Met de overtuiging dat kwaliteit de gehele organisatie aangaat en niet slechts één persoon, stapt  Sebastiana Piras elke dag de productiehal van The Compound Company binnen. “Anders verandert er niets”, zegt ze.  Als QESH-manager is Sebastina verantwoordelijk voor kwaliteit, arbo & veiligheid en milieu binnen The Compound Company, die de afgelopen jaren razendsnel is gegroeid. Wat begon als een relatief klein bedrijf, is  het inmiddels uitgegroeid tot een internationale speler in kunststof markt, en dat vraagt om een compleet andere manier van werken.

Sebastiana vertelt hoe zij met behulp van de Trevally-software van ManualMaster structuur, transparantie en draagvlak creëert in een organisatie die lange tijd vooral draaide op ad hoc processen en individuele kennis.

The Compound Company produceert plastic korrels die ontstaan door polymeren te smelten, te mengen met additieven en vervolgens te verwerken tot toepasbare grondstoffen voor uiteenlopende industrieën. Het bedrijf ontstond na een doorstart van activiteiten uit de voormalige Hartman-groep in Enschede, waar twee locaties gesitueerd zijn, en groeide in korte tijd van zo’n 50 naar ruim 110 medewerkers door o.a. de overname van delen van DSM (Geleen, nu  nog een verkoopkantoor) en Exxon (nu TCC productlocatie in Keulen), die allemaal hun eigen technologie en processen hadden.

Kwaliteit als gedeelde verantwoordelijkheid

Die groei bracht een uitdaging met zich mee. “Toen ik hier begon, lag het kwaliteitshandboek in de kast,” vertelt Sebastiana. “Mijn voorganger wist hoe alles werkte, maar de rest van de organisatie had geen idee. Dat is de oude manier van kwaliteitsdenken.”

Voor Sebastiana was dat onacceptabel. Vanuit haar achtergrond in R&D en haar behoefte aan structuur zag zij waar het kwaliteitsmangement op vast liep. “Je kunt wel dingen willen veranderen, maar als iedereen het op zijn eigen manier doet, ontstaat er chaos.”

De eerste stap was fundamenteel: kwaliteit moest van ‘één persoon’ naar ‘de hele organisatie’ worden gebracht. Ze begon met het benoemen van proceseigenaren, het zichtbaar maken van procedures en het toegankelijk maken van het kwaliteitssysteem. Daarbij speelde Trevally een sleutelrol. “Het kan niet zo zijn dat kwaliteit alleen bij mij ligt. Ik heb het bewust in de organisatie neergelegd, met duidelijke verantwoordelijkheden en processen,” zegt ze.

Sebastiana Piras, QESH Manager

Over The Compound Company

Dashboard The Compound Company

Werken met Trevally: van versnippering naar transparantie

“In het begin was het echt bloed, zweet en tranen. Mensen zagen het als extra werk. Maar nu zie je dat ze zelf naar me toe komen met ideeën en vragen.” Die omslag – van weerstand naar initiatief – is precies waar Sebastiana haar energie uit haalt.

De implementatie van Trevally betekende een doorbraak. Waar processen voorheen via e-mailketens en losse documenten liepen, is alles nu geborgd in één systeem.
“De toegankelijkheid is enorm verbeterd. Iedereen kan nu bij het kwaliteitshandboek en ziet precies waar zich iets in het proces bevindt,” vertelt Sebastiana. “Vooral de WebForms maken het verschil in de dagelijkse praktijk. Denk aan klachtenmanagement, change management en visit reports.”

WebForms, van 25 mails naar 1 formulier

“Vroeger kregen we klachten binnen via e-mail. Dan had je soms 25 mails en moest je zelf uitzoeken wat er speelde. Nu hebben we één formulier. Geen formulier is geen klacht.”

Die duidelijke regel, ondersteund door het management, zorgde voor discipline én overzicht. “Het was wennen, maar nu zien mensen de voordelen. Alles is vastgelegd, traceerbaar en duidelijk.”

WebForm MOC

Slimme workflows die het werk makkelijker maken

Sebastiana bouwt zelf veel van de formulieren in Trevally. Dat doet ze niet alleen functioneel, maar ook praktisch en gebruiksvriendelijk. “Formulieren moeten kort en duidelijk zijn. Als mensen een heel A4 moeten invullen, haken ze af.”

Een van de meest indrukwekkende toepassingen is het Management of Change-proces. Daarin worden automatisch risicoanalyses gestart op basis van het type wijziging. “Als iemand een productwijziging invoert, wordt automatisch bepaald welke risicoanalyse nodig is. Die gaat direct naar de juiste eigenaar.” Het resultaat: minder fouten, snellere besluitvorming en meer betrokkenheid.

