Publicatiedatum: 3 juni 2026

Omgevingsdienst Regio Nijmegen is per 1 januari 2026 gefuseerd met Omgevingsdienst Regio Arnhem. Samen vormen zij nu Omgevingsdienst Groene Metropool. Het werk met Trevally vond plaats in de periode waarin de organisatie nog Omgevingsdienst Regio Nijmegen (ODRN) heette. Daarom wordt hieronder de naam ODRN gebruikt.

Wanneer Karin Poel-Pordon vertelt over haar werk met Trevally bij de Omgevingsdienst Regio Nijmegen (ODRN), wordt duidelijk dat zij meer is dan de technische beheerder van een kwaliteitssysteem. Ze kent het systeem door en door, bewaakt de inrichting, begeleidt collega’s en zorgt ervoor dat Trevally steeds beter aansluit op de dagelijkse praktijk. “Het ManualMaster-stuk deel is duidelijk van mij. Ik ben er zo in betrokken dat ik het bijna van A tot Z ken,” vertelt ze.

Die precisie en betrokkenheid sluiten goed aan bij de aard van ODRN, waar vergunningen, inspecties en juridische toetsingen vragen om duidelijkheid en actuele informatie. Voor zowel grote industriële bedrijven als particulieren verwerkt de organisatie complexe aanvragen onder strikte wet- en regelgeving. Een betrouwbaar, goed ingericht kwaliteitssysteem is daarbij onmisbaar.

Systeem dat past bij verschillende teams

Karin is vanaf het begin intensief betrokken bij de inrichting van Trevally. Wat in eerste instantie een bescheiden taak was, groeide al snel uit tot een volledig beheerpakket dat zij grotendeels zelf vormgaf. Ze bleek sterk in structuur aanbrengen, informatie ordenen en systemen logisch opbouwen.

Die kwaliteiten bleken van grote waarde toen de organisatie overstapte op een nieuw digitaal handboek. De uitdaging zat niet alleen in het technisch inrichten van Trevally, maar vooral in het creëren van een systeem dat past bij verschillende teams, werkprocessen en niveaus van informatiebehoefte.

Een uniforme omgeving, flexibel waar nodig

Een belangrijk uitgangspunt in haar werk is dat Trevally geen star systeem mag zijn. Ze richtte het zo in dat het basisontwerp herkenbaar is voor iedereen, maar tegelijk voldoende ruimte biedt voor afdelingsspecifieke aanpassingen.
“We zijn begonnen met één opzet, maar dat werkte niet overal. Voor sommige afdelingen moest het anders. Dan moet je durven aanpassen zodat het voor hen logisch is,” zegt ze.
Zo ontstond een omgeving die uniform oogt, maar flexibel is waar het nodig is.

Geen dubbele versies meer

De startpagina die Karin aanbracht toont die aanpak. Het dashboard geeft medewerkers direct zicht op primaire processen, werkinstructies, workflows en beleid. De koppeling met het zaaksysteem OpenWave maakt het voor vergunningverleners makkelijk om informatie te vinden die past bij hun dagelijkse werk.

Daarnaast speelde Karin een belangrijke rol in het koppelen van Trevally aan het intranet, door documenten te centraliseren in Trevally en vanuit het intranet alleen nog hyperlinks aan te bieden. Dat voorkomt dat verschillende versies circuleren, een risico dat eerder regelmatig voorkwam. “Nu staat alles in ManualMaster en linken we ernaartoe. Geen dubbele versies meer,” licht ze toe.

De grote uitdaging: het meekrijgen van collega’s

Toch stond ze voor een grotere uitdaging dan techniek met zich meebracht: het meekrijgen van collega’s. Het kiezen van een nieuw systeem betekent nog niet dat het gebruikt wordt. Karin merkte dat vooral gedrag, tijd en aandacht bepalen of medewerkers Trevally in hun werk integreren.
Tijdens de livegang bezocht ze alle teams om het dashboard te tonen, vragen te beantwoorden en de meerwaarde van het systeem uit te leggen. De timing was lastig, omdat meerdere systemen bij ODRN gelijktijdig werden vervangen. Daardoor moesten medewerkers veel nieuws tegelijk verwerken.

Om te blijven ondersteunen organiseerde Karin regelmatig editoroverleggen. Deze sessies groeiden uit tot waardevolle momenten waarin afspraken werden gemaakt, vragen werden opgepakt en medewerkers met elkaar meedachten over de inrichting.

Enquête levert inzicht in gebruik op

Een van de meest succesvolle initiatieven was een gezamenlijke werkochtend waarin editors drie uur lang geconcentreerd aan de slag gingen met hun Trevally-taken. Karin liep rond om te helpen waar nodig. De concentratie én de gedeelde aandacht bleken effectiever dan losse werkmomenten op de eigen afdeling. Het zorgde voor structuur, rust en enthousiasme.

