“Trevally draait voor mij om nuttige en efficiënte oplossingen. Niet om regels, maar om kwaliteit die het werk van collega’s écht makkelijker maakt.” Dat is hoe Mike Scholten naar kwaliteitsmanagement kijkt.

Als Quality Manager bij PI Medical wil hij geen stapels procedures die in een la verdwijnen. Hij mikt op een kwaliteitssysteem dat leeft, medewerkers ondersteunt en dagelijks waarde toevoegt. “Als mensen merken dat iets sneller, eenvoudiger en overzichtelijker wordt, gaan ze het vanzelf gebruiken.”

Die praktische instelling typeert Mike. Met zijn achtergrond in de medische wereld én zijn creatieve blik als illustrator zoekt hij voortdurend naar manieren om processen slimmer in te richten. Bij PI Medical vond hij daarvoor het ideale speelveld. Met Trevally van ManualMaster bouwde hij de afgelopen jaren stap voor stap aan een kwaliteitssysteem dat inmiddels veel meer is dan alleen documentbeheer. Het is uitgegroeid tot het digitale hart van de organisatie.

Structuur als fundament voor kwaliteitsmanagement

PI Medical levert specialistische apparatuur voor de medische beeldvorming en nucleaire geneeskunde. Denk aan positioneringshulpmiddelen, kalibratieapparatuur en systemen voor het veilig werken met radioactieve stoffen. In zo’n omgeving is kwaliteit geen afdeling, maar een dagelijkse verantwoordelijkheid.

Mike kent die praktijk van binnenuit. Voordat hij kwaliteitsmanager werd, werkte hij jarenlang in ziekenhuizen als medisch nucleair werker. “Ik houd van duidelijkheid en structuur. Niet alleen voor mezelf, maar ook voor collega’s. Als processen helder zijn, werkt iedereen prettiger.”

Toen hij bij PI Medical begon, zag hij direct kansen. “Ik liep er tegenaan dat we meer moesten vastleggen. Processen waren er wel, maar konden veel duidelijker. Zo ben ik eigenlijk vanzelf de kwaliteitskant op geschoven.”

Trevally groeit uit tot centraal intranet

Volgens Mike schuilt de kracht van kwaliteitsmanagement niet in steeds meer procedures. “Je wilt mensen niet overspoelen met regels. Documentatie moet goed zijn, maar vooral werkbaar blijven.”

Dat uitgangspunt vormt de basis van alles wat hij binnen Trevally bouwt. PI Medical gebruikt inmiddels de modules Documentmanagement, Procesmanagement, Risico- en Compliancemanagement en WebForms. Binnenkort wordt ook Q-Learning toegevoegd.

Daarnaast is Trevally uitgegroeid tot het centrale intranet van de organisatie. “Alles komt daar samen. Medewerkers vinden documenten, processen, formulieren en kunnen vanuit één plek door naar andere systemen.” Daardoor hoeven collega’s niet meer te zoeken naar de juiste versie van een document of zich af te vragen waar informatie staat.

Mike Scholten, Quality Manager

Over PI Medical

Medewerkers overtuigen met praktische oplossingen

De grootste uitdaging bleek niet de techniek. “Het lastigste was om mensen mee te krijgen. Waarom zou je anders gaan werken als je het al jaren op je eigen manier doet?” Mike koos bewust voor een andere aanpak dan alleen uitleggen waarom kwaliteit belangrijk is. “Ik probeer vooral te laten zien hoeveel makkelijker hun werk ervan wordt.”

En dat werkte. “In het begin vroegen collega’s vooral of iets wel nodig was. Later kwamen ze zelf met ideeën. Dan hoorde ik: ‘Kunnen we dit ook automatiseren?’ of ‘Kunnen we hier ook een formulier voor maken?’ Dat is precies wat je wilt bereiken.”

Luisteren als motor voor procesverbetering

Mike loopt niet met een lijst verbeterpunten over de werkvloer. “Ik luister vooral naar de problemen waar mensen zelf tegenaan lopen.” Vaak ontstaan de beste ideeën tijdens een overleg of zelfs aan de lunchtafel. “Dan hoor ik iemand ergens over praten en denk ik meteen: daar kunnen we iets voor bouwen.”

