Hanneke Keuning, QMS-Specialist en Supervisor ManualMaster bij Poonawalla Science Park/ARC, is een uitgesproken supporter van ManualMaster. De vraag om de applicatie in één woord te kwalificeren, beantwoordt ze zonder aarzeling met: ‘Makkelijk! Het is een veelzijdig systeem waarmee je veel kanten op kunt. Makkelijk om mee te werken, makkelijk om gebruikers mee te bereiken en makkelijk om acties mee uit te zetten. Tel daarbij op het managementteam dat goed gebruik kan maken van de data die het oplevert en enthousiaste externe auditoren die het QM-systeem prijzen.’

Poonawalla Science Park B.V. (PSP) is eigenaar van Utrecht Science Park Bilthoven (USPB). Het verzorgt vastgoedmanagement, onderhoud en beheer van gebouwen, installaties en infrastructuur voor de bedrijven en organisaties die op het park zijn gevestigd. Dat gebeurt aan de hand van verschillende wettelijke kwaliteits- en veiligheidseisen, waaronder ISO 9001 en 14001 en GMP. Onderdeel van PSP is het Animal Research Center (ARC). Het ARC ondersteunt onder andere organisaties die onderzoek doen naar de ontwikkeling en veiligheid van vaccins, de verspreiding van ziekten en immunologie.

Documenten inrichten op processen

Het QA-team van PSP/ARC werkt continue aan het op niveau houden en borgen van de uiteenlopende werkzaamheden. Zij doen daarbij een beroep op ManualMaster. De QM-applicatie wordt onder andere ingezet voor het loggen en up-to-date houden van documenten: van beleidsdocumenten en werkinstructies, tot rapporten en contracten.

Deze processen zijn met ManualMaster gekoppeld aan relevante documenten, acties, taken en verantwoordelijkheden. Om ervoor te zorgen dat documenten met werkinstructies daadwerkelijk worden gelezen, maakt PSP/ARC veelvuldig gebruik van de functionaliteit Lees & Begrijp.

Hanneke: ‘De gebruikers kunnen de voortgang van documenten digitaal monitoren. We hebben de complete processen met ManualMaster in kaart gebracht en de documenten hieraan gekoppeld. Daar zijn groepen aan gekoppeld die de opgeslagen informatie behoren te lezen. Nieuwe en aangepaste documenten komen automatisch terecht bij de juiste persoon. 

Stamgegevens zorgen voor een snelle aanpassing in alle documenten

Het beheer van documenten ligt bij de documenteigenaren. Zij zetten de bestanden op, passen deze waar nodig aan en dragen er de eindverantwoording voor. Twee PSP/ARC editors, onder wie Hanneke, houden in de gaten of dit op de juiste wijze gebeurt. Het goedkeuringsproces van de documenten is ingedeeld door middel van rechten.

Hanneke: ‘Bij het inrichten van het document management systeem voor PSP/ARC is gekeken naar wie de eigenaar is en wie zaken moet autoriseren. Bij wijzigingen maken we gebruik van de stamgegevens. Ze zorgen ervoor dat een aanpassing of wijziging van stamgegevens direct automatisch in alle bestanden wordt doorgevoerd. Dat levert aanzienlijke tijdwinst op.’

Over Poonawalla Science Park/ARC

Dashboard Poonawalla

Webformulieren houden kwaliteit en veiligheid op niveau

De webformulieren gemaakt met de ManualMaster module WebForms helpen het QA-team bij het registreren van meldingen, veranderingen en CAPA’s en daarop acties uit te zetten. Hanneke: ‘Als ergens een afwijking geregistreerd wordt, loggen we deze in ManualMaster. De webformulieren zorgen voor overzicht en inzicht in gebeurtenissen, wat kwaliteit en veiligheid ten goede komt. We zijn dan ook heel proactief met het stimuleren van mensen om meldingen te doen in ManualMaster.

De BedrijfsNoodOrganisatie op het complexe bedrijvenpark van PSP maakt gebruik van ManualMaster als informatiebron. Met ManualMaster zijn alle plattegronden van de gebouwen op het bedrijvenpark vormgegeven en voorzien van benodigde overzichten en gegevens. Bij calamiteiten zoals brand wordt de brandweer aan de poort direct voorzien van tablets, waarop ze alle benodigde informatie kan raadplegen.

