet worden gebracht. Daar gaat tijd en energie in zitten. En het kan ertoe leiden dat medewerkers hun eigen lijstje gaan samenstellen, die weer een eigen leven kunnen gaan leiden.
Kwaliteitsmanagers tijdens het ManualMaster Congres met elkaar in discussie over risicomanagement en documentbeheer
De discussies tussen de kwaliteitsmanagers op het ManualMaster Congres wees uit dat theorie en praktijk ver uit elkaar liggen. Veel kwaliteitsmanagers gaven aan te worstelen met de vraag hoe ze medewerkers kunnen aanzetten het kms te gaan gebruiken. Wel werd een richting aangegeven, zoals het inventariseren van de behoeftes op de werkvloer en het rekening houden met wensen van mensen.
Maak het systeem gebruiksvriendelijk
‘Wees dwingender en maak het systeem aantrekkelijker/toegankelijker, gebruiksvriendelijker dus’, zo klonk het in de discussiegroepen door. Dat doe je door medewerkers te verleiden. Hoe? Door in het systeem aan te geven dat er wat te halen valt in de organisatie. Taart bijvoorbeeld. De mogelijkheden zijn eindeloos.
Nog een belangrijke tip: vergeet niet weg te halen wat niet wordt gelezen. Blijf jezelf telkens de centrale vraag stellen: waartoe dient de documentatie? Hugo Bakker, Manager Professional Services bij ManualMaster: ‘Ik zie dat bij onze klanten het aantal documenten afneemt. Dat komt doordat werkinstructies beter en efficiënter worden beschreven. Er wordt steeds beter nagedacht over wat wel en wat niet moet worden gedocumenteerd.’
Leerzame dag met waardevolle tips
De discussies over hoe om te gaan met risico’s gaven op het congres inzicht in hoe organisaties uit verschillende sectoren hun risico-analyses hebben geregeld en geborgd. Vertegenwoordigers van ziekenhuizen en laboratoria, bespraken met elkaar welke rol de bedrijfscultuur daarbij speelt en hoe belangrijk het is dat mensen worden aangesproken op hun risicogedrag.
‘Het was een leerzame dag die veel waardevolle tips opleverde’, zo oordeelden kwaliteitsprofessionals na afloop van het ManualMaster Congres.
door Ad KillianÂ