Juist daardoor ontstaat draagvlak. “Als mensen zelf met een probleem komen en je lost dat op, dan gaan ze het systeem ook gebruiken.”

WebForms en automatisering met AI besparen tijd

Binnen PI Medical ontwikkelde Mike inmiddels tientallen WebForms. Het bekendste voorbeeld is het digitale ticketsysteem voor de serviceafdeling. Klanten ontvangen automatisch een bevestiging wanneer zij een melding doen. Zodra de storing is opgelost, verstuurt Trevally automatisch een servicerapport.

Daarnaast bouwde hij formulieren waarmee servicemonteurs apparatuur met behulp van radioactieve bronnen controleren. Waar vroeger Excel-bestanden en handmatige berekeningen nodig waren, doet Trevally nu het rekenwerk automatisch. “Voorheen moest ik certificaten handmatig typen. Nu vul ik één formulier in en wordt alles automatisch gegenereerd.”

Hoewel hij geen programmeur is, ontwikkelt hij veel toepassingen zelf. “AI helpt me daarbij enorm. Ik weet meestal precies wat ik wil bouwen. AI helpt me vervolgens om de techniek sneller voor elkaar te krijgen.”

Dashboard PI Medical

Procedure acquisitie

HPS

Eigenaarschap als volgende stap

De volgende stap ziet Mike al voor zich. Hij wil dat afdelingen steeds meer eigenaar worden van hun eigen documenten en processen. “Nu beheer ik nog veel zelf. Uiteindelijk wil ik dat documenteigenaren hun eigen informatie onderhouden. Dan ontstaat vanzelf meer eigenaarschap.” Zijn eigen rol verandert daarmee steeds meer van uitvoerder naar coach.

Adoptie door collega’s

Als Mike terugkijkt op de afgelopen jaren, is hij niet het meest trots op een specifiek formulier of dashboard. Maar vooral op de manier waarop collega’s Trevally zijn gaan gebruiken. “Dat mensen zelf ontdekken hoe handig het is. Dat vind ik misschien wel het mooiste.”

Daarnaast noemt hij ook zijn digitale ticketsysteem en de professionele servicerapportages als voorbeelden waar hij met voldoening op terugkijkt. “Daar zie je echt hoeveel efficiënter je kunt werken.”

Q-Learning versterkt kennisborging

Binnenkort start PI Medical met Q-Learning. Mike kijkt daar naar uit.
“Ik heb nu zelf assessments gebouwd met WebForms. Dat werkt prima, maar Q-Learning maakt opleidingen en kennisborging veel eenvoudiger.”

Daarmee ontstaat één platform waarin documenten, processen, opleidingen en kennisdeling samenkomen.

Samenwerking als succesfactor

Niet alleen over de Trevally is Mike te spreken. Ook de samenwerking met ManualMaster waardeert hij. “Ik ben behoorlijk kritisch. Ik weet precies hoe ik dingen wil hebben. Juist daarom waardeer ik het dat er echt naar je wordt geluisterd.”

Hij noemt de samenwerking open met ManualMaster, persoonlijk en oplossingsgericht. “Als ik ergens tegenaan loop, wordt er meegedacht. Dat werkt gewoon prettig.”

Advies voor organisaties die starten met Trevally

Wie met Trevally aan de slag wil, moet volgens Mike vooral één ding doen. “Zorg dat er iemand op zit die er energie van krijgt.”

Daarnaast waarschuwt hij organisaties om niet te denken dat software alle problemen oplost. “Je moet zelf weten hoe je wilt werken. Trevally helpt vervolgens enorm om die structuur goed neer te zetten.”

Voor Mike blijft uiteindelijk één conclusie overeind. “Trevally draait voor mij om nuttige en efficiënte oplossingen. Niet omdat kwaliteit moet, maar omdat goede kwaliteit het werk van mensen iedere dag een beetje makkelijker maakt.”

Service Manager Linde

Voorbeeldrapport