Bij SteriNoord is kwaliteitsmanagement geen abstract beleidsdocument, maar dagelijkse praktijk. De organisatie reinigt, desinfecteert en steriliseert medische hulpmiddelen voor ziekenhuizen, klinieken en farmaceutische partijen. Dagelijks gaan honderden instrumentensets door handen van medewerkers. Elke stap moet kloppen. “Je kunt hier geen concessies doen,” zegt Linda Bodewes, manager bedrijfsvoering. “Kwaliteit is de basis onder alles wat we doen.”

Een robuust kwaliteitsmanagementsysteem

SteriNoord werd in 2017 opgericht door het UMCG en het Ommelander Ziekenhuis met als doel sterilisatie gezamenlijk, efficiënt en professioneel te organiseren. Inmiddels bedient de organisatie meerdere ziekenhuizen en zorginstellingen in de regio. De productieomgeving draait 24/7, met hoge volumes en strikte regelgeving. Dat vraagt om een robuust en digitaal kwaliteitsmanagementsysteem (QMS-software), maar vooral om medewerkers die begrijpen waarom kwaliteit essentieel is.

Kwaliteit als middel om samen te groeien

Linda Bodewes brengt een onconventionele achtergrond mee. Haar loopbaan begon in de horeca, waar hygiëne, structuur en samenwerking vanzelfsprekend zijn. Via een hbo-opleiding maakte zij de overstap naar de zorg en werkte jarenlang in het Ommelander Ziekenhuis. Die combinatie bepaalt haar visie op kwaliteitsmanagement en continue verbetering.

“Kwaliteit is voor mij geen vinklijstje,” zegt ze. “Het is een instrument om samen te kijken waar je staat en hoe je verder kunt groeien, zonder naar elkaar te wijzen.”

Toen zij ruim vier jaar geleden bij SteriNoord begon, zag zij direct waar het knelde. Kwaliteit was formeel ingericht, maar leefde onvoldoende. Procedures bestonden, maar waren versnipperd. “Het kwaliteitssysteem lag letterlijk her en der verspreid,” vertelt ze. “En het kwaliteitsdenken bleef hangen bij een paar mensen. Dat is kwetsbaar, zeker in een productieomgeving.”

Linda Bodewes, Manager bedrijfsvoering

Over SteriNoord

Van papieren systeem naar gedragen kwaliteitsmanagement

De invoering van Trevally, de kwaliteitsmanagementsoftware van ManualMaster, markeerde het begin van een bredere verandering. Niet alleen digitalisering, maar ook een andere manier van denken over kwaliteitsprocessen en kwaliteitsborging. “We zochten geen systeem dat controleert,” benadrukt Linda. “We zochten iets dat ondersteunt en zichtbaar maakt wat we doen.”

Een bewuste keuze was om medewerkers vanaf het begin te betrekken bij de inrichting van het digitale kwaliteitsmanagementsysteem. “Zij zijn uiteindelijk de gebruikers. Als je wilt dat kwaliteit gaat leven, moet je mensen laten meedenken over hoe het systeem eruitziet en werkt.” Die betrokkenheid zorgde voor herkenning en acceptatie.

Dashboard van SteriNoord

Documentbeheer: het kwaliteitshandboek terug naar de werkvloer

Met de module Documentbeheer werd het digitale kwaliteitshandboek binnen het kwaliteitsmanagementsysteem volledig ingericht. Geen statisch naslagwerk, maar een praktisch hulpmiddel voor kwaliteitsprocessen en procesbeheer. Procedures en werkinstructies zijn logisch opgebouwd en visueel toegankelijk.

“Medewerkers hoeven niet meer te zoeken,” zegt Bodewes. “Ze navigeren.” Dat heeft effect: minder vragen, meer zelfstandigheid en een betere naleving van procedures en kwaliteitsnormen. Kwaliteit wordt onderdeel van het dagelijkse werk, in plaats van iets dat ‘ergens ligt’.

Overzichtelijke workflow desinfectie

WebForms: melden zonder drempels

Een cruciale stap in de cultuurverandering was de inzet van WebForms binnen de kwaliteitsmanagementsoftware. Medewerkers kunnen eenvoudig afwijkingen en verbeterpunten registreren, direct vanaf de werkvloer en met foto’s. “Dat verlaagt de drempel enorm,” aldus Linda. “Je hoeft niet te wachten of achteraf te registreren.”

