Overzicht en actuele documenten
Aqualysis is ontstaan uit een fusie tussen twee laboratoria van de waterschappen Regge en Dinkel (Almelo) en Groot Salland (Zwolle). Eén van de hoofdtaken van elk waterschap is de bewaking van de kwaliteit van het oppervlaktewater. Het laboratorium vervult een spilfunctie binnen het waterschap.
De werkzaamheden strekken zich uit over verschillende matrices: oppervlaktewater, grondwater, industrieel en (gezuiverd) huishoudelijk afvalwater, zuiveringsslib, grond en waterbodems. Het laboratorium controleert de aan bedrijven verstrekte lozingsvergunningen streng. Dit betekent dat het laboratorium zelf ook aan de strengste eisen voldoet en gebruik maakt van geavanceerde apparatuur en technieken.
Hoogwaardige analyses
Sinds de oprichting in 1963 heeft het laboratorium zich ontwikkeld tot een afdeling die kwalitatief hoogwaardige monsternemingen en analyses verricht. Elke werkdag worden diverse monsters door hoog opgeleide medewerkers  geanalyseerd.
Om kwalitatief hoogwaardige analyseresultaten te leveren, beschikken zij over een goed geoutilleerd laboratorium, waar gewerkt wordt met moderne technieken en geavanceerde apparatuur.
Het laboratorium is RvA-geaccrediteerd volgens de eisen in de NEN-EN-ISO 17025 en heeft diverse ministeriele erkenningen, zoals bijvoorbeeld AS2000 (monsternemingen) en AS3000 (laboratoriumanalyses waterbodem). Dit betekent dat alle handelingen binnen deze kwaliteitsnormen aan strikte eisen gebonden zijn. Een belangrijk onderdeel hiervan is het inhoudelijk beheren van de (kwaliteits)documenten.
Documentbeheer
Het laboratorium ruilde de losse Word- en Excel-documenten in voor documentbeheersysteem ManualMaster. De keuze voor ManualMaster was snel gemaakt.
ManualMaster biedt namelijk alles wat nodig is op het gebied van documentbeheer: versiebeheer, inhoudelijk beheer, hyperlinks naar andere documenten binnen het netwerk, eenvoudig beheer, intranetpublicatie en ga zo maar door.
Gebruiksvriendelijk
De intranetpublicatie is gebruiksvriendelijk en fraai vormgegeven in de huisstijl van Aqualysis. Alle documenten binnen het kwaliteitssysteem zijn nu uniform qua lay-out. Voor de analisten is ManualMaster een gebruiksvriendelijke applicatie: herkenbaar door het gebruik van de huisstijl en samen met de analisten zelf ingericht op een gebruiksvriendelijke wijze.
Het ManualMaster systeem is flexibel en kan ingericht worden volgens de werkwijze van de organisatie. Doordat Aqualysis ook gekozen heeft voor de module WebAccess is het reviseren van documenten een relatief eenvoudige klus geworden. Dit wordt nu door de analisten zelf gedaan.
Ook andere waterschapslaboratoria zijn overgestapt op het documentbeheersysteem ManualMaster
Iedereen werkt op één digitale locatie. Dit creëert overzicht en garandeert actuele documenten.
Voor het laboratorium werd de applicatie verder uitgebreid met allerlei hyperlinks, stamgegevens en – waar nodig en mogelijk – worden formulieren gekoppeld aan ManualMaster. Hierdoor is het niet meer nodig zoek- en speurwerk te verrichten op het netwerk. Alles wat met elkaar te maken heeft, staat bij elkaar. Simpeler kan het niet.
Voor Aqualysis betekent dit een hele verbetering, Dat documentbeheer eenvoudig kan, is bewezen. Ook andere waterschapslaboratoria zijn inmiddels overgestapt op documentbeheer met ManualMaster.
door Anita te Riet – senior adviseur kwaliteitszorg LAB, Aqualysis
