‘Veel functionaliteit en gebruiksgemak’
AQUON biedt inzicht in waterkwaliteit. Samen met negen waterschappen en hoogheemraden in Midden- en Zuid Nederland wordt gewerkt aan schoon water, een gezond leefgebied voor flora en fauna en veilig zwemwater. AQUON bemonstert oppervlaktewater en in de laboratoria in Tiel en Leiden worden chemische en hydrobiologische analyses uitgevoerd. AQUON is geaccrediteerd en werkt volgens de strengste eisen. Kwaliteit en certificering zijn dan ook essentieel. De organisatie maakt daarvoor sinds 2011 gebruik van ManualMaster, de software voor kwaliteitsmanagement.
Harmonisatie documentbeheer
In dat jaar werd het startsein gegeven om de verschillende document-beheersystemen waarmee werd gewerkt te harmoniseren en professionaliseren. Maarten Verheul, die zich als KAM-coördinator voor AQUON samen met twee andere collega’s bezighoudt met Kwaliteit, ARBO en Milieuzaken: ‘We hebben toen een slag gemaakt met ManualMaster 6.1. Deze software werd niet veel later ge-upgraded naar ManualMaster Starling. Dat onderscheidt zich door veel functionaliteit en gebruiksgemak.’
In korte tijd moest een nieuwe systematiek worden bedacht.
In de zoektocht naar software voor een nieuw kwaliteitssysteem, werd door de AQUON stakeholders vooral gelet op het voldoen aan de ISO17025 eisen en de kosten. ‘Doorslag gaf het gebruiksgemak van ManualMaster’, zegt Maarten. ‘Na de fusie maakten we in 2011 een roerige tijd door met vijf verschillende laboratoria en evenzoveel kwaliteitsfunctionarissen die er allemaal hun eigen kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) op nahielden. In korte tijd moest een nieuwe systematiek worden bedacht. Geen eenvoudige klus.’
WebForms
AQUON staat geaccrediteerd voor ISO 17025 dat is toegesneden op de kwaliteitslaboratoria. Het hele takenpakket, waaronder bemonstering van het water en de analyse, valt onder dit accreditatiesysteem. Naast het onderdeel documentbeheer werkt AQUON met de ManualMaster module WebFoms (intelligente webformulieren). ‘Collega’s zijn laaiend enthousiast over de mogelijkheden.’ De module WebForms heeft AQUON geholpen met het organiseren van het proces van downloaden, invullen en opslaan van Word-documenten en Excel-formulieren die voorheen rondzwierven in de organisatie.
Met WebForms regel je veel zaken digitaal
Maarten: ‘Voorheen moesten we allerlei stappen zetten die niet altijd logisch waren. We hadden geen zicht op afwijkingen in formulieren die werden aangepast en ook niet waar ze werden opgeslagen. Formulieren raakten soms zoek. Zijn ze opgeslagen in een persoonlijke map of staan ze op het netwerk? Een formulier waarin bijvoorbeeld afwijkingen staan beschreven, wil je natuurlijk altijd terug kunnen vinden.’
Afwijkingenformulier AQUON
‘Met WebForms regel je deze zaken digitaal. Formulieren gemaakt met WebForms zijn makkelijk traceerbaar. Gebruikers en leidinggevenden zijn direct op de hoogte van wijzigingen en aanpassingen. WebForms maakt direct inzichtelijk wie een formulier heeft aangemaakt of gewijzigd, waar het zich bevindt, wie het nog moet zien en of beschreven acties zijn afgehandeld.’
Regie over de stand van zaken en de kwaliteit van het formulier.
‘Als KAM-coördinator zie ik welk formulier er wordt gemaakt, welke status het heeft en wie het in behandeling heeft. Dat geeft ons regie over de stand van zaken en de kwaliteit van het formulier. Kortom, WebForms leidt tot betere kwaliteit van onze werkzaamheden.’
Online consultancy
AQUON begon in januari 2020 op locatie met de implementatie van WebForms. Maarten: ‘Als je begint met de implementatie van de software en de zaak is nog heel complex voor je, dan raad ik aan fysiek met een consultant bij elkaar te kruipen. Ik was blij dat we een ManualMaster consultant over de vloer hadden.’
Detail afwijkingenformulier AQUON
‘Er was namelijk een formulier bedacht waarvan we dachten dat de implementatie ervan niet moeilijk zou zijn. De werkelijkheid was het tegenovergestelde, zelfs de consultant vond het een pittige opgave. Het is dan goed dat je bij elkaar zit en mensen erbij kunt halen.’
