Een nieuw managementsysteem aanschaffen is geen kunst. Maar de inbedding in een organisatie, zodat iedereen ermee aan de slag kan en wil, is van een andere orde. Deze waarschuwing kregen de bezoekers van de ManualMaster Regiobijeenkomst mee. Het kennis-event voor kwaliteitsexperts vond plaats bij de politie Den Haag.
Teleurgestelde gezichten? Welnee. Met een tas vol tips en bruikbare ideeën vertrokken ze huiswaarts.
We telden meer dan 60 belangstellende kwaliteitsexpert die naar Den Haag waren gekomen om met elkaar kennis en ervaring uit te wisselen en kritische vragen te stellen over ManualMaster, onze software voor kwaliteitsmanagement.
Simon Voets van de politie Den Haag en gebruiker van ManualMaster vertelde over de voordelen die de politie haalt uit ManualMaster. ‘Het snel kunnen benaderen van documenten tijdens incidenten waarmee we dagelijks te maken hebben en het linken van protocollen die allemaal in één versie worden opgeslagen maken ons werk er een stuk eenvoudiger op.’ De politieman toonde hoe de meldkamers van politie en brandweer ManualMaster toepassen. Eigenschappen als gebruiksgemak en overzichtelijkheid voerden de boventoon.
Uitgebalanceerd managementysteem
Allart Oskam, senior Quality Assurance Manager bij Stork Industrial Services, schetste wat nodig is om tot een uitgebalanceerd managementsysteem te komen. Hij stond stil bij de valkuilen en gaf zijn gehoor ook bruikbare tips en ideeën mee. Stork maakt sinds dit jaar gebruik van ManualMaster en zit middenin in het implementatieproces.
De nood om te vernieuwen was hoog. ‘Documentatie was niet makkelijk vindbaar. Buiten ons systeem circuleerde een batterij aan varianten van losse documenten en werkinstructies. Het gevolg van vele wijzigingen binnen het bedrijf’, aldus de kwaliteitsmanager.’ Stork pakte de migratie van een nieuw systeem resoluut aan onder het mom van ga niet de strijd aan met wat er staat, maar zet iets nieuws neer dat beter is.
Implementatie kwaliteitsmanagement
Allart Oskam legde uit dat de aanleg van een goed functionerend kwaliteitsmanagementsysteem geen probleem hoeft te zijn, maar dat de implementatie daarvan binnen de bedrijfscultuur een heel ander verhaal is. ‘Het betekent verandering in je bedrijfsvoering en dat kan aardig in de weg zitten.’
Hij somde tien redenen op waardoor een implementatie kan falen en zeven aspecten om op te sturen. ‘Ga op de gedragsmethode zitten’, zo luidde zijn advies, ‘dat betekent samenwerken, trainen en coachen. Zorg voor commitment bij de stakeholders, wees realistisch, licht je implementatieteam door, inventariseer de risico’s, maak aantoonbaar dat goals worden gehaald, test niet alleen wat werkt en denk goed na over wat je nodig hebt.’
ManualMaster organisatiebreed toe te passen
Dirk van Looij, line engineer bij Bosch Transmission Technology (producent van duwbanden voor continu variabele transmissie (CVT), werkt sinds 2015 met ManualMaster. Hij zijn gehoor voor dat ManualMaster veel heeft te bieden. Veel voordeel valt volgens Dirk te halen aan zowel ‘voorkant’ als ‘achterkant’ van het systeem. Ook de line engineer wees op de noodzaak om gebruikers te enthousiasmeren voor het systeem dat wordt ingericht. Bosch is van plan ManualMaster organisatiebreed toe te passen.’
Kennis en tips
Onder de bezoekers van het kennis-event bevonden zich ManualMaster-gebruikers uit verschillende branches. Derk Jan Lindeboom van Sanquin Bloedbank meldde dat Sanquin overgaat op ManualMaster Starling, de nieuwste versie van ManualMaster. ‘We zijn erg tevreden over de toepasbaarheid van de kwaliteitssoftware. We naar Den Haag gekomen om te horen hoe andere organisaties met ManualMaster omgaan en om tips en kennis te vergaren. We zijn ruimschoots voorzien.’
Om dezelfde redenen was ook Peter Nitrauw, kwaliteitsmanager bij The Greenery, naar Den Haag getogen. The Greenery werkt sinds ManualMaster 2003 met ManualMaster. ‘De organisatie verandert continue. We zijn op het punt beland dat we ons de vraag stellen of het zinvol is over te stappen naar ManualMaster Starling? Dat gaat gebeuren. Maar we willen ook ons kwaliteitssysteem opnieuw opzetten en inrichten? Ik ben hier om te horen hoe zo’n proces verloopt. Ideeën en tips liggen hier voor het oprapen.’
‘Het verhaal van Stork illustreert haarfijn dat je moet goed nadenken over hoe je ManualMaster wilt gaan gebruiken. Je kunt wel een nieuw systeem introduceren in de organisatie, maar hoe krijg je collega’s er warm voor? De kunst is om het zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken.’
geschreven door Ad Killian
