“Alle verandering is moeilijk. Zeker in een productieomgeving. Maar als collega’s uiteindelijk zelf zeggen: ‘Eigenlijk werkt dit wel makkelijk’, dan weet je dat je samen echt iets hebt bereikt.” Het is een uitspraak die precies samenvat hoe Dennis Beij naar kwaliteitsmanagement kijkt. Als QHSE-manager binnen OPACKGROUP houdt hij zich dagelijks bezig met processen, wetgeving en verbetertrajecten. Maar uiteindelijk draait kwaliteit volgens hem vooral om mensen meekrijgen in verandering.

Waar kwaliteitscultuur en software samenkomen

Samen met KAM-coördinator Therèse van Vuren bouwt hij binnen OPACKGROUP aan een kwaliteitscultuur die steeds zichtbaarder wordt op de werkvloer. Daarbij speelt de kwaliteitsmanagementsoftware van ManualMaster Trevally een centrale rol. Met de Trevally-modules voor documentmanagement, procesmanagement en digitale webformulieren digitaliseert OPACKGROUP-processen, meldingen en workflows binnen meerdere vestigingen. Ook de inzet van Q-Learning staat inmiddels op de planning.

Met behulp van de kwaliteitsmanagementsoftware van ManualMaster Trevally werkt OPACKGROUP aan meer grip op documentmanagement, procesmanagement, compliance en continue verbetering.

OPACKGROUP produceert flexibele verpakkingen en folies voor onder meer de voedingsmiddelenindustrie. “Onze directeur zegt altijd: iedere dag hebben jullie een product van ons in handen zonder dat je het zelf weet,” vertelt Therèse lachend. Of het nu gaat om een zak sla of een verpakking met tomaten, de kans is groot dat de folie afkomstig is van een ven de bedrijven van OPACKGROUP.

Van nul naar een compleet kwaliteitsmanagementsysteem

Voor Therèse begon haar kwaliteitsverhaal ruim 25 jaar geleden eigenlijk toevallig. Ze startte ooit als assistent van de directeur bij Oerlemans Plastics. Toen ze na haar zwangerschap parttime wilde werken, ontstond de vraag of zij zich wilde verdiepen in voedselveiligheid en certificeringen.

“De BRC-richtlijn was toen net nieuw,” vertelt ze. “We hadden eigenlijk niets op papier, er waren nauwelijks voorschriften. We gingen van nul naar een compleet kwaliteitsmanagementsysteem.”

KAM-coördinator Therèse van Vuren en QHSE-manager Dennis Beij

Over OPACKGROUP

Succes schuilt in een gestructureerd systeem

Juist dat bouwen aan structuur bleek haar energie te geven. “Je hebt met iedereen in het bedrijf te maken. De directie wil iets, medewerkers op de vloer hebben hun eigen manier van werken en jij probeert dat samen te brengen zodat het voor iedereen werkbaar wordt.”

Dennis rolde op een heel andere manier het kwaliteitsvak in. Hij studeerde af als chemisch laborant en werkte jarenlang in de farmaceutische industrie. Daar ontdekte hij hoe sterk kwaliteit verweven zit in processen en wetgeving. “In pharma was kwaliteit zwart-wit, goed of fout,” vertelt hij. “Toen ik de overstap maakte naar de kunststofindustrie, ontdekte ik hoeveel verschillende interpretaties er eigenlijk bestaan. Dat maakt het juist interessant.”

Eén werkwijze voor zeven vestigingen

Binnen OPACKGROUP bestaat kwaliteit uit veel meer dan alleen audits of certificaten. De organisatie bestaat uit zeven bedrijven met meerdere vestigingen, ieder met eigen processen, mensen en ERP-systemen. Juist daarom ontstond de behoefte aan één centraal digitaal kwaliteitsmanagementsysteem.

“Wij wilden alle vestigingen overkoepelend koppelen met procedures, documenten en formulieren, terwijl iedere locatie ook zijn eigen handboek houdt,” zegt Dennis. “Dat hebben we in Trevally ondergebracht en dat is naar ons idee heel goed gelukt.”

Gouden Sustainability Rating Ecovadis

Balanceren tussen compliance en werkbaarheid

Toch ligt volgens hem de grootste uitdaging ergens anders. “Je zoekt continu naar oplossingen die voldoen aan wet- en regelgeving én werkbaar blijven voor de organisatie.”

Nieuwe Europese regelgeving maakt dat werk er niet eenvoudiger op. Dennis noemt de PPWR-wetgeving als voorbeeld. “Klanten vragen nu al verklaringen dat we aan wetgeving voldoen, terwijl Europa zelf nog niet alle eisen heeft uitgewerkt. Ondertussen ondersteunen we onze relaties met kennisdeling en begeleiding.” Hij wijst daarbij op initiatieven zoals mini-seminars over duurzame verpakkingen, PPWR impact- en portfolioanalyses, ondersteuning bij verpakkingsoptimalisatie en documentatievraagstukken, en het continu monitoren van relevante wetgeving. Daarnaast werkt OPACKGROUP nauw samen met brancheorganisaties zoals NRK, EFTA Benelux en Kartoflex en met Verpact om klanten zo goed mogelijk te ondersteunen bij de uitdagingen die de nieuwe regelgeving met zich meebrengt. Volgens hem vraagt compliance niet alleen kennis van wetgeving, maar ook pragmatiek. “Je moet aan de wetgeving voldoen, en tegelijkertijd het ook werkbaar houden voor iedere medewerker”.

