Het kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) is ingericht en u wilt dat uw collega’s er volop gebruik van maken. Maar hoe krijgt u ze zover? Gebruiksgemak, toegankelijkheid en inzichtelijkheid zijn van belang bij het gebruik van een KMS. Een efficiënt ingericht dashboard speelt daarbij een grote rol. Het is de entree tot het KMS. Het wijst medewerkers de weg naar de documenten die zij nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Moeten er documenten worden gelezen of goedgekeurd? Welke taken liggen te wachten? Het dashboard biedt uw collega’s direct inzicht.
Een goed en functioneel ingericht dashboard zorgt ervoor dat uw medewerkers worden voorzien van de juiste informatie op het moment dat zij daarover willen beschikken. Hoe ziet zo’n doeltreffend dashboard eruit en hoe richt u dat in als gebruiker?
Richard Tax van ManualMaster wijst de weg.
Dashboard Boels: overzichtelijk – eenvoudig – functioneel – passend bij de organisatie
Het belang van een goed ingericht dashboard
Richard: ‘Eenmaal ingelogd op de webapplicatie van ManualMaster belanden de gebruikers op hun dashboard. Daar beginnen de werkzaamheden. In de verschillende rubrieken, vormgegeven in wat wij de ‘tegels’ van het dashboard noemen, vinden ze de taken die uitgevoerd moeten worden en de documenten die daarvoor nodig zijn.
Elk dashboard kan gepersonaliseerd worden op bijvoorbeeld functie, afdeling of locatie. Zo krijgt persoon X van afdeling Y toegang tot documenten toegespitst op zijn specifieke functie, taak en afdeling. De collega’s van afdeling Z kunnen daarvan worden buitengesloten en worden voorzien van andere voor hun relevante informatie.
Het dashboard kan ook worden toegespitst op de rol die iemand vervult in een organisatie. Bijvoorbeeld de BHV’er. U kunt als organisatie een gebruikerservaring per locatie, businessunit of bedrijfsonderdeel aanbieden. De mogelijkheden met ManualMaster zijn legio en flexibel en makkelijk in te richten. Het zorgt ervoor dat ManualMaster aansluit bij de organisatie en niet andersom.’
Dashboard Troy: met Op te volgen formulieren – Mijn persoonlijke berichten – Mijn favorieten – Te Lezen & Begrijpen
Hoe ziet een efficiënt dashboard eruit?
Richard: ‘Het dashboard moet aansluiten bij de belevingswereld van de mensen in de organisatie. De gebruikers moeten via het dashboard intuïtief hun weg in het systeem kunnen vinden. Voor een zorgorganisatie ligt dat anders dan voor een productiebedrijf. Het is natuurlijk altijd goed om bij de introductie van het dashboard een uitleg te geven.
Kijk goed naar de functionaliteiten van ManualMaster die door de medewerkers worden gebruikt en geef ze een duidelijk zichtbare plaats op het dashboard.’
Wat levert een goed ingericht dashboard de organisatie op?
Richard: ‘Het zorgt ervoor dat mensen snel en makkelijk hun weg in het KMS vinden zonder te verdwalen in een woud van informatie. U doet dat door de juiste persoon, op het juiste moment van de juiste informatie te voorzien. Via het dashboard navigeren uw mensen snel en eenvoudig naar hun taken en benodigde documentatie.’
Dashboard Quander: rust – overzichtelijk – alle getallen op een rij
Waarop te letten bij het inrichten van het dashboard?
Richard: ‘Maak vooraf een plan. Ga na voor wie het systeem is bedoeld en wie er gebruik van gaat maken. Functionaliteit en inrichting zijn daarbij heel belangrijk. Het overzicht van documenten die dagelijks worden geraadpleegd zet u zo duidelijk mogelijk neer op het dashboard. Niet ergens onderin de webpagina.
Wordt het dashboard gebruikt op tablets en telefoons dan worden de rubrieken anders getoond dan op een computer of laptop. Vaak onder elkaar. Daarover moet worden nagedacht. De onderwerpen dienen in een logische volgorde te staan. En bedenk dat het oog ook wat wil. Een visueel aantrekkelijk dashboard maakt uw kwaliteitssysteem toegankelijker voor gebruikers. Let u ook op de computervaardigheid van de gebruikers. Die kan verschillen qua organisatie of afdeling.’
