Van Dijk Flora (VDF) is een handelsbedrijf in bloemen en planten, haar klanten zijn retailers verspreid door heel Europa. VDF maakt deel uit van de Dutch Flower Group (DFG) waaronder ook Bloom, Intergreen en Greenpartners vallen. Alle vier zijn voorzien van ManualMaster en elk bedrijf gebruikt zijn eigen database waarbij sommige diensten worden gedeeld. Andere
DFG-onderdelen spelen met de gedachte om ManaulMaster in de toekomst in gebruik te nemen.

We zijn constant op zoek naar nieuwe manieren om onze processen te regisseren

Is er onderling contact over het gebruik van ManualMaster?
De key-users van de verschillende bedrijven houden contact met elkaar binnen een kennisgroep. Daar delen we kennis en informatie over updates en helpen we elkaar waar mogelijk is.

Waar staat VDF voor als het gaat om kwaliteit?
Van iedereen die werkt bij, met of voor VDF verwachten we dat ze ondernemend zijn. Altijd denken vanuit de klant en kijken of het toch nog beter kan. We zijn constant op zoek naar nieuwe manieren om onze processen te regisseren.

Wat is de rol van kwaliteitsmanagement binnen VDF?
Het richt zich op het voorkomen van fouten en optimaliseren van processen en systemen. We benchmarken intern en doen verschillende audits. Ons kwaliteitsmanagement bewaakt of we voldoen aan de normen waaraan we ons willen verplichten en andere compliance zaken.

Aan welke kwaliteitsnormen moet VDF voldoen?
ISO9001:2015, ISO14001:2015, MPS-Florimark, Fairtrade, GLOBALG.A.P. Chain of Custody.

In hoeverre heeft dit impact op jullie kwaliteitsmanagementsysteem?
Veel van onze activiteiten moeten worden beschreven, getoetst en herzien en correct worden uitgevoerd.

ManualMaster maakt het beheer van onze certificaten overzichtelijk door documenten te koppelen aan normen en verantwoordelijkheden

Wat deed de organisatie besluiten om voor ManualMaster te kiezen?
Voor het behalen en het behouden van onze certificaten moeten veel zaken worden vastgelegd. ManualMaster maakt dit overzichtelijk door documenten te koppelen aan bijvoorbeeld normen maar ook aan verantwoordelijkheden. Zo zorgen we ervoor dat het systeem toegankelijk is voor mensen in de uitvoering maar evengoed voor de verantwoordelijken van een proces.

Hoeveel en welke VDF-medewerkers werken met ManualMaster?
Al onze 70+ medewerkers hebben via het Dashboard toegang om de – voor hen relevante –  documenten in te zien. De inhoud van het systeem wordt op dit moment beheerd door twee medewerkers welke samen het kwaliteitsmanagementteam vormen.

Hoe werd ManualMaster door de medewerkers ontvangen?
Goed, door het heldere ontwerp van ons dashboard, de trainingen tijdens de uitrol en de traffic welke we creëren naar ManualMaster via digitale formulieren (WebForms) en snelkoppelingen naar andere sites.

Met ManualMaster beheren we onze processen, werkinstructies, algemene beleidsdocumenten en rapportages op basis van formulieren

Welke informatie wordt via ManualMaster beheerd en beschikbaar gesteld?
Processen, werkinstructies, algemene beleidsdocumenten, rapportages op basis van formulieren en aankopen met betrekking tot de financiële administratie.

Welke functionaliteiten van ManualMaster helpen om alles goed vast te leggen en te beheren?
Vanuit de client-applicatie is het eenvoudig om nieuwe documenten aan te maken in de huisstijl. Veel instellingen zijn standaard te definiëren in de templates zoals herzieningsdatum. Binnen de documenten is het makkelijk koppelen naar andere inhoud.

Welke elementen van ManualMaster helpen jullie bij documentbeheer?
De herzieningsdatum die ervoor zorgt dat we een melding krijgen als een document opnieuw aandacht verdient. Met spaces die je toewijst aan gebruikers bepaal je welke documenten wel of niet actief op het web aan deze gebruikers worden getoond. Het biedt gebruikers van het systeem bovendien mogelijkheden voor het inrichten van rolgebonden navigatie. Verder is de toekenning van rechten een belangrijk onderdeel van ons systeem.