Cultuurverandering: van weerstand naar eigenaarschap

Misschien wel de grootste prestatie van Sebastiana betreft niet de techniek, maar de cultuur. “De uitdaging was om mensen uit de oude garde mee te krijgen,” zegt ze. “Zij waren gewend om alles op hun eigen manier te doen.”

Haar aanpak? Geduld, aanwezigheid en communicatie. “Ik ben veel op de werkvloer. Je moet met mensen praten, ze meenemen en continu uitleggen waarom iets belangrijk is.”

Dat werkt. “Nu zie je dat mensen zelf komen met vragen: ‘Sebas, kunnen we dit aanpassen?’ Dat is echt dé verandering.” Ze ziet ook dat nieuwe medewerkers – vaak afkomstig uit grotere organisaties – helpen om de cultuur verder te ontwikkelen.

Folderstructuur van The Compound Company

Q-Learning en de internationale uitrol

Naast document-, risico- en klachtenmanagement maakt The Compound Company ook gebruik van Q-Learning. De aanleiding? Efficiëntie.

“In Duitsland werden mensen een week vrijgemaakt voor training. Dat kostte enorm veel tijd. Met e-learning kunnen we dat veel slimmer doen.” De module is inmiddels succesvol uitgerold in Keulen en wordt ook in Nederland steeds meer gebruikt.

Sebastiana kijkt zelfs verder. Ze hoopt dat het moederbedrijf in Italië Trevally overneemt. “Mijn droom is dat zij ook met dit systeem gaan werken. Het zou de samenwerking enorm verbeteren.”

Iedereen weet wie waarvoor verantwoordelijk is

Als je Sebastiana vraagt waar ze het meest trots op is, hoeft ze niet lang na te denken. “Dat mensen beter samenwerken omdat duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is,” zegt ze. Die transparantie is volgens haar de sleutel. “Het besef dat het goed is om dingen vast te leggen, en dat het geen ballast is, dat betekent echt een omslag.”

Maar het werk is nog niet gedaan. The Compound Compagny groeit door, en dat vraagt om verdere professionalisering. “De organisatie is sneller gegroeid dan de structuur. Dat moeten we goed bijhouden.”

Ook wil ze meer doen met data, dashboards en leveranciersbeoordelingen. “Er zit nog zoveel potentie in Trevally. We gebruiken nog lang niet alles.”

Wat werkt, wat niet

Sebastiana heeft inmiddels een duidelijke visie ontwikkeld op wat werkt en wat niet. Haar adviezen zijn concreet en direct toepasbaar.  Begin klein, maar zorg dat je het goed doet.
“Start niet meteen met een compleet systeem. Wij begonnen met één klachtenformulier. Dat gaf direct structuur en resultaat. Vanuit daar kun je uitbreiden.”

“Maak het systeem zo simpel mogelijk voor de gebruiker. Denk vanuit de werkvloer. Mensen hebben geen tijd voor ingewikkelde formulieren. Hoe eenvoudiger en duidelijker, hoe groter de kans dat ze het gebruiken.”

De werkvloer op, luisteren, uitleggen en mensen helpen

“Wees zichtbaar en benaderbaar”, vervolgt ze. “Je kunt dit niet vanuit een kantoor regelen. Je moet de werkvloer op, luisteren, uitleggen en mensen helpen. Dan krijg je vertrouwen. Zonder steun van boven werkt het niet. Die regel ‘geen formulier, geen klacht’ konden we alleen invoeren omdat de directie erachter stond.”

Blijven uitleggen is in haar ogen een ongoing proces. “Mensen vergeten, vallen terug in oude gewoontes. Herhaling is echt cruciaal.” En bovenal heb geduld en accepteer weerstand.
“Verandering kost tijd. In het begin krijg je weerstand, dat hoort erbij. Als je volhoudt, zie je uiteindelijk dat mensen meebewegen.”

Trevally is meer dan alleen software, een manier van werken

Wat haar verhaal duidelijk maakt, is dat Trevally voor The Compound Company meer is dan software. Het is een katalysator voor verandering. “ManualMaster heeft ons echt geholpen om het kwaliteitsbewustzijn te verhogen.”

Maar uiteindelijk draait het om mensen. Om gedrag, verantwoordelijkheid en samenwerking. En misschien nog wel het meest om die ene overtuiging waarmee alles begon: “Kwaliteit moet van iedereen zijn.”