Deze meldingen ondersteunen actief kwaliteitsverbetering en risicomanagement. Ook richting klanten biedt het digitale kwaliteitssysteem transparantie. Wanneer onveilige of onjuiste aanleveringen worden geconstateerd, wordt dit professioneel teruggekoppeld. “Dat is soms confronterend,” erkent Linda, “maar het versterkt het gezamenlijke proces. Kwaliteit is iets wat je samen bewaakt.”

Documentoverzicht bij SteriNoord

Cultuurverandering: van reactief naar verantwoordelijk

Volgens Bodewes zit de grootste winst niet in de techniek, maar in gedrag. “Een systeem verandert geen cultuur. Mensen doen dat.” Daarom werd kwaliteit expliciet onderdeel van de organisatieontwikkeling, ondersteund door het kwaliteitsmanagementsysteem. Medewerkers kregen verantwoordelijkheid, training en ruimte om mee te denken. Bij de dagstarts worden meldingen en verbeterpunten structureel besproken.

Langzaam verschoof de houding. Waar kwaliteit eerder reactief werd benaderd, ontstond steeds meer eigenaarschap. “Wat ik echt bijzonder vind,” zegt Linda, “is dat medewerkers elkaar nu aanspreken. En dat ze ook leidinggevenden durven aanspreken als iets niet klopt.” Melden wordt niet meer gezien als ‘lastig’, maar als professioneel gedrag binnen het kwaliteitssysteem.

WebForm (bijna) ongevallen

WebForm klachten

WebForm verbetervoorstellen

Risicomanagement: bewust handelen in het proces

De rol van leidinggevenden is daarbij cruciaal. “Als leidinggevenden kwaliteit niet voorleven, gebeurt er niets,” stelt Linda. Bij SteriNoord is het management zichtbaar op de werkvloer. Kwaliteit is geen apart project of kwartaalthema, maar verweven in dagelijkse gesprekken en beslissingen.

Met de module Risicomanagement koppelt SteriNoord risico’s direct aan processen en documenten. Medewerkers worden actief ondersteund bij risicovolle handelingen. “Dat helpt bij bewust handelen,” aldus Linda. Met het oog op ISO 13485-compliance wordt deze aanpak verder verdiept. Kwaliteit is nooit af. Het is iets wat je continu onderhoudt.

Q-Learning: leren als vast onderdeel van kwaliteit

Ook leren is structureel ingebed via Q-Learning als onderdeel van het kwaliteitsmanagementsysteem. Nieuwe medewerkers worden uniform ingewerkt, bestaande medewerkers volgen verplichte scholingen om hun kennis op peil te houden.

“Je hebt overzicht, borging en inzicht,” zegt Linda. “Je ziet wie wat heeft gedaan en waar kennis zit. Leren wordt zo onderdeel van kwaliteit, niet iets vrijblijvend.”

Kwaliteitsmanagement als continu gesprek

Wat volgens Bodewes essentieel is, is dat kwaliteitsmanagement geen eenmalig project wordt. “Het is geen implementatie die je afrondt en dan loslaat,” benadrukt ze. “Je moet het voortdurend blijven voeden.” Bij SteriNoord gebeurt dat door kwaliteit structureel terug te laten komen in dagstarts, evaluaties en verbetergesprekken, ondersteund door het digitale kwaliteitsmanagementsysteem.

Door meldingen en acties zichtbaar te maken in Trevally, blijven medewerkers betrokken. “Ze zien dat er iets met hun meldingen gebeurt. Dat motiveert”, zegt Linda.

Werkzaamheden bij SteriNoord

Doel van kwaliteitsmanagement: elke dag beter worden

Een belangrijk effect van het werken met kwaliteitsmanagementsoftware Trevally is de verschuiving van verantwoorden naar verbeteren. Waar kwaliteitsmanagement eerder vooral werd geassocieerd met audits en certificeringen, is het nu een hulpmiddel om kwaliteitsprocessen, compliance en procesbeheer slimmer en veiliger te organiseren.

“Natuurlijk moeten we voldoen aan normen,” zegt Bodewes. “Maar dat is niet het einddoel. Het echte doel is dat we elke dag beter worden.”

Kantoor van SteriNoord