Online implementatie liep op rolletjes
‘Verderop in het traject, als je beter in de materie zit, kan er makkelijk worden geschakeld via een online consult. In eerste instantie stond ik daar wat sceptisch tegenover. Gaat het allemaal wel goed? Het was spannend om te beginnen en je scherm over te geven, zeker met complexe zaken. Soms viel de internetverbinding weg, maar de online implementatie liep verder op rolletjes. Online hebben we flink meters kunnen maken.’
‘Voordeel van online consultancy is dat, als je thuis zit, je niet wordt afgeleid door collega’s. Qua effectiviteit is het misschien wel beter. Nadeel is het gemis aan persoonlijk contact. Maar als je met iets zit dat in een paar uur gefikst kan worden, dan is een online consult een prima oplossing. Geen reistijd, geen files.’
Risicomanagement
Werd ManualMaster in het begin door AQUON gebruikt voor het beheren van documenten, momenteel wordt de software steeds breder ingezet, waaronder de functionaliteit Risicomanagement. Risicomanagement ligt de laatste jaren onder het vergrootglas. Maarten: ‘AQUON moet in een matrix risico’s, oorzaken, gevolgen en maatregelen zichtbaar maken. De Raad voor Accreditatie vraagt daarom en wij bij AQUON willen dat.’
Risico’s inventariseren en koppelen aan je kwaliteitssysteem
‘De variabelen staan nu nog op verschillende locaties opgeslagen in Excel. Met ManualMaster zijn ze prachtig vorm te geven en kun je ze tijdens in- en externe audits presenteren. Vervolgens zijn ze te koppelen aan je kwaliteitssysteem. ManualMaster groeit bij ons op deze manier van documentbeheersysteem uit tot een volledig KMS. De software vormt de rode draad. Dat is de meerwaarde.’Â In 2021 wordt begonnen met de implementatie van de functionaliteit Risicomanagement. Maarten: ‘Als ik kijk naar wat de functionaliteit Risicomanagement in ManualMaster mogelijk maakt, kan ik niet wachten om ermee te beginnen.’
Gebruiksintensiteit
‘Ons systeem is door ManualMaster een stuk gebruiksvriendelijker en efficiënter geworden. Voorheen werkten we dus veel met Excel. Het kostte veel tijd om alle documenten te vinden en actueel te houden. Alleen al om dat op orde te krijgen, is het ManualMaster-pakket de moeite waard. Het bespaart tijd en dus geld.’
Dashboard AQUON
Bij AQUON werken alle 165 medewerkers met ManualMaster. Liet de gebruiksintensiteit van ManualMaster in het begin te wensen over, inmiddels is iedereen om. Maarten: ‘Het gebruiksgemak helpt daarbij. Als straks WebForms en Risicomanagement zijn uitgerold, voorzie ik zeker een verdere toename in gebruik.’
AQUON wil de komende jaren een grotere adviserende rol op zich nemen. Maarten: ‘We richten ons op meer partnerschap en samenwerking met waterschappen. In mijn rol als KAM-coördinator bekijk ik hoe we ManualMaster daarvoor in kunnen zetten. Het zou mooi zijn als externe personen makkelijk toegevoegd kunnen worden.’
Implementatie en training
‘ManualMaster loopt goed in de pas met wat we doen. Het is een verdienste dat ze in Papendrecht heel goed weten wat er speelt in de kwaliteitswereld en de markt goed in de gaten houden.’
Tip van Maarten Verheul: probeer niet alles zelf te bedenken
Voor nieuwe ManualMaster-gebruikers heeft Maarten een tip. ‘Benut de dagen die door ManualMaster beschikbaar worden gesteld voor implementatie en training. En bezoek de kennis-events die worden georganiseerd, zoals de Haringparty en het Kwaliteitscongres.’
‘Je spreekt daar collega’s en je hoort wat er speelt en aan zit te komen in de kwaliteitswereld. Zo bezocht ik een demonstratie Risicomanagement. Op weg naar huis dacht ik: wauw dat wil ook. Probeer als kwaliteitsfunctionaris niet alles zelf te bedenken maar ga kijken wat er al is bedacht. Spar met collega’s en wissel kennis uit.’
geschreven door Ad Killian i.s.m. AQUON
Â
Over AQUON
| Â Hoofdactiviteit | Â Waterkwaliteit gerelateerd onderzoek en advies |
|  Werkt met ManualMaster sinds |  2011 |
| Â Gebruikt | Â ManualMaster Starling inclusief WebForms |
