Documentbeheer

Wanneer u als organisatie te maken heeft met tientallen, honderden of zelfs duizenden documenten, processchema’s en formulieren dan weet u dat goede documentcontrole essentieel is. Zeker als er ook kwaliteitseisen worden gesteld aan deze informatie.

De documentmanagement software van ManualMaster bevat slimme oplossingen om controle te houden en op één plek de juiste informatie, voor de juiste persoon op het juiste moment beschikbaar te stellen. U verhoogt de efficiëntie, verlaagt meerdere risico’s en creëert autonomie en betrokkenheid.

Honderden bedrijven in Nederland (maar ook daarbuiten) zetten ManualMaster in om bedrijfsprocessen en documenten te automatiseren. Samenwerking wordt bevorderd, besluitvorming verbeterd en eenduidigheid wordt gewaarborgd.

Geavanceerd documentbeheer

Centrale opslag met toegangsbeheer waarborgt dat de juiste personen kunnen lezen, wijzigen, autoriseren en verwijderen. Het automatische revisiesysteem met versiegeschiedenis maakt het aantoonbaar dat de juiste versies worden gebruikt en vereenvoudigt uw versiebeheer.

Het goedkeuringsproces, de distributie en het voorkomen van oude en/of meerdere versies helpt u overzicht te bewaren, frustatie te minimaliseren en de efficiëntie te maximaliseren.

De krachtige motor van ManualMaster

In de kern van het documentmanagement systeem is ons unieke “Automatic Change Control” (ACC) opgenomen. Een systeem dat in samenspraak met onze klanten is opgezet en vervolgens verfijnd. In basis zorgt ACC ervoor dat u zelf niet meer alle controles op uw documenten hoeft uit te voeren. ManualMaster neemt dit werk volledig automatisch, zonder dat er maar een fractie handwerk aan te pas komt, uit uw handen. Tijdbesparend en verzekerd van consistentie.

Met ACC wordt het wijzigen van een functienaam kinderspel. U hoeft deze namelijk maar één keer centraal in ManualMaster te wijzigen en ManualMaster voert dit geheel automatisch door in alle documenten, processen en formulieren. Natuurlijk maakt ManualMaster een nieuwe versie aan (met een nieuw versienummer), wordt de vorige versie gearchiveerd, wordt de reden van wijzigen netjes ingevuld en publiceert ManualMaster de nieuwe versie geheel automatisch.

En zo herstelt ACC automatisch uw hyperlinks, koppelingen met normen, afkortingen en definities, classificaties of bedrijfsnamen. Allemaal met beheer van versies, dus altijd traceerbaar. ACC neemt u werk uit handen en zorgt voor een eenduidig gebruik van namen, hyperlinks, jargon en stamdata.

Makkelijk overstappen

Door de veelzijdige integratie met MS Office kunt gemakkelijk uw bestanden importeren en nieuwe creëren in een herkenbare omgeving.

Met ManualMaster blijft u werken met MS Word, Excel of Visio, het systeem voegt alleen slimme functies toe en helpt u bij efficiënt en aantoonbaar documentbeheer. Vanuit één centrale opslag (die gemakkelijk doorzoekbaar is) borgt u de informatie en vormt u één van de onderdelen van uw kwaliteitsmanagementsysteem.

Overstappen op ManualMaster is niet alleen een geweldige stap vooruit in documentmanagement maar komt alle gerelateerde processen ten goede. Training, procesmanagement, CAPA’s, leveranciersbeheer, audits, etc. worden vereenvoudigd door een gestroomlijnd en consistent documentmanagementsysteem.

Publiceren

Bespaar tijd en voorkom fouten met de digitale goedkeuringsworkflow van ManualMaster. Volledig digitaal kunt u de verificatie en autorisatie automatisch uitzetten naar de bij het document betrokken medewerker(s). Handmatige e-mails versturen en herinneren behoort tot de verleden tijd.

Na deze documentcyclus worden de bestanden automatisch omgezet naar HTML waardoor elke gebruiker met een PC, tablet of mobiele telefoon de informatie kan raadplegen, doorzoeken en beveiligd printen. Uw medewerkers worden automatisch genotificeerd ook als u een lees & begrijp bevestiging wenst te ontvangen.

Met ManualMaster heeft u de volledige controle op de distributie van uw informatie, verloopt dit proces efficiënt en heeft elke gebuiker altijd toegang tot de actuele informatie.

Voor wie?

Uw documenten, processen en formulieren worden beschikbaar voor elke gebruiker die deze nodig heeft. Ongeacht de locatie, rol of zelfs ook voor degenen die geen ManualMaster-gebruiker zijn. Elke stakeholder krijgt precies die informatie aangeboden die voor hem/haar van waarde is.

Strenge kwaliteitseisen?

Het handmatige beheer van documenten is foutgevoelig, werkt vertragend en kan velerlei problemen met zich meebrengen. Ongewenst, zeker wanneer u met strengere wet- en regelgeving te maken heeft.

ManualMaster wordt ingezet in de voedings-, farmaceutische- en chemische industrie; omgevingen waar de kwaliteitseisen hoog zijn. Het ManualMaster-kwaliteitssysteem voldoet aan de eisen die hier gesteld worden en helpt u de kosten die komen kijken bij het naleven van deze eisen te minimaliseren en creëert daarmee ruimte voor u voor focus op alle andere QHSE-zaken.

Onze klanten

Verhalen uit de praktijk

Academy

Contact