Om goed inzicht te krijgen in het gebruik van Trevally zette Karin dit voorjaar een enquête uit. Medewerkers gaven aan dat de actualiteit van sommige documenten beter kon en dat nieuwe collega’s vaak onvoldoende uitleg kregen over het systeem. Deze uitkomsten zijn extra relevant in het licht van de fusie met Omgevingsdienst Regio Arnhem, waarmee inmiddels Omgevingsdienst Groene Metropool is gevormd. Omgevingsdienst Regio Arnhem maakte voor de fusie nog geen gebruik van een digitaal handboek, waardoor Trevally een cruciale rol kan spelen binnen de nieuwe organisatie.

Klachtenformulier voor burgers en bedrijven

Wat betreft de Trevally-modules maakt ODRN op dit moment gebruik van Documentbeheer en WebForms, onder andere voor het klachtenformulier voor burgers en bedrijven. Dit formulier is publiek toegankelijk via een aparte Trevally-omgeving. Volgens Karin wordt het goed gevonden en hangt er een workflow achter die de afhandeling soepel laat verlopen. Risicomanagement is als module beschikbaar, maar wordt nog niet actief ingezet.
Dit verandert mogelijk na de fusie wanneer informatiebeveiliging en procesharmonisatie meer aandacht zullen krijgen. Ook Q-Learning staat op de planning, vooral omdat het een belangrijke rol kan spelen in het opleiden en begeleiden van nieuwe medewerkers.

Duidelijkheid in documentbeheer

Trevally heeft ODRN veel opgeleverd. Vooral de duidelijkheid in documentbeheer is opvallend verbeterd. Karin en haar collega’s voerden een grote opschoonactie uit, waarbij documenteigenaren werden bepaald, bestanden werden gecontroleerd en verouderde informatie werd verwijderd. “Elk document heeft nu een eigenaar en wordt minstens één keer per jaar gezien. Dat was voorheen niet zo,” benadrukt ze.
Door de koppeling met het intranet werkt iedereen bovendien met dezelfde versie van documenten.

Karin’s werk aan Trevally wordt breed gewaardeerd. Ze bouwde niet alleen een systeem, maar ook een cultuur waarin medewerkers steeds meer gewend raken aan het gebruik ervan. Die ontwikkeling gaat door, zeker omdat de organisatie blijft groeien en veranderen.

Eigenaarschap binnen afdelingen

In haar advies aan toekomstige Trevally-gebruikers klinkt duidelijk door wat volgens haar het verschil maakt. Ze benadrukt dat een zorgvuldige voorbereiding essentieel is. Een organisatie moet helder hebben waarvoor Trevally wordt ingezet en moet direct vanaf de livegang met actuele informatie werken. Wanneer documenten verouderd zijn of workflows nog niet volledig kloppen, daalt het vertrouwen en haken gebruikers af.

Verder wijst ze op het belang van eigenaarschap binnen afdelingen. Door duidelijke documenteigenaren en editors aan te wijzen, ontstaat verantwoordelijkheid en blijft de informatie actueel. Ook communicatie moet continu doorgaan: medewerkers moeten regelmatig gewezen worden op nieuwe functies, updates en mogelijkheden.

Nieuwe collega’s verdienen speciale aandacht, omdat hun eerste weken vaak bepalend zijn voor hoe zij Trevally ervaren. Karin ziet Q-Learning als een waardevolle aanvulling om onboarding concreet en gestructureerd te maken.

Verbinding tussen techniek, werkprocessen en dagelijkse praktijk

Ze benadrukt dat Trevally een doorlopend proces is. Het vraagt discipline, periodieke afstemming en gezamenlijke werkmomenten om het systeem actueel te houden en te laten meegroeien met de organisatie.

Karin’s expertise laat zien dat succesvol kwaliteitsmanagement niet draait om de software alleen, maar om mensen die het systeem begrijpen, vormgeven en gebruiken. Trevally is bij ODRN een krachtig hulpmiddel geworden, omdat het gedragen wordt door iemand die begrijpt wat de organisatie nodig heeft en die de verbinding weet te leggen tussen techniek, werkprocessen en dagelijkse praktijk.

Daarmee groeide Trevally uit van een systeem naar een werkwijze, en werd het, zoals Karin het eenvoudig verwoord, “echt van ons allemaal”.

Karin Poel-Pordon, Medewerker Bedrijfsvoering 

Over Omgevingsdienst Groene Metropool

Tijdens werken met Trevally was dit Omgevingsdienst Regio Nijmegen