Daarbij ziet Dennis ook een belangrijke rol voor digitalisering. “Een koppeling met Trevally kan het maken van bijvoorbeeld certificaten en verklaringen vereenvoudigen. Zo kun je sneller inspelen op de vragen vanuit klanten en veranderende wetgeving.” Volgens hem vormt Trevally daarmee een waardevolle aanvulling op de PPWR-wetgeving. “Het helpt organisaties om grip te houden op compliance, zonder dat dit ten koste gaat van de efficiëntie in de dagelijkse praktijk.”

Van papieren formulieren naar realtime digitale workflows

De overstap naar Trevally veranderde de dagelijkse praktijk binnen OPACKGROUP zichtbaar. Waar formulieren vroeger werden uitgeprint en in ordners verdwenen, verloopt nu vrijwel alles via digitale workflows. “De drempel is veel lager geworden,” vertelt Therèse. “Mensen hoeven niet meer in mappen te zoeken of formulieren uit te printen.”

Vooral de meldingsbereidheid nam sterk toe. Incidenten, veiligheidsmeldingen en milieu-afwijkingen worden sneller geregistreerd en opgevolgd, omdat medewerkers direct zien dat er iets mee gebeurt. “Vroeger verdwenen formulieren soms ergens op een bureau,” zegt Dennis. “Nu wordt een melding automatisch toegewezen aan de juiste persoon en volgt er direct actie.”

Dashboard OPACKGROUP

Geautomatiseerde workflows leveren veel tijdswinst op

Een goed voorbeeld daarvan is de afvalregistratie binnen één van de vestigingen. Voorheen werden afwijkingen handmatig geregistreerd en opgeborgen in ordners. Nu kunnen teamleiders digitaal filteren, trends analyseren en rapportages opstellen zonder eerst stapels papier door te bladeren.

Ook geautomatiseerde workflows leveren veel tijdswinst op. “Bij een Management of Change moest een formulier vroeger langs vier of vijf bureaus. Dat duurde soms weken. Nu krijgt iedereen tegelijk een melding en loopt het proces veel sneller.”

Cultuurverandering begint op de werkvloer

Toch draait succesvol kwaliteitsmanagement volgens Therèse en Dennis niet alleen om software. De echte verandering zit volgens hen in gedrag en bewustwording. “Alle verandering is moeilijk,” zegt Dennis opnieuw. “Maar als mensen uiteindelijk zelf ervaren dat processen makkelijker worden, ontstaat er draagvlak.”

Daarom investeren zij veel in uitleg, training en zichtbaarheid op de werkvloer. Therèse noemt het voorbeeld van haarnetjes in de productie. “Sommige collega’s deden dat niet altijd correct. Dan leggen we uit waarom voedselveiligheid belangrijk is. Als mensen begrijpen waarom iets moet, ontstaat er meer bewustzijn.”

Medewerkers betrekken bij kwaliteitsverbetering

Daarnaast lopen Therèse en Dennis veel rond op de werkvloer. Ze zoeken actief het gesprek op met medewerkers en vragen waar mensen tegenaan lopen. “Dat is juist het mooie van dit werk,” zegt Therèse. “Je hebt met iedereen in het bedrijf te maken.”

Binnen de vestigingen hangen bovendien schermen waarop kwaliteitsinformatie, nieuwe producten en klantinformatie zichtbaar worden gemaakt. Zo zien medewerkers niet alleen wat ze maken, maar ook voor wie ze het doen.

Organisatiestructuur OPACKGROUP

Meer draagvlak voor kwaliteitsmanagement op de werkvloer

Een van de grootste successen vinden beiden misschien nog wel de verandering bij afdelingen die we in het proces steeds enthousiaster hebben kunnen maken. “Onze salesafdeling werkte nog weinig met formulieren” vertelt Therèse. “Maar toen mensen zagen hoe workflows werk uit handen namen, werden ze steeds enthousiaster en fanatieker.”

Volgens Dennis ontstaat acceptatie vooral wanneer collega’s merken dat digitale processen hen daadwerkelijk helpen. “Je moet mensen niet overladen met regels, maar laten ervaren dat iets makkelijker werkt.” Die aanpak werkt zichtbaar door in de organisatie. Medewerkers melden sneller incidenten, processen worden consistenter uitgevoerd en informatie is beter vindbaar.

Eén compleet systeem als volgende stap

Hoewel inmiddels meerdere vestigingen live werken met Trevally, zien Therèse en Dennis dit vooral als het begin. “We zien dit echt als een eerste stap richting één compleet systeem,” zegt Dennis. De komende jaren wil OPACKGROUP ERP-systemen koppelen aan Trevally via ERP-integraties, zodat gegevens automatisch worden ingelezen en verklaringen met één druk op de knop gegenereerd kunnen worden. Ook dashboards, KPI-rapportages, procesautomatisering en managementrapportages staan op de planning.

Daarnaast kijken zij uit naar de inzet van Q-Learning. Vooral het uniform inwerken, trainen en toetsen van medewerkers biedt volgens hen veel kansen.

Samenwerken aan procesoptimalisatie en workflows

Wat Therèse en Dennis minstens zo belangrijk vinden als de software zelf, is de samenwerking met ManualMaster.

“Het is heel fijn samenwerken,” zegt Dennis. “Bij sommige bedrijven heb je het gevoel dat je er alleen bent om geld te brengen. Dat gevoel hebben wij hier totaal niet. Consultants, helpdeskmedewerkers en accountmanagers denken actief mee over kwaliteitsverbeteringen, workflows en procesoptimalisatie. Dat maakt echt verschil.”

Voor organisaties die nog aan het begin staan van hun kwaliteitsreis, hebben Therèse en Dennis een duidelijke tip: betrek medewerkers vanaf dag één. “Laat mensen meedenken over formulieren en workflows,” zegt Therèse. “Dan wordt het systeem ook echt van hen.”

Collega op de werkvloer