Wanneer documenten de herzieningsdatum bereiken krijgen de betreffende medewerkers de melding op hun dashboard

Hebben jullie documenten inhoudelijk moeten herzien? Zo ja, hoe is dat in zijn werk gegaan?
Wanneer documenten de herzieningsdatum bereiken krijgen de betreffende medewerkers de melding op hun dashboard dat het tijd is om een document aan te passen. Wanneer zij de melding openen, hebben ze 3 keuzes:

• document is nog actueel
• actueel maar met opmerking
• dit document moet worden gereviseerd

Wanneer de laatste optie wordt geselecteerd, moeten zij de beheerders laten weten wat er moet worden veranderd. Ze doen dit door het document te downloaden, de gewenste aanpassingen door te voeren en het te mailen naar de beheerders. De beheerders maken het document weer actueel en bieden het document aan ter autorisatie. Daarna kan de verantwoordelijke van het document controleren of de wijzigingen kloppen en vervolgens het document weer actief zetten.

Alle formulieren geborgd en we hebben altijd inzicht in de actuele status en wie ermee gemoeid zijn en waren

VDF beschikt over de module WebForms. Hoe zetten jullie de module in?
We zijn begonnen om alle papieren formulieren te digitaliseren waar een workflow aan was gekoppeld – moet van medewerker A, naar B via leidinggevende C. Op deze manier zijn alle formulieren geborgd en hebben we altijd inzicht in de huidige status en wie ermee gemoeid zijn en waren. Van de informatie uit deze formulieren, worden rapporten gemaakt waarmee we beschikken over allerlei inzichten die ons helpen de organisatie te verbeteren. De input voor enkele van onze KPI’s worden uit deze rapporten gefilterd.

Zijn er connecties met andere systemen/databases?
Eén van onze formulieren maakt verbinding met een andere database. Dit doen we om op basis van ingevoerde gegevens de rest van het formulier in te vullen. Door het invoeren van een ordernummer worden gegevens als klant, product en datum opgehaald.

Op welke manier helpt WebForms jullie in de dagelijkse werkzaamheden?
WebForms zorgt ervoor dat formulieren, die nog wel eens verdwenen of onderop de stapel belandden, efficiënt worden afgehandeld. Verzoeken worden dankzij WebForms 50% sneller afgehandeld.

ManualMaster heeft binnen Van Dijk Flora gezorgd voor een verbetering van het verwerken van formulieren

Wat heeft ManualMaster verbeterd binnen de organisatie VDF?
Het behoud en uitbreiden van kennis en de snelheid en zekerheid waarmee formulieren worden verwerkt.

Hoe hebben jullie de implementatie van ManualMaster aangepakt?
De twee beheerders hebben een training gevolgd op locatie bij ManualMaster. Hierna hebben we met een consultant het grove werk verricht zoals de inrichting en content. Daarna hebben de beheerders kleine teams getraind in het werken met ManualMaster en zijn we live gegaan.

Hoeveel tijd heeft dat proces in beslag genomen?
Drie maanden. Zo nu en dan voer je een verbetering door. Het blijft een continu proces om het systeem eigen te maken.

ManualMaster biedt de mogelijkheid om risico’s te beheren. In hoeverre hebben jullie te maken met risico’s?
Voordat deze module werd gelanceerd hadden we ons eigen systeem om risico’s in kaart te brengen en daarop acties te definiëren. Voor het moment voldoet dit systeem. Mocht een norm van ons verlangen dat we documenten linken aan bepaalde risico’s dan gaan we hier misschien naar kijken.

Hoe ziet jullie dashboard/startpagina eruit? En waarom is voor deze indeling gekozen?
We hebben hier zoveel als mogelijk de kleuren aangehouden van onze huisstijl en zaken zo overzichtelijk mogelijk gehouden.

• Grijs voor alles dat met formulieren te maken heeft.
• Rood voor documenten inzien.
• Blauw voor overig. (Zie afbeelding)

Blij met de mogelijkheid om een rapportage uit verschillende databronnen op te bouwen

Wat vind je van het maken van rapportages met ManualMaster?
Ik ben blij met de mogelijkheid om een rapportage uit verschillende databronnen op te bouwen. Zo kunnen meerdere meters en grafieken worden samengevoegd in een rapport.

Het ‘timer veld’ en ‘handtekening veld’ stelt ons in staat te meten of aan te geven hoe lang een bepaalde actie moet duren en of dat er iets moet worden afgetekend voor ontvangst. Verder ben ik nieuwsgierig naar de functionaliteit voor het kopiëren van het veld logica binnen WebForms. Daar kijk ik al lang naar uit.

Heb je tips en aanbevelingen voor andere ManualMaster-gebruikers?
Ik lees REVISIE, de maandelijkse nieuwsbrief met technische tips en informatie en bezoek de kennissessies die worden georganiseerd. Er wordt continu gewerkt aan uitbreiding van functionaliteiten en vaak kunnen we die goed gebruiken.

productie The Content Room i.s.m. Van Dijk Flora

Over Van Dijk Flora