“ManualMaster scheelt ons heel veel werk”, zeggen Maxime Boelen en Daisy van Leeuwen,
Quality Assurance Specialisten bij MPS-ECAS, in koor. “Vroeger moesten alle wijzigingen per document handmatig worden ingevoerd, alsook de reden waarom iets was gewijzigd. Dat betekende stapels documenten doorspitten en updaten in Teams. Tel daarbij de tijd op die we kwijt waren aan het opsporen van documenten en je begrijpt dat het een tijdrovende klus was. De zoekfunctie en het versiebeheer van het ManualMaster DMS hebben dat werk sterk vereenvoudigd.”

Audits en certificaten

MPS-ECAS voert onafhankelijke audits uit en certificeert organisaties in de tuinbouwsector. Er is keuze uit een divers portfolio van certificatieschema’s voor de sierteelt- en de AGF-sector op basis van milieu, good agricultural practices, voedselveiligheid, potgrond, managementsystemen en sociale omstandigheden. Daarmee draagt de organisatie actief bij aan wereldwijde verduurzaming van de tuinbouwsector.

Koppeling van normen aan documenten

MPS-ECAS zelf moet voldoen aan accreditatienormen. Jaarlijks wordt de organisatie gecontroleerd door de RvA (Raad voor Accreditatie). Maxime: “De raad wil zien hoe onze kwaliteitsnormen zijn afgedekt. Met ManualMaster zijn onze ISO-normen gekoppeld aan documenten met onze processen en werkinstructies die dat aantonen. We kunnen ze continu eenvoudig aanpassen. 
Voor de beoordeling sturen we de raad complete overzichten. De koppeling van normen aan documenten binnen het documentmanagementsysteem is erg handig en maakt het werk overzichtelijk en snel uitvoerbaar.”

Maxime Boelen (l) en Daisy van Leeuwen

Over MPS-ECAS

Dashboard MPS-ECAS

Toename van feedback op documenten

Bij MPS-ECAS is een enorme hoeveelheid documenten met procesbeschrijvingen en werkinstructies in omloop. Maxime en Daisy houden daar met ManualMaster zicht op.
Ze vertellen dat de eindgebruikers intensief gebruikmaken van de applicatie, met name als het gaat om de commentaarfunctionaliteit.
“Onze collega’s bij Backoffice en Planning en de auditoren geven daarmee aan dat ze iets hebben gelezen dat aangepast moet worden. De feedback op documenten is er significant door toegenomen.”

Documenten voorzien van herzieningsdata

“Alle documenten zijn voorzien van herzieningsdata. Het zorgt ervoor dat deze automatisch op tijd belanden bij de mensen die verantwoordelijk zijn voor het document. Een functionaliteit die ons veel tijd bespaart. Een nuttige toevoeging is dat je direct ziet wat de verschillen zijn ten opzichte van de vorige versie van het document.” 
Alle bestanden die collega’s nodig hebben, zijn via een logisch, overzichtelijk en straight-forward DMS-dashboard te raadplegen.

Procesmanagement volgens UPN-methodiek

De QA-specialisten hebben het procesmanagement opgetuigd volgens de laagdrempelige UPN (Universele Proces Notatie) methodiek. Daisy: “De methode is makkelijk te begrijpen, zonder wollig taalgebruik. De processtappen zijn geformuleerd in de gebiedende wijs. Dat leidt direct tot acties.
In één oogopslag zien onze mensen wat hen te doen staat. Aan de te ondernemen acties zijn vervolgens duidelijk weergegeven werkinstructies gekoppeld, zonder ingewikkelde flowcharts. Je ziet direct wie de verantwoordelijke is.”

Processchema MPS-ECAS

Risico-inventarisatie op basis van processen

Maxime en Daisy zijn begonnen met de inrichting van de ManualMaster-module Risicomanagement door de risico’s te inventariseren op basis van ingerichte processen. De bekende risico’s worden gekoppeld aan processtappen en maatregelen die daarop moeten volgen.

De workflows zijn door Maxime en Daisy gevisualiseerd met behulp van Visio. De eindgebruikers van ManualMaster worden hiermee intuïtief door de te ondernemen processtappen geleid. Per processtap zijn instructies toegevoegd die de gebruikers vertellen wat hen te wachten staat en welke risico’s zich daarbij kunnen voordoen. Een vervolgstap in het bouwen van het kwaliteitsmanagementsysteem van Maxime en Daisy is het toepassen van de ManualMaster-module Q-Learning. Daarmee kunnen medewerkers worden bijgeschoold en getest op hun kennis.

Werkinstructies aansturen en verbeteren

Circa negentig MPS-ECAS collega’s maken gebruik van ManualMaster. Auditoren, Backoffice en Planning werken met veel verschillende certificatieschema’s, waaraan documenten zijn gekoppeld. Het documentmanagementsysteem is zo ingericht dat iedereen via zijn eigen dashboard snel en makkelijk bij diens documenten belandt.

“We informeren proceseigenaren regelmatig over nieuwe ontwikkelingen en functies binnen ManualMaster en over hoe zij documenten en werkinstructies kunnen aansturen en verbeteren. ManualMaster wordt ervaren als een enorme verbetering ten opzichte van het vorige documentmanagementsysteem dat we gebruikten. Documenten zijn snel te vinden en het toevoegen van favorieten, het werken met de zoekfunctie en het vastpinnen van documenten dragen allemaal bij aan verhoogd werkplezier.”