Met formulieren acties uitzetten en controleren

PSP/ARC categoriseert webformulieren in diverse actieformulieren: auditformulieren (voor bevindingen en rapporten), ChangeControl/CAPA-formulieren (voor registraties) en meldingsformulieren (voor incidenten en afwijkingen). Met auditformulieren worden bevindingen digitaal geregistreerd, acties uitgezet en gecontroleerd. Zo wordt de effectiviteit van processen gemonitord. PSP/ARC gebruikt ManualMaster voor de ISO 9001 audits en volgt de processen van het Biorisk management systeem. Hanneke: ‘Het creëert inzicht en overzicht. Ook het borgen van audits vindt plaats via ManualMaster. Als we een rapportage nodig hebben, kunnen we precies zien wat we geauditeerd hebben en wat nog gedaan moet worden.’

Meldingsformulier incidenten en afwijkingen

‘Makkelijk’ systeem zorgt voor meldingsbereidheid onder gebruikers

De QMS-specialist kwalificeert zichzelf als een enthousiaste gebruiker van de module WebForms. ‘Ik ben groot supporter van het systeem. Het is makkelijk. Je bereikt er makkelijk de gebruikers mee, die op hun beurt makkelijk hun informatie op de formulieren kwijt kunnen.
Het is ook makkelijk om de formulieren hun weg in de organisatie te laten vervolgen. Eerst gaan ze voor een beoordeling naar QA of HSE. Die zet het door naar de managers, die een actie uitzetten. Om de bereidheid te stimuleren ManualMaster te gebruiken bieden we de gebruiker hulp aan als het niet lukt om een webformulier in te vullen.

Hanneke deelt graag haar enthousiasme: ‘Gebruikers adviseer ik om hun ManualMaster dashboard te raadplegen, hun documenten te checken en ervoor te zorgen dat ze met actuele documenten werken. Op ons intranet staat uitgebreid uitgelegd wat ManualMaster is en wat je ermee mogelijk is. Via hyperlinks wordt iedereen direct naar het systeem geleid. Hanneke: ”Als je zo’n mooi systeem hebt en je wilt van de papierwinkel af, dan moet je het organisatie breed inzetten en dragen.”

Change Control en Capa Registratieformulier

Data voorziet managementteam van waardevolle informatie

De data die met de webformulieren wordt gegenereerd, gebruikt Hanneke voor maandelijkse management rapportages. Zo krijgt het managementteam waardevolle informatie, waarmee verbeteringen kunnen worden doorgevoerd.
Medewerkers van PSP/ARC zijn overwegend tevreden gebruikers van ManualMaster. We gebruiken een klankboardgroep voor verbetering van het systeem; dat draagt ook bij aan de bereidheid om er mee aan de slag te gaan. Op intranet publiceren we regelmatig updates over wat je met ManualMaster kunt bereiken en we geven online- en live trainingen. In de werkinstructies hebben we video’s gekoppeld voor uitleg hoe je een melding maakt. Als iemand even iets niet weet of begrijpt kan de video worden aangeklikt. Nieuwe medewerkers krijgen de mogelijkheid om persoonlijke uitleg te krijgen van het systeem.

Speerpunten kwaliteitsmanagement realiseren

Wet- en regelgeving handhaven en naleven, risicomanagement optuigen en continu blijven innoveren en verbeteren zijn op kwaliteitsgebied de grootste aandachtspunten voor PSP/ARC. Daarbij spelen duurzaamheid en milieuaspecten een grote rol. Hanneke: ‘ManualMaster helpt ons deze speerpunten te realiseren.’

Stel je voor, je bent voor een dag directeur bij ManualMaster, wat zou je verbeteren of veranderen?
‘Joh, zegt ze, ‘de consultants die contact met je zoeken en onderhouden, de innovaties en ontwikkelingen binnen ManualMaster, de Quality Events die worden georganiseerd, de uitstekende helpdesk die direct voor je klaar staat: het is een heel mooi bedrijf dat constant in beweging is en waar fijne mensen werken. Naast het continueren van prettige samenwerking met consultants en helpdesk zou ik meer de mogelijkheden voor een ander type organisatie onder de aandacht willen brengen zoals bv het gebruik van ManualMaster binnen onze BedrijfsNoodOrganisatie.

door Ad Killian / The Content Room
ism Ronald de Bruijne / ManualMaster