Star-shl is gespecialiseerd in laboratoriumonderzoek van bloed, urine en ontlasting. Ook voert Star-shl beeldvormend- en functieonderzoek uit zoals röntgen, echo’s en oogfoto’s en verricht het lab onderzoek naar hart- en longfuncties. De trombosedienst van Star-shl begeleidt jaarlijks ruim 30.000 patiënten bij het gebruik van antistollingsmiddelen. Star-shl medewerkers ondersteunen en adviseren professionals zoals huisartsen, verloskundigen en zorginstellingen.

De organisatie levert hoge volumes diagnostiek die met veilige en betrouwbare gevalideerde tests worden uitgevoerd. Als medisch lab moet Star-shl voldoen aan de ISO 15189, ISO 22870 voor de POCT, SAN-richtlijnen en recent ook de RIVM-richtlijnen voor COVID-19 diagnostiek. Beleidsadviseur Kwaliteit Erwin Beerens: ‘We willen laten zien dat we ook veilig met data omgaan en hebben ons daarom recent laten toetsen op de NEN7510/ISO 27001.’ ManualMaster wordt door het lab ingezet voor het beheren en delen van informatie, documenten en naslagwerk en de registratie van meldingen. De software wordt door alle medewerkers gebruikt.

De basis voor kwaliteit

Erwin: ‘Ons kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) van Star-shl bestaat natuurlijk uit meer dan alleen ManualMaster, maar ManualMaster biedt de basis op het gebied van kwaliteit. Het zorgt voor ondersteuning, borging en registratie van informatie. En daarnaast mogelijkheden om onze dienstverlening te verbeteren en te werken aan de PDCA-cyclus.’

Documentenbeheer en een goed werkend dashboard, waarin voor alle medewerkers de juiste informatie op de juiste plek wordt weergegeven, waren binnen het kwaliteitsmanagement primaire behoeftes van Star-shl. Later kwamen daar het registreren van meldingen en verbeteracties bij.`
Erwin: ‘Met ManualMaster richt je het KMS naar eigen wens in. Je ontwerpt je eigen dashboard, documenten kunnen op verschillende manieren worden getoond en webformulieren die je samenstelt met de module WebForms kunnen in allerlei vormen worden toegepast.’

‘We zochten een centrale plek om meldingen van klachten, complimenten, suggesties en verzoeken te kunnen registreren en daarbij ook de verbeteringen vast te leggen. Dat hebben we met ManualMaster voor elkaar gekregen door middel van een meld- en verbeterportaal. ManualMaster is een intuïtief programma. Alles zit op een logische plek.’

Soepel verloop implementatie

‘De implementatie van de software verliep soepel’, zegt de Beleidsadviseur kwaliteit. ‘De denkwijze van de consultants van ManualMaster heeft ons daarbij geholpen: maak het niet te ingewikkeld en zoek en benut de mogelijkheden, luidde het devies. Er wordt door ManualMaster volop meegedacht over de inrichting van je systeem. Er lagen genoeg plannen om uit te voeren en daarbij worden we goed geholpen en met veel goede ideeën gevoed.’

Eindgebruikers ervaren het als een makkelijk bereikbaar medium dat ook goed werkt op telefoons en tablets

Alle 1400 Star-shl medewerkers hebben de mogelijkheid gebruik te maken van ManualMaster. Erwin: ‘Werken met ManualMaster is voor iedereen eenvoudig, ondanks dat we bij Star-shl niet allemaal over dezelfde digitale skills beschikken. Gebruiksgemak is voor ons heel belangrijk en ManualMaster voldoet daaraan. De eindgebruikers ervaren ManualMaster als een makkelijk toegankelijk medium dat  goed werkt op telefoons en tablets. Dat maakt het werk voor onder andere de 600 medewerkers die dagelijks op pad zijn voor bloedafname erg prettig. Zij gebruiken ManualMaster voornamelijk voor het doornemen van instructies.’

‘Om de eindgebruikers voor ManualMaster te enthousiasmeren heeft Star-shl trainingen en presentaties verzorgd en instructies samengesteld. Ze worden naast de dagelijkse ondersteuning op allerlei manieren van informatie voorzien zodat ze er makkelijk mee verder kunnen.’

Een duidelijk en eenvoudig meldproces

Star-shl heeft onder meer het meldproces met ManualMaster ingericht dat bestaat uit verschillende formulieren, het meldingsformulier zelf en het verbeteractie-formulier. De webformulieren kunnen afzonderlijk worden opgestart. Aan het meldingsformulier zijn subformulieren gekoppeld waarmee medewerkers op de hoogte worden gesteld van bijvoorbeeld een klacht. Erwin: ‘Zo is voor iedereen duidelijk waarop actie moet worden ondernomen.’

Het afhandelen van de meldingen en het aanmaken van verbeteracties verloopt prima. Medewerkers worden daarbij geholpen via e-mail-notificatie of WebForms-acties

‘Het invoeren van meldingen en informatie is een eitje, dat lukt iedereen. We hebben een overzichtelijk dashboard ingericht en vanaf het intranet wordt direct naar meldingsformulieren gelinkt. Het afhandelen van de meldingen en het aanmaken van verbeteracties verloopt prima. Medewerkers worden daarbij geholpen via e-mail-notificatie of WebForms-acties.’

De Star-shl accreditaties en certificeringen worden door veel instanties beoordeeld. Erwin: ‘Daarbij gebruiken we altijd ManualMaster. Dat is de plek waar iedereen alles kan vinden. Voor externe auditoren maken we een apart portaal aan waarin we de benodigde documenten kunnen weergeven. Ze beschikken dan over alle up-to-date protocollen.’

Informatie extraheren met Rapportages

‘Ons systeem is de afgelopen jaren flink gemoderniseerd, maar we willen nog verder. Naar een KMS waarin we de verschillende mogelijkheden van ManualMaster toepassen, waaronder de functionaliteit Risicomanagement.’ Erwin is benieuwd naar de module Q-Learning, het leren vanuit het kwaliteitsmanagementsysteem. ‘Die gaan we verkennen.’
‘We willen ook meer gebruik gaan maken van de primaire spaces waarmee documenten per functie of afdeling beter vindbaar en zichtbaar zijn. Daarnaast willen we de functionaliteit Rapportages uitbreiden omdat daarmee alle informatie die in ons KMS ligt opgeslagen inzichtelijk is te maken.’

Met Rapportages stel je kpi- en management review-overzichten samen

‘Met WebForms creëren we een enorme berg data. De gegevens die we hebben opgeslagen, worden door veel disciplines gebruikt. De kunst is om daaruit de gegevens te extraheren waarover je wilt rapporteren. Met Rapportages kun je bijvoorbeeld kpi- en management review-overzichten samenstellen.’

Tip voor toekomstige gebruikers

De tip die Erwin aankomende ManualMaster-gebruikers mee wil geven luidt: ‘Houdt de basisinrichting van je systeem goed op orde. Daarmee behaal je bij de verdere inrichting veel winst.’

door Ad Killian

Over Star-shl