Hoe wordt een dashboard in ManualMaster vormgegeven?
Richard: ‘Het samenstellen van een dashboard met de diverse tegels of rubrieken en het in kaart brengen van functionaliteiten is een samenspel tussen de ManualMaster consultant en gebruiker. Gezamenlijk bekijken zij wat aansluit bij de huisstijl van de organisatie en bepalen stap voor stap of het dashboard doet wat de organisatie wil. Een marketingafdeling kan invloed uitoefenen op de vormgeving en een deel van de werkzaamheden uit handen nemen. Realiseert u zich dan dat het gaat om een webapplicatie waarin veel mogelijk is, maar die ook zijn beperkingen kent. Niettemin is aan elk idee of voorstel een mouw te passen.’
Dashboard Streeklab: overzichtelijke layout – met bovenin documenten – onderin formulieren en grafische overzichten
Moet een gebruiker verstand hebben van vormgeving en beeldmateriaal?
Richard: ‘Het is mooi meegenomen als iemand gevoel heeft voor vormgeving, maar dat is geen must. De ManualMaster consultant helpt bij het opzetten van het dashboard. Dat maakt standaard onderdeel uit van de implementatie van ManualMaster. De gebruiker wordt door ons bij de hand genomen, maar kan zich natuurlijk laten inspireren door een al aanwezig intranetsite of website van de organisatie. Samen wordt naar een mooi vormgegeven, overzichtelijk en functioneel dashboard toegewerkt.’
Wat zijn de valkuilen bij de inrichting van een dashboard?
Richard: ‘Het onderschatten van het belang van een goed dashboard is de grootste valkuil. Te snel een implementatie willen doorvoeren waardoor te weinig aandacht wordt besteed aan hoe mensen de werkomgeving kunnen gaan ervaren. Dat kan zijn omdat een deadline gehaald moet worden of uit kostenoverweging.
De manier waarop een systeem is ingericht kan eveneens een valkuil opleveren. Als daarbinnen geen sprake is van personalisatie kan deze ook niet worden aangeboden via het dashboard. Gebruikers worden dan weer het bos ingestuurd waar ze verdwalen tussen de soms duizenden documenten. Ze moeten dan weer door navigatiestructuren ploegen met de vele keuzemogelijkheden die de gebruikers niet brengen bij wat hij zoekt. Opnieuw beginnen, tijdverlies en onnodige irritaties zijn het resultaat. Belangrijk is ook dat beheerders de tijd krijgen om het systeem van inhoud te voorzien, te beheren en te onderhouden. Anders ligt mislukking op de loer.’
Dashboard SoliPharma: fris overzichtelijk – sluit mooi aan bij de huisstijl – met tegel ‘Ik wil iets melden’
Hoe zorgt een gebruiker ervoor dat een dashboard persoonlijk wordt?
Richard: ‘Door documenten te koppelen aan een persoon, afdeling of functie en ze te categoriseren. Op deze manier zijn de gebruikers twee klikken verwijderd van waar ze moeten zijn.’
Tips & tricks voor de gebruiker.
Richard: ‘Zoals gezegd: zorg voor een goed plan. Denk niet alleen na over het bouwen en het ontwerpen van het systeem. Ga ook na wat realistisch is als het gaat om onderhoud van het systeem. Kijk wie het dashboard gebruiken en welke functionaliteiten belangrijk zijn. Verdiep u in de belevingswereld van de gebruikers: zijn ze technisch aangelegd of digibeet.’
Dashboard DrieGasthuizenGroep: overzichtelijk – sluit mooi aan bij de huisstijl – met diverse links naar andere veelgebruikte applicaties
Wat zijn doeltreffende dashboards
Richard: ‘Goed ingerichte dashboards zijn overzichtelijk, eenvoudig, functioneel en passen bij de organisatie. De doelen die een organisatie zich stelt zijn af te lezen aan een dashboard. Als u wilt dat gebruikers makkelijk bij hun documenten en taken kunnen dan moet het dashboard daartoe uitnodigen.’
geschreven door Ad Killian
