Eurol is bijna een halve eeuw de enige Nederlandse onafhankelijke producent van smeermiddelen en technische vloeistoffen. De onderneming groeide door de eisen die zij stelt aan de kwaliteit van haar producten. Inmiddels zijn deze in meer dan 80 landen verkrijgbaar.

De full-service benadering van Eurol biedt een compleet programma aan smeermiddelen, additieven, technische vloeistoffen, reinigings- en onderhoudsproducten. Daarmee worden uiteenlopende segmenten bediend zoals de automotive-, transport-, tweewieler- en motorfietsmarkt, agri, grondverzet, industrie en scheepvaart.

De ‘Quality is in our nature’-belofte staat bij Eurol centraal. De kwaliteit van de producten wordt niet alleen gewaarborgd door hoogwaardige kwaliteitssystemen maar ook door toegewijde vakmensen. Het bedrijf is toonaangevend op het gebied van ‘World Class Manufacturing’ en ISO 9001 en 14001 gecertificeerd. Daarnaast dragen de Eurol-producten de goedkeuring van vooraanstaande motorvoertuigfabrikanten.

Documentbeheer

De kwaliteitsmanagementsoftware van ManualMaster wordt in hoofdzaak gebruikt voor het beheren van het Eurol-Managementsysteem waarin de ISO 9001 en 14001 normen zijn opgenomen.

Quality Assurance Manager Johan Vloedbeld: ‘Binnen elk proces zijn Editors opgeleid die binnen het kwaliteitsmanagementsysteem de documentatie per proces onderhouden en beheren. Onze documenten worden via het web in de ManualMasterCloud gepubliceerd zodat de gehele organisatie toegang heeft tot de documentatie. Ze worden door de ManualMaster autorisatie workflow uitgesplitst per documentatietype en per proces. Twee Administrators beheren het systeem en ondersteunen de processen.’

Lees en Begrijp

Eurol is gestart met het toepassen van de ManualMaster-functionaliteit Lees en Begrijp. Als een nieuw document wordt aangemaakt of een bestaand document inhoudelijk verandert, moeten alle betrokkenen bevestigen dat zij het hebben gelezen en begrepen.

‘De uitdaging daarbij ligt in het uitrollen en vaststellen van de correcte workflow, zodat de juiste medewerkers procesoverschrijdend geïnformeerd worden over de wijzigingen in het systeem’, aldus Johan Vloedbeld.

‘Elke productielijn van Eurol is daarnaast voorzien van een computer die de data weergeeft waarmee een operator zijn werk kan doen. Hierin is ManualMaster geïntegreerd zodat alle instructies en instellijsten altijd actueel zijn. Verder zijn we bezig met het behalen van extra certificeringen die ook zullen worden ondergebracht in ManualMaster.’

Inrichting van het Dashboard

Voor de inrichting van het Dashboard heeft Eurol gebruik gemaakt van de eigen huisstijl. Johan Vloedbeld: ‘Dat maakt ManualMaster voor alle collega’s herkenbaar. Daarnaast zijn er verschillende Dashboards ingericht voor groepen gebruikers zoals: Web-gebruikers, Editors, Productielijnen en Teamleiders. Verdere uitbreiding en toepassingen hiervan zijn in ontwikkeling.’

Implementatie ManualMaster

De implementatie van ManualMaster verliep in samenwerking met een ManualMaster consultant. Begonnen werd met het opleiden van de Administrators, waarna deze werden geholpen met de opbouw en
inrichting van het systeem.

Johan Vloedbeld: ‘Het meeste werk zat in het aanpassen van bestaande documentatie en de integratie daarvan in ManualMaster. We hebben gekozen voor een compleet nieuwe lay-out. Dat neemt natuurlijk tijd in beslag.’

Tips en aanbevelingen

‘Het is belangrijk dat alle proces-eigenaren en medewerkers betrokken worden bij en meedenken over het opstellen van processen, werkinstructies en registratieformulieren’, zegt de kwaliteitsmanager. ‘Zo ervaren zij eigenaarschap bij de opgestelde documentatie. Dit helpt ervoor zorgen dat de documentatie actueel blijft bij wijzigingen in een proces.’

Over Eurol