Risico’s beheersen is een hot item in de kwaliteitswereld. De ManualMaster Quality Pop-Up die wij in de Rotterdamse Markthal organiseerden en die geheel in het teken stond van risicomanagement, getuigt daarvan. De pop-up werd bezocht door 50 kwaliteitsspecialisten, die wilden weten hoe je het beste om kunt gaan met de risico’s die zich in een organisatie voor kunnen doen.
Koppeling tussen risico’s en processen
Koppeling tussen risico’s en processenRonald de Bruijne, een ervaren adviseur op het gebied van kwaliteitsmanagement, staat bekend om zijn allergie voor zinloos en bovenmatig documenteren. Aan de hand van praktijkvoorbeelden legde hij de kwaliteitsprofessionals uit hoe je slim en slank koppelingen kunt maken tussen processen en risico’s en hoe je de risico-analyses verwerkt in documentatie. Ronald benadrukt daarbij het belang van de wijze waarop een organisatie tegen risico’s aankijkt en hoe je de koppeling maakt met het benutten van kansen.
‘Organisaties focussen zich op het beperken van risico’s en kijken in mindere mate naar hoe de gevolgen kunnen worden beheerst’, aldus Ronald. ‘Als organisatie kun je risico’s ook gewoon accepteren, maar dan moet je wel nadenken over hoe je de gevolgen aanpakt. Het draait in grote lijnen om het beantwoorden van drie vragen: wat willen we bereiken, wat is daarbij onzeker en wat gaan we daaraan doen? Belangrijk is dat de organisatie adequaat reageert als afwijkingen zich voordoen.’
Valkuilen en schijnveiligheid
Een goede risico-analyse bestaat uit het beschrijven en documenteren van het procesdoel, de processtappen en de procesindicatoren. Dat kan op vrij eenvoudige wijze worden gedaan en aan processen worden gekoppeld. In de dagelijkse praktijk stuit Ronald echter op verschillende valkuilen.
‘Soms beschrijven organisaties honderden risico’s met complexe classificaties als oorzaken en gevolg. De analyses worden vaak zo complex gemaakt dat ik de documenten regelmatig in een la zie belanden’.
‘Daarbij komt dat we ons teveel focussen op getallen. De neiging ontstaat om alles te kwalificeren en objectiveren. Als ik aan 10 verschillende mensen vraag hoe groot de kans is dat een risico zich voordoet en wat de impact daarvan kan zijn, krijg ik 10 verschillende antwoorden. Er wordt gewerkt met verborgen aannames en interpretaties, die de getallen onbetrouwbaar maken, waardoor een schijnveiligheid ontstaat.’
Hoe groot is de actiebereidheid?
‘Je doet er als organisatie beter aan te leren gaan met risico’s dan te vertrouwen op die schijnveiligheid. Ik zie heel veel risico-analyses met prachtig beschreven maatregelen, wie het gaat implementeren en hoe. Maar daar blijft het bij. Niemand weet hoe een risico moet worden aangepakt als het zich in de praktijk voordoet.’
‘We zijn goed in het neerzetten van systemen, controles, procedures en het kwantificeren van risico-analyses. Maar we vergeten de mens zelf. Hoe gaat die over tot actie en hoe groot is de actiebereidheid? Er is veel geschreven over risicogestuurd werken en er bestaan veel methodieken om risico’s te managen. De BowTie methodiek valt me daarbij bijzonder op.’
Risico’s vastleggen, koppelen, rapporteren en acties bepalen
De kwaliteitsspecialisten kregen tijdens de Quality Pop-Up uitleg van Barbara de Ruiter en Johan de Rooij over hoe risico’s met ManualMaster gemanaged kunnen worden. Daarvoor is de nieuwe functionaliteit Risicomanagement ontwikkelt, die in april wordt gereleased. Met ManualMaster kunnen risico’s worden vastgelegd, gekoppeld, gerapporteerd en aangepast waarna acties kunnen worden bepaald.
De functionaliteit werd enthousiast ontvangen. ‘We kunnen niet wachten om ermee aan de slag te gaan. Goed dat van de functionaliteit een geïntegreerd onderdeel van ManualMaster is gemaakt, zodat we niet een aparte module hoeven aan te schaffen. Met Risicomanagement reikt ManualMaster een goede tool aan die aansluit op onze wensen’, zo luidden de reacties.
Kennis en ervaring uitwisselen
Kwaliteitsexperts uit verschillende branches, waaronder voedselindustrie, gezondheidszorg, overheid, chemie en bouw raakten tijdens de Quality Pop-Up met elkaar verwikkeld in stevige discussies over de zin en onzin van het vastleggen van risico’s. Het onderstreept de behoefte om tot een dialoog te komen over risicomanagement zodat kennis en ervaring kunnen worden uitgewisseld.
Bekijk de video-impressie
Bekijk de foto-impressie
